常用公文及函的写法

来源:秘书考试    发布时间:2012-03-26    秘书考试视频    评论

   三调查报告

   (一)文种特征

   调查报告是就某一事件、某一情况或问题进行深入细致的实地调查后,经过科学地归纳整理和分析研究以后所写成的书面报告。通过此种文书,能够使我们进一步总结经验,树立典型,向领导反映真实情况、问题及事物的发展规律,反映群众的意见和建议,为指导当前的工作服务。只有大量、深入地进行调查研究并据以形成书面报告,才能使工作做到有的放矢,并建立在科学的、实事求是的基础之上,无往而不胜。

   从实际使用情况来看,调查报告具有多种表现形态,常见的诸如“调查”、“调查记”、“调查汇报”以及“考察报告”等等,均属调查报告。

   作为机关常用的一种事务性文书,调查报告具有鲜明的特性。突出表现在两个方面:一是它的真实性和准确性。即其所涉及的内容必须以确凿的事实为依据,不容许有任何虚假或浮夸;二是它的针对性强,亦即它必须围绕明确的调查目的,有的放矢地进行调查研究,提出或回答人们最关注的问题。

   对于调查报告,可以从不同的角度加以划分:依据其内容含量的多少,可将其分为综合调查报告和专题调查报告两大类;从实际功用角度划分,又可将其分为基本情况的调查报告、典型经验的调查报告和查实问题的调查报告三大类。其中第一类属综合调查报告,第二、三类属于专题调查报告。

   调查报告不同于工作报告。工作报告是下级写给上级,用来反映贯彻执行上级决策实施进展情况的,它偏重于对事实的陈述;调查报告则是上级领导机关或业务主管部门派人到所属单位或地区通过调查以后写成的,它所针对的是具有比较典型性的事情与具有一定普遍意义的问题,偏重于对客观情况的分析研究与理性提炼。

   调查报告也不同于工作总结。调查报告往往是上级机关从全局出发选点,在进行深入调查的基础上写成的,一般采用第三人称表述;而且专题性较强,尤其强调突出重点,通常是集中一点,回答并解决一两个实际问题。而工作总结要求从全局出发,总结本机关或单位的工作,目的在于回顾过去,总结经验教训,找出差距,分析原因,提出改进措施,以利再战,内容比较全面、系统,而且一般采用第一人称进行表述。

   (二)结构与写法

   无论哪种类型的调查报告,其结构模式基本相同,大体包括以下几个部分: 1.标题。调查报告的标题主要有两种结构形式:一种是公文式的标题,其模式较为固定,主要由“事由”(或内容)与“文种”组成,如《湖南农民运动考察报告》、《关于我省流窜犯罪活动情况的调查报告》、《关于改善经济发展软环境的调查报告》等;另一种是新闻式的标题,这类标题是直接揭示调查报告的中心,有的并配以副标题,点明调查的对象或调查的地点。例如: (1)《风筝都的崛起——潍坊市全面贯彻党的基本路线的经验调查》(中共中央办公厅调研室): (2)《让党的旗帜在城市社区高高飘扬一关于天津市社区党建工作情况的调研报告》(中共中央组织部组织局,刊载于2004年10月10日《人民日报》); (3)《亿元国企只值1500万——河南长葛市发电厂国有资产缩水之谜》(据新华社郑州2004年7月4日电,详见7月5日各地报纸); (4)《光环下,是骇人的黑洞——审计署揭开冯明昌骗贷74亿元内幕(上篇)》。(据新华社北京2004年7月6日电,详见7月7日各地报纸)。

