第三节 办毕公文的处置
　　在收文处理和发文处理过程中都存在处置办理完毕的公文的活动。处置活动主要包括：清退、销毁、暂存、立卷和归档。
　　一、清退
　　清退是指经过清理将有关办毕的收文按期退归原发文机关或由其指定的有关单位。
　　需要清退的公文主要包括如下几类：绝密公文；有重大错漏的公文；被明令撤销的公文；仅供征求意见或审阅的公文；未经本人审阅的领导人的讲话稿；其他由发文机关指定清退的公文等。
　　清退公文可按规定和要求成批定期进行，也可不定期甚至阅后随即清退。成批清退时应附一式两份《公文清理报告表》并由对方履行签收手续；单份清退时应向对方索取收据作为凭证。在清退公文的传递过程中，只要公文本身没有解密或降密，应一律按原文标注的密级处理，要严格遵行有关的保密规定和要求。需清退的公文平时要单独保管，任何人不得私自摘录其内容，更不得复制留存。
　　二、销毁
　　销毁是指对失去留存价值或留存可能性的办毕公文所做的销毁处理。
　　应予销毁的公文主要包括：所有不具备留存价值的公文；无留存必要的重份公文；在特殊情况下不马上销毁就将造成失密和严重损失的公文；一般性公文的草稿；印制公文过程中的校样、印版等。
　　销毁公文的主要方式是：焚毁、重新制成纸浆、粉碎和清洗消磁(磁盘、磁鼓和磁带等)。
　　销毁公文时应履行如下程序手续：由文书部门组织对公文进行鉴定；确认应销毁后逐文逐件核定造册；呈请本机关或上级机关有关领导审定批准；获准后再行销毁。
　　销毁公文时应由专人(两人或多人)监销，直至公文被完全毁灭。销毁密件时应由专人押运公文将其护送至销毁地点。除特殊情况外，任何个人不得私自销毁公文，不能将待销公文作为废纸处理。
　　三、暂存
　　暂存是指暂时留存保管一部分具有较高查考价值的重份公文(一份已立卷、归档)和一时难以准确判定是否应予销毁的公文。
　　暂存公文应由文书部门或人员妥为保管。要合理排列与编号并简单编目，必要时可按公文号、主题、作用或查考利用的其他需要和要求汇编装订成册。密件与非密件应分别保管。不经批准，个人不得私留私存公文。应定期清理公文及时剔除确已不需查考和明显无任何留存价值的公文，及时将确认具有长期或永久保存价值的公文重新归卷。
　　四、立卷
　　立卷是指将办理完毕且有查考利用价值的公文编立成为案卷。
　　公文立卷是将办理完毕的公文中具有保存价值的公文按照其在形成过程中的联系和规律整理后编成案卷，以备以后查考。立卷中要注意办毕公文才能立卷；有参考价值的才立卷；必须按照公文的相互联系和特征进行立卷。
　　五、归档
　　归档是指将编立好的案卷及案卷目录按规定的时间要求移交档案部门作为档案保存和管理。
　　归档时应注意：公文立卷范围是否具有实用价值，确定立卷期限，保证归档公文的完整，及时办理好归档手续。

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