六、公文的结构
　　(一)公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署和主题词
　　1．标题
　　公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。完整的公文标题由三部分组成，即发文机关、事由和文种。标题的位置在红色反线下空两行，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。
　　标题中除法规、规章名称可加书名号外。一般不用标点符号。
　　2．正文
　　正文位置在主送机关名称下一行，每个自然段第一行左空两字，回行顶格。数字和年份不能回行。
　　3．作者
　　作者是指制发公文并对其负全责的机关的全称或规范简称。其作用是表明公文的责任者和法定权威性，间接表明公文的空间效力范围(即对哪一些特定地区或单位有法定效用)。
　　4．日期
　　日期即公文的生效日期。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以嘬后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
　　成文日期标注在正文右下方，右空四字。成文日期必须写公元全称，并用汉字将年、月、日标全，“零”写为“0”，如“二00一年十二月三日”。
　　5．印章或签署
　　印章是公文合法生效的标志之一。公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章；当印章下弧无文字时，以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，以印章中线压在成文日期上。签署则是指签发公文的领导人亲笔在正式发出的公文上所签注的姓名。
　　6．主题词
　　公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
　　主题词是确切表达公文主题的规范化名词或名词性词组，行政领导机关都编制了公文主题词表，如国务院1994年4月修订的主题词表共有15类1000个主题词，撰稿人应从主题词表中选择主题词。标注的原则是：先标类别词，再标类属词，最后标文种。主题词的数量一般不超过五个。“主题词”居左顶格标识，后标冒号；词目之间空一字。
　　(二)公文的其他部分有：文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释和印发说明
　　1．文头
　　文头是指用于强调公文责任归属和权威性的标记。一般由作者全称或规范简称后加“文件”二字构成。通常以不同字体字号、颜色、全称或简称等形式表示这些方面的区别。
　　2．发文字号
　　发文字号是由作者对其所制发的公文依次编排的顺序代码。由发文机关代字、年份和序号组成。
　　3．签发人
　　签发人是指代表机关最后核准并签发文稿的领导人的姓名。在上行文中必须标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧位置。
　　4．保密等级
　　保密等级是公文涉密程度的标志。涉及国家秘密的公文应标明密级和保密期限。
　　5．紧急程度
　　紧急程度是对公文送达和办理时间的要求。
　　6．主送机关
　　主送机关是指负责办理和答复公文的受文机关。主送机关应使用全称、规范简称或统称。
　　7．附件及其标记
　　附件是附属于公文正文的其他文字材料，如补充说明正史的材料、数字、图表等。
　　8．抄送机关
　　抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的机关。抄送机关应使用全称、规范简称或统称。
　　9．注释
　　注释是指对正文中有关名词术语及有关事项的注解、说明。
　　10．印发说明
　　印发说明是指对公文印制发出情况的介绍。

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