第二节 收发文处理
　　一、收文处理
　　收文处理是指对来自机关外部的公文所实施的处置和管理。收文处理的一般过程包括：
　　(一)公文的收受与分流，具体包括：
　　1．签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，机关设置的外收发人员、通讯人员从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或通过自备通信设备收取公文。
　　2．外收文登记。即由外发人员在完成签收工作后，对收文情况做出简要记载。
　　3．启封。外收文登记完成后，公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收发部门(或人员)，由其签收后，统一启封或径送有关领导者亲启。
　　4．内收文登记。即由内收发人员对收文情况做出较详细记载。
　　5．分办。即经对收文进行分类筛选后，由指定的有关人员根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关分文制度将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。
　　6．摘编。由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行的加工活动，主要是针对这些文件写文摘、提要、综述，汇集有关数据资料等。
　　(二)办理收文，具体包括：
　　1．拟办。由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺。
　　2．批办。机关领导者或部门负责人对公文提出处置意见。
　　3．承办。有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。承办是收文办理的中心环节。
　　4．注办。由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。
　　(三)组织传阅与催办查办
　　1．组织传阅。指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时，公文在他们中间得到有效传递和阅读。
　　2．催办。由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查。
　　3．查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。
　　(四)处置办毕公文，包括：立卷归档、清退、暂存、销毁等
　　1．立卷归档。将办理完毕且有查考利用价值的公文编立成为案卷。将编立好的案卷及案卷目录按规定的时间和质量要求移交档案部门作为档案保存和管理。
　　2．清退。经过清理将有关办毕的公文按期退归原发文机关或由其指定的有关单位。
　　3．暂存。暂时留存保管一部分具有很高查考价值的重要公文(一份已立卷归档)和受多种因素制约一时难以准确判定是否应予销毁的公文。
　　4．销毁。以各种方式和手段对失去留存价值或留存可能性的办毕公文所做的毁灭性处理。
　　(五)收文管理活动的方法要点
　　1．签收。是指经履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续之后，分别从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或者通过自备的通信没备收取公文。
　　2．登记。登记的形式主要有簿式、卡片式、联单式三种。
　　登记时应注意：收文与发文，平件、密件与急件一般应分别进行；分清轻重缓急，急件随到随登，平件分批登，但也应当日到当日登；登记序号应不留空号，不出重号；字迹工整、不滥用简称；所有登录项目都应完整准确；对于无标题文件应代为拟出简明、确切的标题。
　　3．启封。启封应由专人负责；标明亲收的亲启件，由领导人亲启；启封后应检查公文的完整情况。
　　4．分办。即为公文确定运转方向。这是一项事关公文是否准确、迅速得到办理的决定性工作。依据文件的性质、重要程度、涉密程度、时限要求、内容所涉及的职责范围，及机关各部门、各级工作人员的分工、有关程序、惯例送交办理。
　　分办应有专门登记，有关责任者应同收件人履行交接手续。送出公文前应根据需要将《文件处理单》、《文件传阅单》等附上，使其随文运转。
　　5．公文摘编。在重要公文投入办理之前对其所作的加工。包括编写文摘、提要、综述，汇集有关数据资料等，为办理公文提供方便，节省办公时间。
　　6．组织传阅。在组织传阅时应注意：
　　(1)选择合理的传阅路线形式。
　　(2)正确排序，随情况变化做适当调整。
　　(3)适当分流，如复制若干副本。
　　(4)积极利用并发展多种传阅形式，可开辟阅文室、召集阅文者集中阅文、利用现代化手段传阅文件等。
　　(5)建立传阅登记手续。
　　(6)及时检查阅读情况，有效落实有关领导者阅后的批示。
　　7．催办。根据承办时限和有关要求对公文承办过程实施的催促和检查过程。
　　8．查办。公文查办是指核查重要公文执行情况，督促并协助承办单位全面、具体地落实公文精神，解决有关问题的活动。

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