1　加强采购管理的必要性

     1.1　加强管理,降低采购成本

     市场竞争中价格的竞争,表面上看来是产品价格高低的竞争,实际上是成本高低的较量。降低成本有两个基本途径,一是降低生产过程中的消耗,二是降低采购过程中的采购价格。传统的成本管理主要解决降低生产消耗的问题,但实际上对很多企业来讲更重要的是降低采购成本。生产过程中的成本挖潜是很有限的,比较起来采购过程中的潜力却大得多,而且由于市场随时在变,采购过程中的挖潜可以说是永无止境的。

     1.2　保证采购物资质量,杜绝不正之风

     随着市场经济的发展,我国的市场供求关系发生了根本性的变化,在市场供大于求的情况下,卖方竞争激烈,这种竞争会使产品的种类、规格、性能、包装等日趋多样化。这就为采购行为增加了难度,企业必须对采购物资的质量、价格、供货方式、信誉等多方面加以比较选择,这就要求企业要切实加强采购管理。其次,在市场竞争异常激烈的今天,卖方会利用五花八门的促销手段,甚至是不规范的返利、回扣、提成等方法来推销产品,这种情况下,如果没有严格的采购管理制度加以规范和监督,就会极大的损害企业利益。

     物资采购工作如果出现问题,不但会影响企业的生产经营活动,降低企业产品的竞争力,而且会破坏内部凝聚力,影响企业团结,更会损害企业形象。因而,无论从经济角度还是政治角度看,加强企业的物资采购管理,都有着非常重要的意义。

     2　采购工作中普遍存在的问题

     2.1　采购过程中缺乏有效的信息沟通

     在以往的采购工作中,采购部门作为一个单独的职能部门,相对独立地开展工作,与企业内其他部门很少进行直接的接触,采购人员很少与销售人员、技术人员、生产人员和财务人员进行沟通。通常采购部门关心的是物料的制造和供应,采购人员只是在物料计划员和供应商之间起了一个中介人的作用,在两者之间传递信息。因此,一旦某个环节对信息的理解出现失误或者信息的有效流通受到阻碍,就会造成物料的重复采购和资金的积压。

     2.2　采购工作缺少监督制衡机制

     物资采购是直接以货币为媒介的商品交换,掌握着大量的资金使用权,必须有有效的监督措施。但目前很多企业的物资采购往往掌握在一个部门或者几个人甚至一个人的手里,由一人制定采购计划,又一人去采购物资,缺乏有力的监督和制约机制。长此下去,在采购工作中还会出现不正之风,影响企业正常的物资购工作。

     2.3　企业对供应商的管理有待加强

     目前很多企业的采购工作都存在着一个误区,认为采购工作就是和供应商搞好关系,然后在这种关系的基础上,与企业需求之间寻求磨合和平衡。其实对企业而言,这种情况是很危险的。在采购行为中,与供应商建立良好的个人关系固然重要,但长此以往,就会产生企业对某些特定供应商的依赖,不利于企业寻找新的更好的供应商,不利于企业进行技术创新,也会在企业内部滋生腐败行为,损害企业的利益。

     2.4　采购人员的综合素质有待提高

     采购人员的综合素质包括品质、知识、能力、身体等四个方面的素质。随着市场经济日益激烈的发展,要求采购人员提高思想道德素质、更新知识结构、加强业务能力,但目前很多企业只重视钱、物的奖惩,而忽视了对采购人员综合素质的培养,采购人员无法参与一些现代化的操作,使得一些新的设备和采购方法难以发挥其作用,降低了工作效率。

     3　如何做好采购管理工作

     做好采购管理工作并没有固定的模式,每一个企业都应该根据企业的特点制定出适合自己的管理模式。加强物资采购管理,坚持招标和比质比价采购,形成了一套规范化、程序化、制度化的物资采购供应模式,降低采购成本,提高企业的经济效益。

     3.1　做好采购管理的基础性工作

     3.1.1　建立决策及执行和监督相互制约的管理机制

     目前很多企业的物资采购往往掌握在一个部门或者几个人甚至一个人的手里,由一个岗位完成从计划申请、物资采购到储备管理、物资发放的全过程管理,缺乏有力的监督机制。按照机构的权责和机构相互支持、相互制衡的原则,应建立起决策、执行和监督相互制约的机制。决策层负责制定采购原则、方针、采购限价等;执行部门即采购部门负责具体实施;监督层即价格管理部门负责控制,监督采购价格及采购行为。价格部门与采购部门相分离,独立行使物价管理职能,不受外界及任何人的影响,不与客户接触。做到各部门权责明确。形成有效的制衡机制,权利的分散和制约会有效的防止物资采购中的“暗箱操作”。

     3.1.2　建立健全严格的管理制度

     市场经济从某种意义上讲就是法制经济。规范企业物资采购环节人的行为,不能只靠个人的觉悟,根本途径是靠制度。在企业内部,搞好制度建设是实施采购管理的工作基础和重要保证。也就是要在企业内部建立起科学、严密、规范、具体、可行的管理制度,来规范采购人员的采购行为,管理人员的管理方法等,形成“管理靠制度、办事讲原则、业务按程序”的工作格局,以便做到有法可依、有章可循、违者必究,使企业的采购管理走上规范化、制度化的轨道。

     3.1.3　建立现代化的信息网络

     及时准确的信息是科学决策的依据,采购管理是面对市场的,当前市场瞬息万变,不掌握充分的信息,决策就会变成武断,因此必须利用现代化的通讯工具,建立快速的价格收集网络,实现有价可比。收集价格信息主要有三种渠道:

     一是专业人员走向市场调查,感受市场价格变化动态,写出价格分析报告;

     二是参与其它单位的招标会,招标询价;

     三是利用互联网、电话等询价。此外信息还来源于报刊杂志、企业建立的内部计算机信息系统等。信息就是财富,广泛收集价格信息是决定物资采购价格的基础。企业应为采购部门、价格审计部门配备各种现代化的通讯工具,建立广泛的信息网,保证采购管理工作得到及时的信息支持。

     3.2　采购管理工作中的具体措施

     3.2.1　及时了解市场物价信息,准确预测市场行情适时采购

     在市场经济条件下,商品的价格会经常随着季节、市场供求情况的变动而变动,因此,采购人员要通过各种现代化的手段及时掌握市场信息,广泛进行价格的对比了解,研究原材料的市场供求情况,并注意及时反馈信息,以便于企业决策层把握国际、国内的市场动态,预测市场行情,做出正确决策,把握好时机和采购数量,适时采购。

     一是加强市场调研,把握最佳进货时点,有效回避涨价高峰进货。

     二是利用“地区差”,选择在有价格优势的地区进货。