   (5)《办好一件事关农民健康的实事——武安市建立农村环境卫生清洁长效机制的调查》(2007年12月24日《河北日报》第一版)总之,标题是透视一篇调查报告主旨、中心内容的窗口,所以拟好标题十分重要。如《中国农村社会主义高潮》一书中的许多文章的标题都是经毛泽东同志之手拟写或修改的,如《谁说鸡毛不能上天》等等就是如此,这类标题鲜明生动、准确达意、简明扼要。他指出:“文章写得要有说服力,首先题目很重要……” 2.引言。引言是调查报告的开头语,是全文的“序幕”和“引子”,它要用简洁凝练的文字将有关调查活动的基本情况,诸如背景、目的、对象、范围、核心内容及评价等交代清楚,以给阅者一个总的印象和大体的认识,为下步铺开全文打下基矗在具体写法上,可以是介绍调查对象的基本情况(如时间、地点、原因、目的、方式、人员组成、内容、中心问题等);也可以是开门见山,直接点出问题,讲明总的评价;还可以是纵横概述调查事物的基本面貌,阐述它的特点,说明中心内容;又可以是边叙边议,交代调查报告的总的观点,鲜明的结论。例如毛泽东同志在1927年3月写下的《湖南农民运动考察报告》的第一个问题是:“农民问题的严重性”,是该文的“序曲”:“我这回到湖南,实到考察了湘潭、湘乡、衡山、醴陵、长沙五县的情况。从一月四日起至二月五日止,共三十二天,在乡下,在县城,召集有经验的农民和农运工作同志开调查会,仔细听他们的报告,所得材料不少(笔者注:这是交代调查的地点、时间、方式方法)。许多农民运动的道理,和在汉口、长沙从绅士阶级那里听得的道理,完全相反。许多奇事,则见所未见,闻所未闻。我想这些情形,很多地方都有。所有各种反对农民运动的议论,都必须迅速矫正。革命当局对农民运动的各种错误处置,必须迅速变更。这样,才于革命前途有所补益。(笔者注:作者提出“两个许多”、指出两个“末”、明确两个“必须”,运用排比、对偶的修辞手法,非常有力地指明农民问题的严重性,写法十分精辟,又十分紧扣主题,突出中心)因为目前农民运动的兴起是一个极大的问题。很短的时间内,将有几万万农民从中国中部、南部和北部各省起来,其势如暴风骤雨,迅猛异常,无论什么大的力量都将压抑不祝他们将冲决一切束缚他们的罗网,朝着解放的路上迅跑。一切帝国主义、军阀、贪官污吏.土豪劣绅,都将被他们葬入坟墓。一切革命的党派,革命的同志,都将在他们面前受他们的检验而决定弃龋站在他们的前头领导他们呢?还是站在他们的后头指手画脚地批评他们呢?还是站在他们的对面反对他们呢?每个中国人对于这三项都有选择的自由,不过时局将强迫你迅速地选择罢了。(笔者注:从“因为……”开始到此段文字结束,是一段非常洒脱、精美的议论文字,运用了比喻、排比等修辞手法,使用了一些成语;作者以高屋建瓴之势,满怀激情地赞颂了刚刚兴起的农民革命运动,对压在农民头上称王称霸、作威作福的各种恶势力进行了鞭笞;申明一切革命者在大是大非面前应选择的态度,应坚定地站在人民的一边;这是该篇考察报告的基本观点与中心思想)。

   又如《骗国家骗百姓,谁在助纣为虐?》(新华社记者朱玉、朱旭东,据新华社北京2004年7月14日电,见2004年7月15日各大报纸)这份调查材料的开头,在概述调查对象的基本情况之后直奔主题,使全文主旨明白显露:“记者近日赴江苏宜兴采访时发现,一个原本只有不多技术人员的小公司,竞通过造假骗取国家建设市政一级资质及水利水电二级资质,以此名义修桥开路建水库,甚至揽到了连续几年修建环太湖大堤这样的国家重点工程。

   这个造假故事发生在江苏宜兴市申达建设工程有限公司。

   以下是这家企业在骗取资质后承接的大工程:环太湖大堤工程、宜兴市烧香港河道工程、横山水库工程、江苏海门县南海大桥、宜兴市世纪广场等。

   当把企业的假资质联系到修建环太湖大堤——一这样关系到国计民生的重点工程,再联系到人们耳熟能详的‘豆腐渣’工程时,我们的手心出汗了。

   谁在造假?谁又在支持造假?”

