四、应用文书的写作要领
　　(一)行政公文的写作要领
　　1．决定的写法
　　决定的正文一般由缘由、意义和事项组成。缘由可以简洁明了、寥寥数语高度概括，涉及重大问题和重大行动安排或对专门事项作出决定时，其缘由则要具体、充分。决定的事项可采用一段到底、分条列项、小标题、分部分表述等方式。不论采用哪种表述方式，都要做到观点鲜明，依据充分，事实准确，切合实际。
　　2．通知的写法
　　通知的正文一般先叙述通知的起因缘由，写明通知的背景和依据，然后通过承启用语，转人通知事项。如一般性通知，只要写清什么事，有何要求即可；任免通知，写清任免人员姓名、具体职务等。比较复杂的通知，如指示性通知等，既可采用一气呵成的贯通式写法，直接写明通知的内容和在贯彻执行中应注意的问题，也可采用分条列项式写法，分出层次，但要注意各条、项之间的逻辑顺序。
　　3．通报的写法
　　通报的正文主体由三部分构成。一是事实与评析。这部分是通报全文的重点和核心，写法可虚实结合，先实后虚。即先适当地详写事实(先进事迹、错误事实、重要精神或情况)发生的时间、地点、人员、主要情节、结果及影响等，从中提炼出经验或教训。二是决定，也称结论。表扬的要明确给予肯定，写明授予什么荣誉，给予什么奖励；批评的要写明对责任者惩戒的意见。三是结语，即提出要求或希望，号召大家学习先进或是告诫人们防止发生类似错误，或是要求大家重视某一情况、倡导某一精神。
　　4．报告的写法
　　报告首先概括说明全文主旨，可开始即简明扼要地将一定时间内工作的有关情况介绍清楚，如依据、目的、总的行动及对整个工作的估计、评价等。然后以“现将有关情况报告如下：”之类的通用语，转人正文。主体(即报告事项部分)是报告的核心，是要叙述的具体内容。如果内容较多，篇幅较长，可采用分题式、分条式或两者相结合的方法进行叙述。
　　在常规物业管理中，报告也是使用较多的文种之一，常见的错误有三个：其一是当作前行文使用。如某物业管理项目负责人制作了一份《关于在A花园组织象棋比赛的报告》交公司领导批准，就是运用错误，应使用请示文种。其二是当作外行文使用。如给业主委员会等外围组织反映情况时使用报告，就是运用错误。其三是与请示文种混用。如《关于更换对讲机的请示报告》，就是把请示文种与报告文种混用了。
　　5．请示的写法
　　首先写明请示的起因，即“为什么请示”；一般可运用叙事、说理相结合的表达方式，简要说明为什么要请示及请示的缘由、依据、背景。其次要写明请示事项，即“请示什么问题”。内容较简单的可全文一气呵成，一贯到底；内容复杂的则应分段表述。
　　如果是请求对某一工作的指示或对处理某项问题的批准，则应提出自身的意见或处理办法；如果有两种以上的方案或意见，则应表明自身的倾向性意见，以便上级单位作出正确的判断和决策，从而得到及时准确的回答。
　　在常规物业管理中，使用请示应注意以下几点：
　　(1)必须坚持一事一请示；
　　(2)请示在未获批准前，不得对下属单位发送；
　　(3)如需向两个上级单位同时请示，只能采取一个主送和一个抄送的办法(请示公文的主送单位只能是一个)，不可多头报送以免造成误会而贻误工作；
　　(4)严禁越级请示；
　　(5)请示语言既要简明扼要，还要注重行文语气，选用语句要谦敬，分寸得当。
　　6．批复的写法
　　批复只答复请示事项，对请示的问题只作原则性、结论性的指示和决定。
　　在常规物业管理中，使用批复应注意以下几点：
　　(1)批复是对请示作回复，所以在批复的开头一定要完全引述来文字号和标题，不可只引文号，或只引标题；
　　(2)批复要有针对性，要态度明朗，观点明确，措辞要庄重、周密、准确。同时要注意，只能在职权范围内批准、答复问题，否则即是无效批复；
　　(3)必须有正式的书面请示才能批复，口头或电话请示不能作为批复的依据；
　　(4)批复一般只给来文请示的单位。如有普遍意义，也可以同时抄送所属各单位。
　　此外，对于下级送来报告，若认为有必要，也可以批复。
　　7．意见的写法
　　首先是交代提出意见的依据、目的、情况、意义等，回答“为什么提意见”。其次是对有关问题或某项工作提出本单位的见解、建议或规范性的解决办法。结尾习惯用语一般为“以上意见，请结合实际贯彻执行”、“以上意见，仅供参考”等。也可自然收尾，不加结束语。
　　在常规物业管理中，使用意见应注意以下几点：
　　(1)意见的使用比较广泛，既可以用于正式公文，也可以用于日常工作沟通。因此，在正式公文中，撰写意见，要有针对性、可行性，文字表述要明确具体。
