物业管理行业属第三产业，是服务行业，因此，在制作和使用各种文书时，既要符合通用文书的一般特点，又要突出服务的特性。 
　　一、行政公文
　　行政公文，是法定机关与组织按照特定的规范体式、经过一定的处理程序制成，并在特定范围内使用的书面文字资料，是传达意图、办理公务和记载工作的一种工具。行政公文不仅适用于政府机关、人民团体和事业单位，还适用于企业法人单位。
　　物业管理常用行政公文包括决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要等。
　　(一)决定
　　当物业管理公司对重要事项或者重大行动作出安排、奖惩有关单位及人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项，并要在公司内部以文件的形式下达时，要使用“决定”这个文种。比如，公司董事会对年度经济指标的下达、对总经理的任命等事项，都要用“决定”。“决定”是内行文或下行文。
　　(二)通知
　　当物业管理公司在内部要转发上级单位和不相隶属单位的公文、宣布实施某项制度、要求下级单位办理或周知事项、任免人员时，要使用“通知”这个文种。比如，举行歌咏比赛、任命某人为物业管理项目机构主任等事项，都要用“通知”。“通知”是内行文、下行文或前行文，是使用最多的文种之一。
　　通知大体上可分为三类：
　　1．指示性通知
　　指示性通知用于发布规章制度、阐述政策、布置工作和答复下级单位询问等，带有指令性，需遵照执行。例如《关于下发(员工工作绩效考核办法)的通知》。
　　2．周知性通知
　　周知性通知用于发布需要下级单位周知的情况。常应用于任免人员，设置、撤销或合并机构，扩展、缩小或终止有关组织、机构的某些职权，启用或更换印章、地址，召开会议等。例如《关于召开××年度经营活动分析会的通知》。
　　3．转发性通知
　　转发性通知用于转发上级单位及不相隶属单位的来文。例如《关于贯彻(××市政府关于创建文明城市的决定>的通知》。
　　(三)通报
　　当企业在内部要表彰先进、批评错误、传达重要精神或者让下级单位周知某事项的情况时，要使用“通报”这个文种。比如，创建文明小区计划用一年半的时间，分五个阶段完成，在第一、第二、第三、第四阶段结束时，要将有关情况让下级各单位了解，就要用“通报”。“通报”是内行文、下行文或后行文。
　　通报大体上可分为四类：表彰性通报、批评性通报、情况通报和专题通报。
　　(四)报告
　　当物业管理公司要向上级单位汇报工作、反映情况、答复上级单位的询问时，要使用“报告”这个文种。比如，某个小区的物业管理费标准作了调整，会影响到年终结算，物业管理项目机构必须告知公司，公司必须告知上级单位(如董事会)，都要用“报告”。“报告”是内行文、上行文和后行文。
　　报告按其内容不同，大体上可分为四类：工作报告、情况报告、回复报告和报送报告等。
　　(五)请示
　　当物业管理公司就某一事项请求上级单位(或领导)给予指示或批准时，要用“请示”这个文种。比如，物业管理项目机构想为保安宿舍安装空调，要用“请示”。“请示”是上行文或前行文。
　　请示一般是事项性请示，就某一事项请求上级单位(或领导)给予指示或批准。例如《关于为保安员订制夏装的请示》。
　　(六)批复
　　当上级单位答复下级单位的请示事项时，要用“批复”这个文种。比如，物业管理项目机构请求购买车辆，公司对其请示必须作出同意与否的答复，就要用“批复”。“批复”是下行文。
　　(七)意见
　　当物业管理公司各级组织对重要问题提出见解和处理办法时，要使用“意见”这个文种。比如，某物业管理项目机构所管理的小区最近新搬来几户外国人家，他们对物业工作人员的服装颜色有宗教禁忌，针对出现的新情况，该物业管理项目机构向公司领导提出处理办法，就要用“意见”。
　　意见大体上可分为四类：建议性意见、定性意见、指导性意见和工作部署性意见等。
　　(八)函
　　当物业与不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题，向有关部门(如派出所、居委会)、业主委员会或其他单位等联系工作时，要用“函”这个文种。比如，A物业公司想去B物业公司参观学习，要用书面形式表明，就要用“函”。“函”是外行文或平行文。
　　函可分为以下五种：告知函、商洽函、询问函、答复函和请求批准函等。
　　(九)会议纪要
　　当物业管理公司记载会议情况和议定事项时，或物业管理公司与其他有关组织通过会议形式达成有关意见，都要用“会议纪要”这个文种。如与业主委员会开会的会议纪要。
　　会议纪要是普适的一种公文，它是惟一不受内外、上下、用印等规范限制的文种。

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