5.2 创建报表

　　Access中提供了3种创建报表的方式：使用“自动报表”功能、使用向导功能和使用“设计”视图手工创建。实际应用过程中，一般可以首先使用“自动报表”或向导功能快速创建出报表结构，然后再在“设计”视图环境中对其外观、功能加以“修缮”，这样可提高报表设计的效率。

　　5.2.1 使用“自动报表”创建报表

　　“自动报表”功能是一种快速创建报表的方法。设计时先选择表或查询作为报表的记录源，然后选择报表类型：纵栏式或表格式，最后会自动生成报表输出记录源所有字段的全部记录。

　　例5.1 在教学管理.mdb中使用“自动报表”创建学生信息报表。操作步骤如下：

　　(1)在“数据库“窗体选择“对象”栏中的“报表”，再单击“数据库”窗体工具栏中的“新建”按钮，显示如图5.8所示的对话框。

  

　　(2)在对话框中可按照需要进行选择。选择“自动创建报表：纵栏式”，则创建纵栏式报表;选择“自动创建报表：表格式”，则创建表格式报表。

　　(3)在下方的选项框中选择报表的记录源。单击“确定”按钮即可自动生成一个报表。

　　(4)选择“文件”菜单的“保存”命令，输入报表名称。

　　这种方法创建的报表较简单，只有主体区，没有报表页眉、页脚和页面页眉、页脚节区。

　　5.2.2 使用“报表向导”创建报表

　　使用“报表向导”创建报表，会提示用户输入相关的记录源、字段和报表版面格式等信息，根据向导提示可以完成大部分报表设计基本操作，因此加快了创建报表的过程。

　　例5.2 以“教学管理.mdb”数据库文件中已存在的“学生选课成绩表”查询对象为基础，利用向导创建学生选课成绩报表。具体操作如下：

　　(1)单击数据库窗体中的“报表”标签，双击“使用向导创建报表”选项。

　　(2)与窗体一样，报表页需要选择一个数据源，数据源可以是表对象或者查询对象。在图5.9中选择“学生选课成绩表”查询作为数据源。操作方法与窗体设计相似。

　　(3)在“可用字段”列表框中列出了数据源的所有字段，如图5.10所示。当选择完需要输入出的字段后，单击“下一步”按钮，会出现图5.11。

 

　　(4)下面要确定分组的级别。选择学生的“编号”，会出现图5.12。

 

　　(5)当定义好分组之后，用户可以指定主体记录的排序次序，选择按“成绩”“降序”排序，如图5.13所示;单击“汇总选项”，可以指定计算汇总值的方式。图5.14给出来的汇总选项是求成绩的平均值。

 

　　(6)进人“下一步”后是选择报表的布局和标题的文字样式，如图5.15和图5.16所示。

 

　　(7)在确定布局后，单击“下一步’会出现如图5.17所示的“指定报表标题”窗体。给出报表标题名称，单击“完成”按钮可以看到如图5. 18所示的报表。