　　(2)意见在正式公文中，主要用于平行单位和对下级单位，对上级单位应慎重使用。对上级单位行文，多用“请示”、“报告”等文种。
　　8．函的写法
　　首先述致函起因，即发函的原因、背景和依据。其次说明致函事项，明确地将问题、要求或答复意见告知对方。
　　在常规物业管理中，使用函时，要注意态度的坦诚、热忱，语气的平和、谦虚，在措辞上严谨得体。
　　9．会议纪要的写法
　　首先简单介绍会议概况，包括会议的起止时间、地点、主持人、参加与列席人员、议题、会议进展情况、主要成果，这些是会议纪要开头不可缺少的“七要素”。有些会议纪要，还要交代召开会议的依据，会议的指导思想、目的、要求、会议程序以及对会议的评价等有关内容。重要的与会者和发言，也要在开头部分予以突出介绍。这一部分是会议自然情况的概述，要写得概括扼要，文字简短。
　　会议纪要的主体部分要根据会议的原始材料，经过认真分析整理、提炼加工，相对具体地把会议的主要议题、讨论意见、基本结论、任务、要求等会议的主要情况、精神、成果表述出来。主体部分一般有两种常用的表述方法：
　　(1)概述法。把会议的发言、讨论的情况综合到一起，围绕会议的中心，分自然段概括地表述出来，这种写法多用于小型会议或讨论的问题比较集中、意见比较一致的会议。
　　(2)归纳法。会议的规模较大，讨论的问题较多，涉及面较广，需要将会议的原始材料加以分类整理，对许多意见或内容进行归纳叙述。
　　视会议纪要的实际，结语有两种情况：一种是设结语，以简短明确、有鼓动性和号召力的语言收尾，表示决心、强调意义、阐明希望、发出号召等。另一种是不设结语，正文写完，全文也就自然结束。
　　在常规物业管理中，使用会议纪要时应注意以下几点：
　　(1)要突出会议主题，不要面面俱到。
　　(2)工作会议纪要一般以通知形式贯彻，可在通知中简要提出贯彻落实会议纪要精神的有关要求。
　　(3)会议纪要的文稿形成后，一般由参加会议人员签名确认。
　　(4)会议纪要制作完成后，一般都要送签名人员一份。
　　(二)事务文书的写作要领
　　1．计划的写法
　　计划的内容一般由前言、主体和结尾三部分构成。
　　(1)前言。计划的前言主要阐明制订计划的指导思想、制订的根据，以及计划的总任务、工作情况的分析等，回答“为什么做”、“依据什么做”和“能不能做”的问题。前言是计划的纲要，切忌冗长，不宜过多论述，点到为止。
　　(2)主体。主体是计划的主干部分，是计划写作的重点，用来表述计划的具体内容，回答“做什么”、“怎么做”和“何时完成”的问题。
　　计划的主体主要包括“三要素”：即目标(做什么)、步骤(分几步做完)和措施(怎么做)。
　　目标、步骤和措施是计划的基本内容，相互关联，不可或缺，它们保证了计划的完整性和可行性。
　　(3)结尾。计划的结尾部分，应根据行文的需要而定。常见的结尾方式有三种。一是突出重点，在结尾部分指出计划的重点任务与实施过程中的主要环节；二是强调有关注意事项，阐明在计划执行中可能出现的问题，预先提出防范措施；三是提出号召，勉励大家积极努力，确保计划实现。
　　2．总结的写法
　　总结的正文一般由前言、主体和结尾构成。有的总结省略前言和结尾，只有主体部分。
　　(1)前言
　　前言是正文的开头部分，简略介绍所要总结工作的目的、根据、缘由、背景、时间和内容等等；有的还对主要成绩和经验进行概括，以收到开门见山之效。
　　(2)主体
　　主体是总结的主要部分。其惯用模式为：基本情况+主要经验(即做法或体会)+存在问题+今后打算。
　　上述内容可以灵活掌握，或详或略，视具体情况和写作目的而定。
　　(3)结尾
　　结尾是正文的最后部分，应简短有力。
　　3．大事记的写法
　　大事记的正文是解决“记什么”和“怎样记”的问题。在行文结构上，先写“大事时间”，后写“大事记述”。“大事时间”是大事记不可缺少的组成部分，如《2002年××物业管理公司大事记》，就是以2002年1月1日和2002年12月31日为时间界限，这一年里在××物业管理公司发生的大事。时间的顺序，应以年、月、日依次记述。时间若是以年为记事单位，下面则按月记事，逐月记述；时问若是以月为单位，则以日为顺序，逐日记述。“大事记述”位于时间后面，是大事记的主体。它要准确地记述在一段时间里的重大事件，一般是用一两句话写完一件事。
　　4．倡议书
　　倡议书由标题、称谓、正文、署名、时间构成基本内容和基本格式。例如《关于向××地震灾区捐赠衣物的倡议书》。

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