常用公文及函的写法

来源:秘书考试    发布时间:2012-03-26    秘书考试视频    评论

   (三》写作要点提示

   1.在“调查”上下功夫,确保材料的真实性和说服力。

   毛泽东同志说过:“没有调查就没有发言权。”同样,没有调查就没有调查报告的写作权。撰写调查报告,必须以认真、细致、周密的调查活动作为坚实的基矗只有这样,才能保证其所用材料的真实性,也才能使之具有说服力。否则,不下苦工夫进行认真、细致的调查,就往往容易导致报告的不真实性,或者以偏概全,或者挂一漏万,而这又势必影响通篇报告的质量,这种调查报告不会对实际工作具有任何指导作用。因此,要写好调查报告,必须对调查对象进行深入、细致地了解,力求获取全面材料,包括正面的、反面的,现实的、历史的,上层的、下层的(领导和群众)等等。只有这样,选用起来才会得心应手,左右逢源;也才能对大量的事实材料进行分析比较,从而得出正确结论。在调查过程中,还要坚持运用马列主义的立尝观点和方法来观察问题、认识问题和解决问题,它是使调查活动趋于正确的思想基础和理论基矗 2.在“研究”上做文章,确保调查报告的实用性和指导性。

   “研究”是对调查所得材料的深化,也是写好调查报告的关键所在。没有这个环节,所撰写的调查报告只能是事实现象的堆砌和罗列,不具有任何实用价值。要在辩证唯物主义和历史唯物主义的指导下,通过对调查对象的精心比对和分析,将全部情况和材料进行“去粗取精,去伪存真,由此及彼,由表及里”的改造制作,扬弃表面的、支流的东西,抓住事物的主要矛盾和矛盾的主要方面,要侧重于对事物内部联系的研究,努力寻觅和挖掘出其深层意义,找出规律性,然后将其上升到理论的高度,实现认识的升华。在此基础上所得出的结论及提炼出的主旨,必然是新鲜的,具有时代特色和实际的指导意义。

   3.要合理安排“框架”结构,做到眉清目楚,线条分明。

   调查报告文种所涉及的内容十分广泛,它要反映出事物或事件发展的全过程,并要进行恰切有力地分析,找出根源,提出下一步工作意见。既要提出问题,又要解决问题;既要摆事实,又要讲道理;既要以材料说明观点,又要用观点统率材料。为此,在撰写时必须精心设计其框架结构,以便合理地使用所获取的材料,更好地突出全文的主旨。对其外形结构的安排方式,通常有三种:一种是分部分式,即以调查点为核心,调查了几个点,就分为几部分叙写;二是分阶段式,即按照时间顺序或事物的产生、发展和变化过程的先后顺序,将其划分为若干个阶段,逐段进行叙写,前后有所概括,有所归纳;三是分问题式,即将调查情况归结为几个方面问题,按其内容性质的主次、轻重的逻辑顺序,逐一进行叙写。究竟采用何种形式,应视具体的内容表达需要确定,要眉清目楚,有助于说明问题。

   4。要力求准确,做到材料翔实,逻辑严密。

   调查报告的准确性首先表现为策见的准确。所谓策见的准确,是指对复杂的事物要通过实际调查,做出彻头彻尾,彻里彻外的分析,提出精辟的见解,以此制定出正确的方针政策。例如《湖南农民运动考察报告》一文在“革命先锋”一节里,毛泽东同志在掌握大量事实的基础上,对“这种革命大业、革命重要工作,是不是农民全体做的呢?”这个问题进行了极其透彻的剖析。他指出:“富农的态度始终是消极的”;中农在第一时期内,对加入农会的表现“莫性急啦!”一直到第二时期,“中农方加入农会”,“他们在农会的表现比富农好,但暂时还不甚积极”,故而明确“多作解释工作,是完全必要的”;“乡村中一向苦战奋斗的主要力量是贫农”,认为“他们最听共产党的领导。他们和土豪劣绅是死对头,他们毫不迟疑地向土豪劣绅营垒进攻”,热情地称赞说“这个贫农大群众,合共占乡村人口百分之七十,乃是农民协会的中坚,打倒封建势力的先锋,成就那多年未曾成就的革命大业的元勋。”进而,以一位无产阶级伟大革命家的锐利目光提出:“这个贫农领导,是非常之需要的。没有贫农,便没有革命。若否认他们,便是否认革命。若打击他们,便是打击革命”这一伟大的政策主张。同时,由于作者大量使用了“设问”、“排比”的修辞手法,也使语言坚定,气势非凡。

   事实准确是公文的生命。仍以上文为例,作者在“十四件大事”一节里,使用大量的数字和具体事例,表述得都是那么翔实、朴素:“全省七十五县中,三十七县有了组织,会员人数一百三十六万七千七百二十七人。此数中,约有一百万是去年十月、十一月两个月内农会势力大盛时期组织的,九月以前还不过三四十万人。……截至一月底止,会员人数至少满二百万。”仅从以上片断,足见作者在引据事实上是多么严格,多么确切,没有诸如“左右”、“近一个时期”、“大概”、“差不多”、“基本上”、“可能”等词语。可见,没有深入细致的调查研究,没有严谨求实的工作作风,能做到这样吗?《报告》采用横式结构,将全文划分为八节,如前所述,第一节“农民问题的严重性”是开头,简要地介绍了调查对象的基本情况,提出了调查的主要问题、结论和作者的观点。做到开宗明义、主题显露,这是全文的“纲”。最末一段文字,是尾巴,对十四件大事进行总结,明确提出“请读者们想一想,哪一件不好?”。然后肯定地加以结论:“说这些事不好的,我想,只有土豪劣绅们吧!”同时,引用“叶公好龙”做比喻,揭露蒋介石等的假革命嘴脸,显然这不是一个可有可无的“结尾”,而是总括收束,画龙点睛,又是与开头一呼一应,一张一弛、一放一收,善始善终。

