第二节常用公文写作

　　一、通告

　　(一)通告的分类

　　1.周知性通告突出周知性，政府机关、团体、企事业单位均可使用。

　　2.规定性通告突出规定性，只限行政领导机关或者机关单位领导部门使用。

　　(二)通告的写作

　　1.规定性通告的标题通常要写明事由、文种，重要的通告还要写明发文机关。

　　2.通告的正文通常由通告缘由、通告事项、通告结语组成。

　　——通告缘由通常用“为了……，根据……，特通告如下”的句式写明发布通告的目的、依据和原因;也有些针对存在问题作出相应规定的通告，开头简要说明存在问题的情况、严重性和紧迫感，再引出下文。

　　——通告事项是正文的主体，写明需要大家知道或者遵守的事项，要写得具体明确，简洁明白。周知性通告的事项通常比较单一，篇幅很简短;规定性通告一般都分条写明应当遵守的有关事项。

　　——通告常用“特此通告”作结语。有的通告事项写完即结束全文，也可不再写结语。有的也以提出希望或执行要求作结。

　　3.无论是张贴的或者登报的通告，落款处都应写明发文单位和成文日期。

　　4.内容简单的通告常采用篇段合一式结构，内容稍多的通告则常用总分条文式结构。

　　5.注意通告与公告的区别。

　　二、通知

　　(一)通知的特点和用途

　　1.应用广泛，使用频率高。一切机关、单位、团体都可以用通知来告知、传达某种意向或事项。

　　2.有一定的权威性。大多数通知对受文对象总是有所要求，总是提出了需要执行或办理的事项，有一定的指挥、指导作用。

　　3.有明显的时效性。

　　通知可用来处理以下事项：批转下级机关、单位的公文;转发上级机关的公文：转发同级机关的公文;转发不相隶属机关、单位的公文;发布行政规章和管理规章：传达要求下级办理或执行的事项;传达需要有关单位周知的事项。任免和聘用有关人员。

　　(二)通知的分类

　　1.布置工作的通知即工作通知。

　　2.召开会议的通知即会议通知。

　　3.批转、转发有关文件和发布规章、管理规章的通知上级机关转发下级的文件，可用批转性通知;下级机关照转上级文件、同级或不相隶属的机关之间照转文件，均可用转发性通知。

　　4.任免通知用于任免、聘用有关人员。

　　5.公布某些专门事项的通知即事项通知。这类通知主要起知照性作用，设置机构、启用印章、更正文件、迁址办公等等专门事项，均用这类通知。

　　(三)通知的基本结构和写法

　　各类通知均可按以下结构来组织全文。

　　1.标题除极简单的事情，标题可只写“XX通知”(如会议通知、停电通知)外，一般说来，应在“通知”前加上发文机关名称和事由。

　　2.主送机关指受文单位名称和个人称谓。该写的受文单位和个人不要遗漏，以免误事。

　　3.正文是通知的主要内容。起草时要交代清楚发文的原因、意图和目的，通知的什么事情，有哪些具体要求和意见，受文单位应如何办理。

　　正文的结构大体说来，可以有三种写法：

　　总分条文式 引言之后将通知事项分为几点，用顺序号分条拟写，这样写的好处是条理清楚，一目了然。

　　归纳式按接性质将正文分为几大部分，如原因、要求、具体措施等等，每一部分集中说明一方面的事情，使受文者易于掌握和遵照办理。

　　篇段合一式有些内容简单的通知，正文不再分条分部分，通篇就是一段话甚至一句话。

　　4.落款在正文右下方注明发文机关和成文日期。