三、控制的类型
由于控制的方式和方法的不同,控制可分为多种类型。例如,按事物发展过程,可将控制分为事前控制、事中控制、事后控制;按照是否形成闭合回路,控制可分成开环控制和闭环控制;按照纠正措施或控制信息的来源,控制可分成前馈控制和反馈控制。
1.主动控制
(1)主动控制的含义
所谓主动控制就是预先分析目标偏离的可能性,并拟订和采取各项预防性措施,以保证计划目标得以实现。主动是一种前馈控制。
(2)主动控制的措施
1)详细调查并分析研究外部环境条件,以确定那些影响目标实现和计划运行的各种有利和不利因素,并将它们考虑到计划和其他管理职能当中。
2)识别风险,努力将各种影响目标实现和计划执行的潜在因素揭示出来,为风险分析和管理提供依据,并在计划实施过程中做好风险管理工作。
3)用科学的方法制定计划,做好计划可行性分析。
4)高质量地做好组织工作,使组织与目标和计划高度一致。
5)制定必要的应急方案
6)计划应有适当的松弛度,要留有余地。
7)沟通信息流通渠道,加强信息收集工作。
2.被动控制
(1)被动控制的含义
被动控制是控制者从计划的实际实施中发现偏差,对偏差采取措施的控制方法。
(2)被动控制措施
①应用现代化方法、手段、仪器跟踪、测试、检查项目实施过程的数据,发现异常情况及时采取措施。
②建立项目实施过程中人员控制组织,明确控制责任。检查发现问题及时处理。
③建立有效的信息反馈系统,及时将偏离计划目标值进行反馈,使其及时采取措施。
四、项目控制的内容
1.工程项目进度控制
进度控制包括事前控制、事中控制、事后控制。
①事前控制。主要内容是编制或审核项目实施总进度计划,审核项目的阶段性进度计划,制定或审核材料供应采购计划,寻找出进度控制点,确定完成日期。
②事中控制。主要是建立反映工程进展情况的日记,进行工程进度检查对比,对有关进度及时计量并进行签证,召开现场进度协调会等。
③事后控制。当实际进度与计划发生差异时,必须及时制定对策。包括制定保证不突破总工期的对策措施以及组织措施、技术措施、经济措施等;制定总工期突破后的补救措施,然后调整其他计划,建立新的平衡。
2.工程项目质量控制
工程项目质量控制是项目管理三大职能的重点,其任务是通过建立健全有效的质量监督工作体系,认真贯彻检查各种规章制度的执行,随时检查质量目标与实际目标的一致性,来确保项目质量达到预期的标准和等级要求。
①事前控制。首先掌握质量控制的技术标准和依据,制定保证质量的各种措施,对承揽项目任务的单位进行资质审查,对涉及项目质量的材料进行验收和控制,对设备进行预检控制,对有关的计划和方案进行审查。
②事中控制。首先对工艺质量进行控制,然后对工序交接、隐蔽工程检查、设计的变更审核、质量事故的处理、质量和技术签证等进行控制,对出现违反质量规定的事件、容易形成质量隐患的做法立即采取措施予以制止。建立实施质量日记、现场质量协调会、质量汇报会等制度,以了解和掌握质量动态,及时处理质量问题。
③事后控制。一般通过项目的阶段验收和竣工验收、技术资料整理、文件档案的建立来实现。
3.工程项目投资控制。
①事前控制。主要进行风险预测,采取相应的防范措施。熟悉项目设计图纸与设计要求,分析项目价格构成因素,事前分析费用最易突破的环节,从而明确投资控制的重点。
②事中控制。定期检查和对照费用支付情况,定期或不定期对项目费用超支或节约情况作出分析,并提出改进方案,完善信息制度,掌握国家调价范围和幅度。
③事后控制。审核项目结算书,公正地处理索赔。
五、目标控制措施
1.组织措施是目标控制的必要措施
委任执行人员,授予相应职权,确定职责,制定工作考核标准,并力求使之一体化运行。除此之外,如何充实控制机构,挑选与其工作相称的人员;对工作进行考评,以便评估工作、改进工作,挖掘潜在工作能力、加强相互沟通;采取适当的组织措施,保证目标控制的组织工作明确、完善,才能使目标控制有效发挥作用。
2.技术措施是目标控制的必要措施
控制在很大程度上要通过技术来解决问题。使计划能够输出期望的目标,正是依靠掌握特定技术的人,并应用工程技术,采取一系列有效的技术措施以实现目标控制。
3.经济措施是目标控制的必要措施
项目的管理者要整理工程经济信息和数据,要对各种实现目标的计划进行资源、经济财务诸方面的可行性分析,要对经常出现的各种设计(预)算进行审核,要编制资金使用计划,要对工程付款进行审查等。
4.合同措施也是目标控制的必要措施工
确定对目标表利的承发包模式和合同结构,拟定合同条款,参与合同谈判,处理合同执行过程中的问题,以及做好防止和处理索赔的工作等。