   5.应注重表达手法的特定性,用语要生动活泼,耐人寻味。

   调查报告要用事实说话,要反映事物发生、发展和变化的过程,并要对其进行分析,找出规律性的东西,用以指导工作。这样,在写作时势必既有叙述,又有议论,是叙述和议论(即夹叙夹议)的有机结合。优秀的调查报告无一不是两种表达方式的高度统一体。在语言运用上,应力求生动活泼,富于表现力。要善用比喻、排比、引用等修辞手法,这些均有助于语言表达的生动形象。出自于伟人毛泽东同志之手的《湖南农民运动考察报告》在这方面为我们做出了典范,很需要我们认真学习,好好仿效。

   《报告》的表达方式既全面又灵活。叙述有之,议论有之,更有说明,而且是夹叙夹议,叙中有议,议后有说,同时,还兼用描写、抒情,笔法灵活多样,给人以赏心悦目的美感,并激起读者喜、怒、哀、乐的感情,从中受到深刻的教育。从整个篇章看,主体的一、三部分是以叙述为主兼有议说,第二部分是从议论人笔夹以叙述,容叙述、议说为一体。以第三节中的最后一段文字为例,作者先是介绍了从前反对农会的一些中小地主、富农乃至中农,现在“怕入另册”,想方设法求人农会的情形,这是一段比较具体的叙述;之后,是一段议论性文字“总之,四个月前被一般人看不起所谓的‘农民会’,现在却变成顶荣耀的东西。从前拜倒在绅士权力下面的人,现在却拜在农民权力之下”,接着又是说明:“无论什么人,都承认去年十月以前和十月以后是两个世界”。《报告》中不仅广泛采用了夹叙夹议的手法,而且还在多处采用了边喻边议,如在开头(即第一节)和第二节,作者把农民革命运动比作“暴风骤雨”、“急风暴雨”,随即跟着议论:“无论什么大的力量都将压抑不妆、“顺之者存、违之者灭”。特别是《报告》中有些议论,极富于哲理、它是运用马列主义的立尝观点、方法从中国革命实践中总结出来的精华,如“革命不是请客吃饭……是一个阶级推翻一个阶级的暴烈的行动”、“矫枉必须过正,不过正不能矫枉”、“地主的文化是由农民造成的……从农民身上掠取的血汗”等,这些哲理名言,在每个革命时期,都起到了不可估量的动员、号召和激励作用。

   《报告》还采用了对话、白描等描写和抒情性的议论,使文章既生动形象,又感人至深,如小劣绅与农会会员的对话:“我出十块钱,请你们准我进农民协会”。小劣绅说。

   “嘻!谁要你的臭钱!”农民这样回答。

   简短的对话,勾画出农民扬眉吐气、小劣绅低三下四的求情窘态。一个“请”字反映出农民地位的变化。

   抒情性的议论在《报告》中比比皆是。毛泽东同志以极大的革命热情,反映农民革命的情况,以驳斥一些人的责难,无论是叙述、议论还是描写,都饱含着抒情色彩。如在赞扬革命农民的所谓“过分”的行动,从来没有的扬眉吐气的冲动时,写道:“一切从前为绅士们看不起的人,一切被绅士们打在泥沟里,在社会上没有了立足地位,没有了发言权的人,现在居然伸起头来了”。这些融叙述、描写、抒情、议论于一体的语言,读起来使人感到痛快淋漓,油然而生一种革命激情,也会振臂高呼:“农民革命运动好得很!”。

   《报告》的语言通俗易懂、生动活泼、幽默风趣、尖锐泼辣。首先,作者使用了大量的群众喜闻乐见的俗语、谚语、方言、俚语。使人置身于一幅农民革命运动和乡村风俗的画卷之中。其次,荟萃古代成语、典故,大量使用四字格词组。像“叶公好龙”等典故,在文中就使用多达40多处,可谓出神入化。

   再有,《报告》中那匀称齐整的排比、典型生动的比喻、刚劲有力的设问、简明干练的综说、意味深长的对偶和对比、由浅至深的层递、明知故问的反诘等修辞手法俯拾即是,如同一座锦绣纷呈的“修辞库”。如开头部分,为了点明中心、发人深省,一连使用了三个诰问句:“站在他们的前头领导他们呢?……呢?……呢?”。在第四节,讲到农民革命运动时,先是一-个肯定性的排比句:“乃是……使命,乃是……势力,乃是……目标。”随后在肯定“好得很”之后,接着又是一个排比句:“完全没有什么‘糟’,完全不是什么‘糟得很’。”之后,在指出“糟的很”言论的反动性质时,又是一组排比句:“明明……明明……明明是反革命的理论。”至于比喻、设问、反语、对比等,在前面中均有提及,此处不再赘述。

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