有效沟通六部曲

来源:心理咨询师    发布时间:2012-04-10    心理咨询师考试视频    评论

  职场如江湖,进入职场,就是进入一个人、事、物纷繁交杂的江湖。初入职场的新人,只是江湖中的菜鸟,如何运筹帷幄,如何明哲保身,如何规避矛盾,都是职场新人的必修课。而上好这门必修课的秘诀在于沟通,有效的沟通。

  与不同的人沟通,得到认可,获得好评,方能成就口碑;在不同的事中沟通,斡旋协调,多方共赢,方能成就事业;沟通不同的物,高校周密,合理安排,方能成就理想。如何实现有效沟通,是职场江湖的通行证,拥有这份通行证,是职场新人晋升的起点和前进的动力。如何获得这份通行证,且看职场沟通六部曲。

  一、一个目标。

  沟通不是漫无目的的闲聊,也不是若无其事的倾诉,更不是图穷匕现的争斗。沟通是为了一个特定的目标,把思想、信息、情感等在个人之间传递,并达成共识的过程。沟通的唯一目标就是共识,也就是达成双方或者多方共同认可的协议。有了共识,才能成为沟通,没有共识,不能称之为沟通。

  因此,职场新人进行沟通的时候,一定要有明确的目标,并尽可能促成目标的实现,取得共识。

  二、二个维度

  沟通不是一个人的自言自语,沟通有两个维度。一为信息的发送者,一为信息的接受者,双方你来我往,角色互相转换,信息反复传递。这两个维度应该是平等的,任何一方都必须有充分的“沟通权”;这两个维度应该是融洽的,任何一方都有权提出自己的“沟通”意见;这两个维度应该还是互动的,在信息的不断传递和磋商中,达成一致的共识。

  职场新人切记,沟通不是洗耳恭听,无声无息,也不是口若悬河,夸夸其谈。沟通始终是两个维度之间平等、融洽的互动交流,把握好自己的角色和定位,掌握好沟通的维度和尺度是沟通成功的关键。

  三、三个对象

  职场沟通对象中,不外乎上司,同事和下属。三种不同对象,有不同的沟通技巧。

  (1)与上司沟通。

  首先,要有明确的角色意识,尊重上司的权威,勿伤上司的自尊。

  其次,要要了解这个上司是一个什么样的人,从而制定针对性的策略。面对固执型上司,沟通的时候注意暗示策略,决不可以强硬的语气铺陈自己的观点,而应采取隐讳的暗示、诱导的方式说服上司,达成共识。面对完美型上司,沟通的时候要注意圆满策略,要尽可能把事情做的圆满,尽可能少出现差错,让上司无话可说,从而形成共识。面对内向型上司,要注意细节策略,沟通的时候注意上司的言语动作的细节,学会察言观色,从而促成共识。① 尊重而不吹棒

  再次,恪守一定的沟通法则。如请示而不依赖,即不能事事请示,遇事没有主见,该请示汇报的必须请示汇报,但决不要依赖、等待;主动而不越权,即对工作要积极主动,敢于直言,善于提出自己的意见。不能唯唯喏喏,四平八稳。

  (2)与同事沟通

  同事是工作中的伙伴,也是沟通的重要对象。工作时同事间难免会有争执与磨擦,若处理不当,可能会扩大事端,引发更多的问题;若处理得当,便能化火爆的争执为冷静的沟通,有助于问题的解决。

  与同事沟通,首先要明确定位。同事之间更多是一种利益上的结合,与同事沟通的时候,一定要从多方面权衡,充分维护各自的利益。倘若沟通过程中,由于种种原因,与同事发生了矛盾,则应该冷静协调,以期化干戈为玉帛。

  ①当同事愤怒时

  不要以愤怒回报,但也不用妥协。对你自己的意见要坚持,并表明你希望先冷静下来,再讨论问题所在。之后询问他生气的原因,但最好不要长篇大论、东拉西扯。如果他后悔自己的一时失态,立即表示你毫不介意。

  ②当同事冷漠时

  不要有任何臆测,你可以不经意似地问他“怎么了?”如果他不理会,不妨以友善态度表示你想协助他。

  ③当同事不合作时

  切勿一味地指责对方或表示不满,最好找个时间两人好好谈。若对方因工作繁多、无法配合,则可另再安排时间或找他人帮忙;但若是纯粹的不合作,则更需多花时间沟通,寻求问题的症结及解决的办法。

  (3)与下属沟通

  职场新人自己就是自己的下属。当获得晋升,对下属进行管辖的时候,想想当初自己是如何与上司沟通的,就会知道如何与下属沟通。

  四、四个途径

  (1)听

  沟通过程中,听是获取信息的重要途径。如何倾听,是一门学问。听有五个层次:其一是“听而不闻”:如同耳边风,有听没有到,完全没听进去;其二是“敷衍了事”:嗯……喔……好好……哎……略有反应其实是心不在焉;其三是“选择的听”:只听合自己的意思或口味的,与自己意思相左的一概自动消音过滤掉;其四是“专注的听”:即“主动式”、“回应式”的聆听,以能复述对方的话表示确实听到;其五是“同理心的倾听”:同理心的倾听的出发点是为了“了解”而非为了“反应”,也就是透过交流去了解别人的观念、感受。

