四、物业经营管理的常规工作
　　持有股票等证券的成本不过是支付给财务顾问的咨询费用、佣金和买卖时的印花税等费用。相比之下，拥有和管理物业则需要支出各种各样的成本和费用，这些支付不仅数额较大，而且是维持物业正常使用和保证其保值升值不可缺少的组成部分。物业业主希望让最终使用者承担尽可能多的费用，因此业主不仅尽量避免各种不确定性支出，还要节省发生在组织、管理和监管过程中的各种支出。但即使租户或者使用者承担了大部分的成本和费用，业主仍然有必要确保租户履行租约，保证物业收益达到预期的水平。资产管理的主要内容本质上就是对成本和收益的控制，主要包括对物业的物理形态和财务状况的管理。
　　对物业的权力伴随着必须承担的义务。不像证券投资者，在未来某一时间处置其证券之前，可以暂时不必考虑和关心证券的情况；而对于物业投资者来说，即使是最基本的物业收益也要求必要的管理工作，这种工作还很可能伴随一定的成本支出。
　　例如，有一宗在已开发物业旁边的一小块土地，它本身可能适合进行某种开发，但可能因为排水系统或者其他某项关键服务无法实现，也可能因为规划管理部门认为它没有达到开发要求的成熟度，这块土地无法进行实际的开发运作。即使这样，谨慎的业主也将会每隔一段时间去看看这块土地，以保证没有什么负面因素作用在土地上。他们或者其指定的代理人会检查土地的栏护情况，确保临近土地的使用者没有侵占其土地；他们也要防止他人的某些权利或者名义对自己的土地所有权造成的侵害，因为这些行为可能会造成他们今后对土地的开发计划受损或者破产。他们还要对土地进行等级评定和保险。如果土地的面积比较大，特别是上面有建筑物或者其他东西存在时，往往需要特别的监护和合适的管理，这同时也增加了成本和费用。
　　(一)常规工作内容概述
　　从日常工作的角度看，具体负责资产管理的物业管理师要使物业处于正常并可以接受的水平上，保持合理的开支水平，尽量减少给使用者带来的不便。
　　在建筑物的经济寿命周期中，累积起来的维修成本很可能大大超过初始投资水平。虽然常规检查可以减少意外损失发生的概率和造成的损失，但仍需要必要的替代措施随时处理意外事件。技术手册、录像资料、承包商和分包商提供的技术资料都非常重要，它们可以给维护队伍提供比较精确的信息和有效的指导。
　　在大多数情况下，物业管理师是在物业业主授权的工作范围内工作，但如果租户没有很好地履行义务，影响建筑物的使用，那么他们也必须进行一定的应急处理。在这种情况下，必须留有一定的可支配资金来进行调查、拍照、复印资料、搜集整理电话记录等。
　　(二)现金流和成本管理
　　支出的分配、组织和管理是物业管理师工作的一个重要方面，它完成的质量好坏很可能会对物业的净运营收益和资本价值产生影响。因此，有必要回顾一下支出的几个重要方面：日常维修费用、计提维修准备金、设施维护费用、保险费、法律和财务费用、工作成本和地方性税收。
　　相对于总收入，物业业主或投资者更关心净运营收益。因为总收入还必须支付各种运营费用，这些费用不仅包括正常的工作费用和在时间与数量上不可预测的支出，还包括监督和检查工作的组织成本。
　　1．支出的分配
　　当投资者将物业出租的时候，他们希望让租户在租金之外承担尽可能多的费用。这不仅可以降低各种管理成本，还可以降低各种风险和不确定性带来的意外成本。
　　但把所有的成本负担都转移给租户既不现实，也不明智。特别是在下列三种情况下，一般不会采用这种方式：
　　(1)对用于出租的住宅，一些法律要求使得物业业主必须对物业进行某种程度的直接投资。
　　(2)由于短期的商业租户会尽量减少对物业的投入，因此业主一般更希望签署一次性包含全部内容的租约，将预期收费纳入租约中。
　　(3)租户可能对物业的建筑或者某一部分表示不满意，这时为了留住租户，业主不得不降低条件，允许租户承担较低的维修责任，而由他自己负担大部分。
　　2．费用和成本