   3.主体。这部分是调查报告的核心,是对导语提出的问题加以分析和解决,或对导语提出的新经验、新做法进行具体的阐述和说明。它要详尽地说明调查的主要情况、经验和问题,并引出调查的结论。调查报告写得好与坏,作用发挥得大小,主要决定于这一部分。写作时要根据调查报告的类型、内容和调查的宗旨来安排材料。除了小型的一事一议的调查报告外,均应按照一定的顺序,或分列小标题,或用序号,分成若干部分来写。常见的结构形式有纵式结构和横式结构两种。

  (1)纵式结构。是指按照事情发生、发展、变化的过程顺序或时间的先后顺序安排材料。这种写法适用于报告的内容是一件事,而这件事的本身发展过程又比较生动曲折。写作时,可把主体部分分成几个阶段,然后逐段说明情况,分析综合,找出每个阶段的经验教训,做到重点突出,层次清楚,使读者对事物发展的全过程了如指掌。例如《让党的旗帜在城市社区高高飘扬——关于天津市社区党建工作情况的调查报告》,全文分作三大部分,第一部分的小标题是“一个可喜的局面”,其中包括“真情服务让居民感受到‘家’的温暖”、“多彩文化生活使社区成为精神家园”、“社区自治让居民成为当家人”、“良好社区环境营造‘家’的舒适与安全”四个方面的内容;第二部分的小标题是“一个重要的原因”,其中包括“健全组织体系,编织服务网络”、“加强队伍建设,打造‘阳光使者”’、“创新服务载体,搭建活动舞台”、“完善协商机制,汇聚共建合力”四个方面内容;第三部分的小标题是“几点宝贵的启示”,其中包括五点:启示一:必须从构建和谐社会的战略高度出发,把社区党建作为重要的基础工程来抓。天津市委围绕经济发展高水平,文化发展高品位,人的发展高素质的目标,把社区党建工作作为构建和谐社会的一项重要战略任务,以服务群众为重点,采取有力措施,真抓实干。……启示二:必须坚持以人为本,把服务群众作为社区党建的重要任务。…启示三:必须坚持求真务实,把群众服务的工作做深做细。…..启示四:必须坚持与时俱进,不断探索和创新服务群众的有效途径。…启示五:必须加强街道社区党组织自身建设,切实提高为群众服务的能力和水平。

   综观上述这份长篇调查报告,从成效到原因再到启示,层层递进,顺理成章,虽然文字较长,却使人一目了然,十分清晰。

   (2)横式结构。是指按事物的逻辑关系从不同的方面或角度进行叙述。即把调查材料或要突出的问题按性质分成几个部分分别进行叙述,每个部分可加序号表示或加小标题予以提示、概括。它的优点是便于把经验和问题阐述清楚。各部分之间既要相对独立,又要有密切的内在联系。例如《亿元国企只值1500万?——河南长葛市发电厂国有资产缩水之谜》,这篇调查报告,主体部分在回答标题提问时,共写了三个问题:一是奖励加优惠,剩余国有净产缩水一半;二是信息不公开,产权转让操作程序受质疑;三是发电厂改制,是“政策迟到”还是“叫停不停”。这三点显然是回答问题产生的原因,属于并列关系。

   又如《光环下,是骇人的黑洞一一审计署揭开冯明昌骗贷款74亿元内幕(上编)》这份调查材料,开头有这样一段话:“近日,审计署金融审计司司长范鹏接受‘新华视点’记者独家专访,人们终于得以看到‘黑洞’深处的种种‘神秘景观’。”那么,黑洞深处的种种神秘景观究竟是什么呢?主体部分并列写了四大问题:一是“审计模型”揪出“狐狸尾巴”…二是真实与虚假间的差距之大令人瞠目……三是骗贷手法让审计人员“大长见识”……四是巨额贷款流向何方……再如《骗国家骗百姓,谁在助纣为虐?》这篇调查报告的主体部分,相互各自独立地写出了三个问题,共同回答了标题中的“设问”:一是假合同,私刻公章骗取资质;二是做人质,“总经济师”不知公司人数;三是假招标,得到政府真帮助。三个部分的小标题,使用了“排比”的修辞手法,显得十分鲜明生动,又富有气势。

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