管理需要沟通

　　管理学指出，通常，管理者要用70%的时间用于与人沟通。而对于项目经理来说，需要花费90%或更多的时间来进行沟通。

　　就像上文的案例中，Harrison不但要与公司内部的销售、开发、生产、安装、培训等多个部门打交道，还需要与公司外部的客户打交道。因而，沟通就不是一件容易的事情。

　　在上面的案例中，由于项目经理在沟通管理方面做得不够，“麻烦”接踵而至。先是库存不足需要延长交货时间，然后又出现安装现场缺乏辅助备件等问题。原本项目经理制定好了项目计划，安排好了项目进度，却总是被一些“突发事件”搞得措手不及，最终还影响了项目进度。

　　沟通管理的六要素

　　那么，如何在项目中进行行之有效的沟通管理呢？一般说来，要从以下六个方面来考虑。

　　首先，项目经理应该将沟通本身加以计划，也就是要有具体的沟通计划。虽然在各类项目管理教材中有许多关于沟通管理的论述，但是真正的IT项目环境中，大多没有具体的沟通管理计划，一般都只是简单罗列了项目的干系人。沟通计划的制定至少要包括以下几个方面：

　　1、项目干系人的列表。最好以团队为基础建立干系人列表。

　　2、确定以团队为基础的项目干系人的信息需求和沟通需求，即何人何时需要何种信息。一般来讲，由于大的项目沟通渠道实在太多，以团队为基础能够大大减少这种渠道。

　　3、信息分发的渠道和方式。对于重要的项目一定要有定期的项目绩效报告和问题状态报告。

　　4、项目定期会议，最好是每周例会。这样，项目干系人知道有了问题在何时能够得到讨论和解决，并可避免突发组织会议找不到人的局面。

　　5、特殊问题的沟通对策。

　　其次，项目经理要尽量利用好干系人的首次会议，将项目的内容做较为详细的交待，并提请所有干系人对项目可能出现的问题提出建议。

　　在本案例中，需求不清和备件不足的问题如果很快被识别，就不会出现临时组织会议的复杂局面。因此，除了项目成立大会外，项目经理最好再召开一到两次全体项目干系人大会（或以团队为基础的会议）。也就是说，在解释了项目的背景并分发相关的信息以后，留给项目干系人一到两周时间仔细考虑可能面对的问题，并及早识别加以解决。这与风险识别并不完全一样。有时候，识别的可能是风险，有的时候可能根本就是一种实际情况，如案例中公司备件不足的问题。

　　第三，项目经理要严格控制会议的次数和内容，全面管理自己的时间分配。在上文的案例中，Harrison组织了很多的例会，与不同的项目团队交流。此时，项目经理要明确自己的职责，要努力将会议的时间限制在一定范围。并且，会议最好要形成具体可行的活动内容，并指派具体的实施人员。

　　第四，项目经理要理解沟通的不同层次，同时要利用这些层次为自己的项目服务。即使项目经理本身就是一个高级管理人员，他通常也无法解决所有的问题。因此，项目经理需要定期与高层管理人员进行交流，需要高层解决的问题一定要及时上报。

　　第五，沟通的目的一定要非常明确，项目经理要对沟通的内容进行管理，要注意防止跑题。跑题的情况通常在项目的后期中容易出现，随着项目人员的熟悉，很多与项目无关的话题都有可能占用项目会议的时间，并且通常还不易察觉。因此无论是项目会议还是相关文件，都要明确所要讨论的内容。

　　第六，沟通不仅局限在公司内部，同时也要同外部，尤其是客户进行交流。特别是对项目重要的里程碑，需要征得客户的支持。这包括客户的准备活动（最好有一份准备文档）、施工的时间、客户的工作日历等等。

　　事实上，沟通管理是一门复杂的管理科学，需要项目经理在实践中加以总结。项目管理中的沟通与日常管理中沟通的不同之处在于，项目经理要在最短的时间内，达到满足项目需求的沟通效果。