实用英语:商业发票与形式发票(一) 

来源:实用英语    发布时间:2013-01-08    实用英语辅导视频    评论

  商业发票与形式发票  
  进出口业务中涉及许多单证,总的来说包括三大类,第一类金融单证,指的是信用证、汇票、支票和本票;第二一类为商业单证,主要有发票、装箱单、提单、保险单等;第三类是用于政府管制的单证,如许可证、原产地证明、商检证书等。  
  一、商业发票(Commercial Invoice)

  商业发票定义
  外贸“商业发票”简称发票,是信用证受益人(卖方)向买方开立的,对所装运货物做全面、详细说明,并凭借以向买方收取货款的价目总清单。
  外贸的“商业发票”和国内的“增值税发票”概念不同,款式不同,功能也有所不同。
  商业发票的作用
  1、商业发票是整套货运单据的中心,也就是说,它是缮制报关单、产地证、报检单、投保单等其他单据的依据。通过了解发票的内容。可掌握装运货物的全貌;
  2、商业发票便于进口商验收、核对出口商所发运的货物是否符合合合同或信用证的规定;
  3、商业发票是进出口双方办理结算、报关和交纳税款、出口退税的依据。
  4、商业发票可作为买卖双方记账的原始凭证。也可作为索赔、理赔的凭据。
  5、在没有汇票的情况下,商业发票可以代替汇票,作为出口商向进口商收款的根据。同时又是出口商缮制其它有关出口单据的依据。  
  商业发票的内容
  外贸商业发票基本栏目大致分首文、本文和结文三部分。
  首文部分:发票名称及编号、制单日期、信用证或合同号码、收货人名称及地址、运输线路及运输工具;
  本文部分:唛头及件数、货物描述、单价与总额等。单价含计价货币、具体数量、计价单位、贸易术语四个方面内容。有时根据买方的要求,对按照CIF、CIP或者CFR、CPT成交的,还分别列明运费、保费和FOB或FCA价格。总额一般由大小写写就。唛头栏一般注明运输标记和集装箱号。无唛头时,列明“N/M”或者空白。中东、南美州、俄罗斯、非洲、南亚需要在商业发票上还要求注明商品代码。
  结文部分:主要内容有两个。一是特殊条款按信用证要求,在发票上加注声明的内容。如写上进口证号码、配额许可证号码、包装材料等。还比如澳大利亚来证要求加注原料来源证明文句,有些国家来证要求加注非以色列原料制作、不停靠以色列港口文句等,可按信用证上的原话打在发票空白处。
  结文部分第二个内容是发票签章(Authorized Signature)。签字人一般为出口公司的法人代表或授权经办制单人,签字可使用印鉴,并注明公司名称,以证明填报属实。如果信用证没有规定,用于对外收汇的商业发票不需要签署(但用于报关、退税等国内管理环节的发票,必须签署)。当信用证要求 “Signed invoice”,这时发票就需要签署;而要求“Manually signed invoice”时,该发票必须是手签。这一点,可千万不能马虎。
  商业发票是外贸单证的核心,可依据合同和信用证要求,自己缮制,不是从税务局买回。格式不拘,有标准型和通用性。按照需要,出具一式几份,由若干正本和副本组成,注明“ORIGINAL”和“COPY”字样。发票的末端有时可有有E.&O.E.字样,意为“有误当查”,即此份发票如有错漏允许更改。
  一俟收到信用证,首先就是作好商业发票,所有提交的其他单据(装箱单、提单、保险单、原产地证明、商检证书等)中的数量、单位、单价、货币名称、总价,等等数据信息都应向发票看齐,发票怎么说的,其他单证也怎么填写,不得有任何遗漏或变更。只有这样,才能保证单证一致、单单一致。
  随着无纸贸易EDI(Electronic Data Interchange 电子数据交换)的发展,将进出口贸易双方与银行、海关、运输、保险和商检等国际贸易有关环节之间的信息,用彼此公认、相互约定的标准格式,通过计算机网络以实现彼此间的数据交换的处理,从而完成贸易的全过程。因为世界范围内许多单证(包括信用证、提单、保险单、产地证等)都是相同或相似的,更易于单据规范化、标准化、电子化。只要发票作好了,其他单证就可以自动生成。
