三、写字楼的租约制定
　　通常情况下，业主会事先要准备好一个适用于写字楼物业内所有出租单元的标准租赁合约，业主和潜在的租户可在这个基础上，针对某一特定的出租单元就各标准条款和特殊条款进行谈判，以便在业主和租户间就某一特定的出租单元形成一份单独的租约。标准租约中的许多条款只需要稍加讨论即可，但有些重要问题就需要进行认真的谈判。谈判中双方关注的其他问题还包括租金及其调整、所提供的服务及服务收费、公共设施如空调、电梯等使用费用的分担方式等。
　　(一)租赁合约中的标准条款
　　在编制标准租赁合约(简称租约)的过程中，业主的主要目标之一是在其所收取的租金中，尽可能少地支付相关的经营费用；而对于潜在的租户来说，则希望在支付一定租金的前提下，获得尽可能大的权利，得到尽可能多的服务。为了调和租赁双方各自意愿的差异，就形成了在写字楼物业出租时须共同遵守的一系列特定条款。
　　由于写字楼物业的租约一般都要持续几年的时间，在租约中一般都要包括规定租金定期增加方式的租金调整条款。这一条款，可能规定要参考一个标准指数(如消费者价格指数或商业零售价格指数)，来确定租金定期增长的数量或幅度。显然，各城市的消费者价格指数能比较准确地反映当地通货膨胀的水平，但由于消费者价格指数有时变化幅度非常大，尤其是在经济高速发展的地区或经济不稳定的地区，这就使得租户很难接受用消费者价格指数作为租金向上调整的基础这样一个条件。因此，租户和物业经营管理企业更愿意商定一个固定的年租金增长率或增长量，该增长率或增长量在整个租赁期间内有效，例如月租金在整个租期内每年增长10元/m2或每年上调8%；当租期很长时，也可规定每2年或3年将租金调整一次。为了令租赁双方共同承担通货膨胀带来的风险，有时规定租金可以按消费者价格指数调整，但同时又规定一个上调比例的最高限，以便由租户承担最高限以内的风险，由业主承担最高限以外的风险。
　　在写字楼物业租约中，并非所有的物业经营费用都必须包含在租金中。在“毛租”的情况下，业主要支付物业经营过程中的所有费用，并且要在所收取的租金中包括进这些费用，但这种租赁安排在大型写字楼出租中并不多见。通常的做法是，一些经营费用如能源费用，可由写字楼内的租户以某种方式按比例分摊，由物业经营管理企业向租户单独收取后直接交给供电部门，这种代收代缴的方式很受业主或租户欢迎，因为物业经营管理企业通常是按租金的一定比例收取物业管理费，如果将经营费用加到租金里面去，业主或租户多少会有一种多支出了物业管理费的感觉。
　　当所有的经营费用均由租户直接分担时，则称这种出租方式叫“净租”，由物业经营管理企业代收代缴的费用可按租赁面积基础租金的一个固定比例计算。常用的“净租”方式根据代收代缴费用所包括的项目多少还可以再进行细分，但一般情况下，代收代缴的费用越多，基础租金就越低。换句话说，写字楼物业“毛租”时的租金很高，因为业主要从所收租金中支付所有的经营费用；采用“净租”方式时，代收代缴费用覆盖的内容越多，基础租金就越低，因为租户直接分担了写字楼经营过程中的部分或全部费用。
　　具体的租约中，要规定代收代缴费用所包括的费用项目名称，以及每项费用在租户间按比例分摊计算的方法。最常见的代收代缴费用是除房产税和保险费外的水、电、煤气等资源的使用费。此外，设备使用费和写字楼公共空间的维护维修费用，也常常单独缴纳。设备和公共空间的更新改造投资，也要在租户间进行分摊，但要注意处理好更新改造投资周期与每一个租约的租赁周期间的关系。租约中还可能包括一些条款，在这些条款中，规定了业主所需承担的最大经营费用额，例如每年每平方米40元或每年总计20万元，而超过这个数额的经营费用就要由租户分担。
　　(二)折让优惠和租户权利的授予
　　折让优惠是业主给租户提供的一种优惠，用以吸引潜在的租户。折让优惠虽然能使租户节省写字楼的租金开支，但租约中规定的租金水平不会变化。折让优惠的具体做法很多，如给新入住的租户一个免租期、为租户从原来租住的写字楼迁至本写字楼提供一定的资金帮助、替租户支付由于提前终止与原租住写字楼的业主间的租约而需缴纳的罚金、或对租户入住前的装修投资提供资金帮助等。折让优惠可能是由业主先提供一笔资金，供租户用于装修投资或支付其他费用，但在租赁期间内，这笔资金仍要通过各种方式归还业主。这样做的一个好处，就是能保证租约中所规定的租金水平与市场所能承受的水平相当。
　　另外的折让优惠，可能会体现在租约续期的有关条款上。如果租户预计由于自己业务的发展可能会在未来增加承租面积，则一般希望业主在将来(一般是租约期满)能满足其扩展办公空间的要求。除非写字楼市场很不景气，否则业主很难接受这一做法，因为有时为了满足当前租户的这一要求，可能会使其腾空的写字楼面积之空置时间增加，从而减少租金收入。作为一种替代的办法，业主通常可以给租户一个优先权，即如果租户想扩大其所承租的写字楼面积，而其原租用的写字楼单元之相邻单元又处于空置状态的话，则该租户在同等条件下有优先承租权。有时租户还会要求在租约中加上原租约条件下续租的条款。
　　然而，业主不愿在租约期满时赋予租户过多的权利。这里主要有两个方面的原因：首先，期限较长的租约所规定的租金，在租赁期间内很难赶上市场租金水平的可能变化，尽管有租金定期调整的条款在发挥作用，但实际租金常常低于市场租金；另外，在租约期满时赋予租户一定的权利，也并不能保证其继续承租。在某些时候，租约中还会包括有关提前终止租约的条款，规定租户只要提前一定的时间通知业主并按规定缴纳罚金，租户就可以提前终止租约。赋予租户一定的权利，在大多数情况下是业主不情愿的事，但业主为了保持物业的市场竞争力，有时不得不这样做。

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