  高效的倾听就是“同理心的倾听”,要求做到“五到”:即“耳到”,“口到”,“手到”,“眼到”,“心到”。

  职场新人遇到沟通不畅的问题,往往是由所处不同的立场、环境所造成的。因此,为了达成良好的沟通,必须培养同理心,学会站在对方的立场思考,真正了解对方的感受,这样沟通起来就会更顺畅。

  (2)说

  说是沟通的最主要的方式,在沟通过程中起着关键性作用。说除了语言上要求清晰宏亮,富有逻辑性之外,还要注意一些非语言的因素,也就是“演”。

  (3)演

  所谓“演”,就是沟通的非语言因素,主要包括:

  ① 使用声音:语音与语调、语速、强调;

  ② 使用面部与双手:露出微笑;礼貌握手;

  ③ 使用眼睛:声音与视觉协调一致;

  ④ 使用身体:身体姿势、身体距离。

  非语言沟通方面,应遵循 SOFTEN原则:

  S——微笑(Smile)

  O——准备注意聆听的姿态(Open Posture)

  F——身体前倾(Forward Lean)

  T——音调(Tone)

  E——目光交流(Eye Communication)

  N——点头(Nod)

  (4)写

  “写”也是一种很好的沟通方式。对于初入职场,还不善言辞的职场新人而言,通过“写”也可以实现有效的沟通。“写”的沟通方式是通过文字来传递信息,可以精心组织语言,选择适合的材料,运用事例、类比、比较等方法,高效传递信息。“写”还可以锻炼思维能力,建议初涉职场的新人可多采用这种沟通方式。

  五、五个方法

  如何快速锻炼职场沟通能力,是每一个职场新人都应关注的重要问题。

  1.开列职场沟通情境和沟通对象清单

  (1)你都在哪些情境中与人沟通,比如工作单位、工作餐厅、同事聚会以及日常的各种与同事打交道的情境。

  (2)你都需要与哪些人沟通,比如客户同事、领导等。开列清单的目的是使自己清楚自己的沟通范围和对象,以便全面地提高自己的沟通能力。

  2.评价自己的沟通状况

  ①沟通感到愉快的情境;

  ②沟通感到有心理压力的情境;

  ③最愿意和最不愿意与谁保持沟通;

  ④是否经常与多数人保持愉快的沟通;

  ⑤是否与同事或客户保持经常性联系;

  ⑥是否经常给跟自己工作有关的人写信或打电话。

  客观、认真地回答上述问题,有助于了解自己在哪些情境中、与哪些人的沟通状况较为理想,在哪些情境中、与哪些人的沟通需要着力改善。

  3.评价自己的沟通方式

  在这一步中,主要问自己如下三个问题:

  ①通常情况下,自己是主动与别人沟通还是被动沟通;

  ②在与别人沟通时,自己的注意力是否集中;

  ③在表达自己的意图时,信息是否充分。

  4.制订、执行沟通计划。

  通过前几个步骤,发现自己在哪些方面存在不足,从而确定在哪些方面重点改进。比如,沟通范围狭窄,则需要扩大沟通范围;忽略了与友人的联系,则需写信、打电话;沟通主动性不够,则需要积极主动地与人沟通等等。把这些制成一个循序渐进的沟通计划,然后把自己的计划付诸行动,体现有具体的小事中。

  5.对计划进行监督。

  这一步至关重要。一旦监督不力,可能就会功亏一篑。最好是自己对自己进行监督,比如用日记、图表记载自己的发展状况,并评价与分析自己的感受。

  六、六个原则

  1.真诚

  真诚是沟通的基石。不拐弯抹角,不迂回缠绕,不带偏见武断,才能自然地沟通,消除隔阂,建立彼此良好的关系。

  2.自信

  只有充满自信,才能再沟通过程中充满魅力,感染别人,也才能够说服别人,接受自己的观点,达成共识。

  3.友善

  友善,就是要求能够从他人的立场看事情,从对方的角度想问题。以友善的态度与人沟通,能够让对方心情愉快,常常会收到良好的效果。

  4.赞美

  在人与人的交往中,竞争的激烈,人与人之间也越来越难以相处。要想让别人对你敞开心扉,就要首先使他相信你的真诚。而几句适度的赞美,能像润滑剂一样使对方产生亲和心理,同时也体现了你的胸襟宽广,气度非凡,使别人愿意同你交往,为交际沟通提供前提。丘吉尔说:“你要别人具有怎样的优点,你就要怎样地去赞美别人,真诚的赞美可以使对方按照你的意图去行事。”

  5.尊重

  沟通的主体都是平等的,尊重也是必要的。只有互相尊重,沟通才能顺利进行。任何的不平等,都可能导致沟通的戛然而止。

  6.互动

  沟通是互动,不是一言堂,更不是大杂烩。恪守互动原则,可以深度聆听对方真正想表达的信息,达到彼此的共识。
 

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