  如何缮制“商业发票”
  商业发票由出口企业自行缮制,无统一格式。采集者退散
  在有公司信头的信笺上载明“商业发票Commercial Invoice”名称,也可简单写作“发票INVOICE”字样。
  ·出票人(Issuer):应填写出口商的名称和地址,在信用证支付方式下,应与信用证受益人的名称和地址保持一致。·受票人(To):发票接受方的名称和地址,多数情况下填写进口商的名称,并与信用证开 证申请人的名称和地址一致。 ·运输说明(Transport details):货物的运输信息,包括运输的起讫口岸和转运地点以及运输方式(必要时加列运输工具名称)。要按信用证规定填写,并与其他运输单据保持一致。要订明具体的地名,不要用统称,如信用证中只标明国名,在发票制作时,应打上具体的(除非一些特定交易出运时还未确定目的地)
  ·发票号(No.):一般由出口企业自行编制。·发票日期:签发发票的日期,一般应在信用证开证日期之后、信用证有效期之前。发票应该是 整套单据中签发日期最早的单据,(但不迟于提单签发日期,最迟不能晚于议付日或汇票日)。·合同号(S/C No.):销售确认书或合同号。其销售确认书或合同作为出具发票的依据。·信用证号(L/C No.):信用证号,作为出具该发票的依据。若不是信用证方式付款,本栏目留空。·支付条款(Term of Payment):填写交易付款条件·运输标志(Marks and numbers):也叫唛头,是发票的重要项目之一。如信用证有规定,应严格按照信用证的要求缮制,并与其他运输单据上的唛头保持一致。如信用证没有规定,可按合同 规定填制,也可由出口商自行选定。不需要时填写NO MARK字样。·货物描述、包装种类和件数(Number and kind of packages, description of goods):是发票的主要部分,包括商品的名称、规格、包装、数量、价格等内容。品名规格的应该严格按 照信用证的规定或描述填写。货物的数量应该与实际装运货物相符,同是符合信用证的要求, 如信用证没有详细的规定,必要时可以按照合同注明货物数量,但不能与来证内容有抵触。 ·数量(Quantity):货物的数量,与计价单位连用。注意该数量和计量单位既要与实际装运货物情况一致,又要与信用证要求一致。·单价(Unit Price):计价单位的价格,包括币值、单位数额、计价单位和价格术语。如果信用证有规定,应与信用证保持一致;若信用证没规定,则应与合同保持一致。
  ·如信用证的价格条件中含有佣金,如CIFC3并明确在发票中扣除,则应列式予以扣除。如价格条件中含有佣金,但信用证没有规定扣减,然而,信用证规定发票金额是减佣后的净值,在发票上也应显示减佣。来源:考
  ·总价:可写可不写。总价用大写(In capital or In block),即文字叙述代替数字。用Say 打头,用Only栏尾。如:US$23,540.00大写可任选如下一种:1.In capital; 2.In block。 1.Say United States Dollars Twenty Three Thousand Five Hundred and Forty Only. 2.SAY UNITED STATES DOLLARES TWENTY THREE THOUSAND FIVE HUNDRED AND FORTY ONLY. 注意:大写的金额不要再分行了。 近几年,各地已陆续出现了国内税务机关统一印制的通用出口发票,一套六联分为发票联、记账联、税务联、报关联、核销联、存根,内容与上述介绍的一般发票项目相同。 如进口商接受的话,也可用于收汇。但若与L/C或进口商要求不一致的,则不对外使用,只在报关、报检等国内环节中使用此格式的发票。对外收汇时,另外再制作原来常用格式的商业发票。

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