　　物业业主及其代理人一直企图建立一种由租户支付律师签约费、履行租约的相关费用和印花税等费用的习惯。但实际上，一般都是通过各国的法律和双方的协商，来确定具体由哪一方来支付这些费用或双方分担的比例。
　　3．租金
　　一般来说，按照租约规定进行开支的一方需要说明提供的具体工作或者服务内容，也需要为其分包商的支出行为负责。但是以下四种情况除外：
　　(1)物业有多个租户，每个租户提供一定比例的租金，作为整体物业的开支来源。实践证明具体操作过程中惟一可行的方法，是由业主统一对各种开支进行管理，并从每个租户那里收取相应比例的租金。写字楼基本都采用这种方式。在这种情况下，各个租户在事先都要支付给业主或其物业管理者一定金额的服务费。
　　(2)租户要各自支付保险费，但不必向业主另外支付一笔用来补偿业主为整体物业提供风险庇护的费用，即租户可能会从业主的物业资产组合中获得降低风险等方面的益处，但他们不必为此而专门付费。
　　(3)有时租户不愿按租约内容履行责任。此时业主有可能停止提供相应的服务，直至采取相应的法律手段强迫租户履行租约。
　　(4)还有一种情况，就是业主可能会面对一项租户的租金没有覆盖的维修或者更新项目。一旦租约停止，可能全部的租金收入都不够进行这项维修或者更新工作。这就要求业主必须要在目前的租约履行期间保持对物业的动态监管，避免发生这种情况。
　　4．服务费
　　接受租约的租户需要和业主或者合租者一起对公共设施和区域的日常维护和维修负责，例如整修围墙和疏通排水管道等。一般情况下，是由业主出面来进行这些公共部位或者设施的修缮和服务，也可能委托专门的公司来完成这项工作。业主会要求租户按期缴纳相应的费用，然后再汇总进行专项支出。
　　(1)目的
　　服务费覆盖的内容本质上应当由业主承担，但实际上是由租户支付的。在一个物业里面，这部分服务费不仅包括供暖、排污、电梯、楼梯等公共服务设施，还包括针对整体物业的保险或者修护。
　　(2)成本分摊
　　当业主代表租户进行开支的时候，由于涉及到不止一个租户，因此有必要在租户中明确成本分摊的比例。例如在一个购物中心中的某个店铺，其支付的租金将覆盖很多种服务，公共服务项目在其支出中所占的比例和其他租户相比可能会有所不同。这些费用将包括整个物业的监管成本，管理人员的工资及其办公室和储藏空间费用、电话费，以及供暖、照明、装修、保洁、营销和促销活动的成本等。
　　一般分配公共成本的方式是按照单个租户的承租面积占物业总面积的比例计算。按照承租面积分配成本有时并不那么令人满意，特别是当同一个物业要承担很多种功能，每个租户享受到的服务差别比较大的时候。还有一种方式是以收益为基数，按照一定比例提取公共成本，但这种方法也同样存在一定的问题。因为交费基数的计算是在业主控制之外，而且会随着时间的变化而发生改变。可这类成本支出一般都是连续的、周期性的，更新的项目价格一般都会越来越高，维修成本会不断增加，这种方法无法保证收取的专项费用能始终覆盖公共成本。
　　这些公共服务的成本如果没能提前收取，业主将不得不替租户垫付大笔资金。因此很多租约都会要求租户能够提前支付这笔款项。这种做法可以保证在大笔款项支出时，能够有充足的资金准备。常用的提取方法是以上一年的实际成本为基础，按照通货膨胀率或者类似的指数进行修正，再按照得到的结果进行专项资金的提取。
　　(3)其他相关费用
　　每个租户在计算服务费的时候，还必须考虑到会计和审计等专业服务的成本。这些费用一般是按照租户缴纳的服务费的一定比例计算。
　　(三)日常维修和维护
　　日常维修和维护的开支来源，需要租约各方通过沟通来确定具体履行方式。
　　业主会寻找能够全部承担各种维修成本的租户，这也是目前大多数出租活动处理这个问题的方式。如果物业已经比较陈旧或者破损较严重，租户一般都不愿意接受这样的条款。此时双方就会通过沟通来确定一个让大家都感觉可以接受的解决方式，业主会尽可能地将这些修缮责任托付给租户承担。对于由业主承担维修责任的物业，很多机构投资者会拒绝参与投资。同时，从长远考虑，业主还必须关注租户的承租意图、用途和财务状况。如果租户承担了主要的维修责任，但是却没有履行或者没有很好履行，将给业主带来很多麻烦，这些工作可能会造成业主更沉重的工作负担和财务负担。
　　(四)未来维修和维护
　　在计划进行新的房地产项目开发的时候，经常忽视具备物业管理专业知识和能力的物业管理师的参与。实际上，物业管理是不同的参与，对于提高物业的完善程度、提高物业设备设施的稳定性和高质量使用非常重要。他们还可以对物业内部的装饰材料和布局提出建议。这些因素都将关系到未来资本金投入和租金水平，以及维护过程的成本，最终影响物业的经济寿命。
　　开发商的意图将会体现在物业的设计中，因为他们要将物业出售，必须要给市场提供一个具有吸引力的产品，却并不关注物业的折旧问题和长期维护问题。他们的观点与物业长期持有者或使用者的观点可能完全不同。
　　对于机构投资者投资的工厂、仓库和写字楼物业，如何处理物业出租已经有了约定的习惯，即一般是由租户负责物业未来的维修和维护。现在这类供给已经比较充足，因此潜在租户的选择空间比较大，他们也因此变得比过去更为挑剔，特别是在有了专业人员提供建议的时候，他们对租约的安排会有更多的想法。从第二次世界大战以来，投资者越来越看重提供具有吸引力的、合理的、节能的和尽量低的维护成本的物业。
　　对于商业物业，区位因素更为重要。对于其他物业有重要影响的维护费用问题在商业物业上体现并不明显。这主要是因为这类项目的主要成本是地价或地租，因此对增加建筑和维护成本并不非常敏感。
　　设计水平、使用的材料和施工质量都影响到建筑物全寿命周期中的维修成本。理想的物业应该是在设计上比较灵活，在使用上比较专业，使用中不太需要特别维护的物业。当然，这种物业在经济上不可能是最节省的，典型的物业最有可能是合理的设计和建筑标准与可接受的维修成本的组合。
　　每个建筑都应该有自己的维修计划。对于一个新建筑物来说，物业业主可以得到由建筑承包商和分包商提供的使用说明，作为对物业日常进行的维修、维护和安装等工作可能出现的各种问题提出的处理建议，还可以为相应的成本提供一个估算的标准。维修计划应该是全面且系统的，从短期和长期两个方面考虑。
　　(五)设施设备管理
　　设施设备管理问题是物业管理中的一个新问题，其边界并不确定，不同的物业项目、不同的使用者都有不尽相同的设施设备管理问题。
　　从广义上讲，设施设备管理是一种“家务性”活动，与使用者或租客的日常活动密切相关。很多公司都认为保持较高的设施管理水平有助于提高物业的运行效率，并有助于提升物业的对外形象。传统的业主不太关注设施方面的条款，但也只是个程度问题——他们也许会安排物业管理师定期擦窗，但又可能不会安排定期清洁地毯。过高水平的设施设备管理有时候对业主来说并不是一件好事，虽然它对某些租户比较有吸引力，但是会提高管理成本，增加提高租金的可能性，从而会丧失一部分租户。有人建议对设施的管理由使用者自己来做，因为只有他们对使用的设施最为了解；但同时也有人认为现代建筑中使用的很多仪器和设备很复杂，特别是关系到物业本身运转的一些设备设施，需要专门人员进行管理，这样才能保持较高的效率，并及时实现技术更新。
　　(六)物业保险管理
　　业主希望一旦发生事故造成损失，能够获得补偿。这需要事先与保险公司签订合约，每年缴纳一定的保险费，保险公司会按照合同内容为必要的修缮或者重置提供支持。保险赔偿覆盖的范围一般与租约条款相对应。尽管租约中不会明确总额，但是会明确全部补偿需要的各种参数。如果发生投保额度过低的情况，投保方将承担自行支付全部补偿成本和保险实际补偿金额之间的风险。因此，大多数建议都会要求投保方对物业可能产生的损失进行全额保险。