提前进入状态, 会议就能更高效

来源：项目管理师发布时间：2012-05-06 项目管理师视频评论

几乎没有人的工作能离开沟通，而会议则是沟通环节中非常重要的一环。虽然有一些会议并不需要你太过认真，但还有更多会议不能马虎。不过，大脑在从繁忙的工作中直接切换到会议时需要一定转换时间，如果没能做好这个切换，就可能导致一些问题出现。提前进入状态，减少在准备过程中花费更多时间，能让会议沟通更高效，提高你的职场工作效率。

如果没有提前准备，直接提枪上马奔赴战场，开会时很容易出现下列问题。这些状况也许在你的职场生涯会议部分曾经出现过，想要避免它们，让自己的会议沟通表现更完美吗？先看看到底容易出现哪些问题和它们的重要性吧！ 1、当你花了一段时间把思维调整到会议议题上来的时候才发现，最重要的内容已经讲过了； 2、你为了这次会议作了很久的准备，但在会议现场却错过了表现的大好时机，让努力白费； 3、你的思维没有办法跟上对方，明明知道对方提议存在问题却很难做出迅速、准确的反驳； 4、由于思维没跟上，你没办法清晰地表述自己的意见，结果上司认为是你不够用心。由此可见，如果你能提前进入会议状态，那么就能够避免上面说的这些惨剧发生了。当然，这可不是让你在别人还没到场之前就坐在会议室里自言自语，而是要求你在会议开始之前把自己的神经频率调动起来，进入活跃兴奋状态，同会议所需的紧张、快速波段保持一致，让大脑有足够时间调兵遣将，这个时间大约需要15分钟。提前进入会议准备的15分钟，可以分为6个阶段， 1、会议前15分钟这时候的你应该马上中断手头的工作，让大脑从繁杂的工作中解脱出来，同时也让自己好好休息一下。 2、会议前10分钟现在是需要思考的时候。你要参加的会议主题是什么？有哪些议程？你所扮演的角色是什么？有什么目的需要达成吗？还有什么可以取得的附加值吗？参加会议的都有哪些人员？老板对这次会议是否重视？程度如何？同事对会议的重视程度如何？会议的结果对你的工作有什么影响吗？你可以把这些问题在草纸上一一列出来，然后逐个作答，这样可以帮助你整理散乱的思维。 3、会议前8分钟现在你已经做好了对这次会议的说明和定位，也明确了自己应该做的事情，现在就应该根据这些事情来整理待会儿会议上需要用到的资料了：PPT、文档文件、各类数据、资料文件、样品、移动春初设备、数据线、纸张、笔等等。然后将这些东西放在一起，用一个文件袋或者别的方便携带的东西装好。 4、会前5分钟如果在一会儿的会议上你需要发言的话，那么在这个时候就可以默诵一下要说的内容了。在白纸上列出一个发言的备忘录是十分必要的。如果有在会上需要解决的问题，那么赶紧把这个问题和其衍生矛盾写出来做个备忘，以便在会议上提出求解。如果你需要得到更多的信息，那么请根据之前列出来的会议的主题和议程，仔细想一想自己还需要了解什么，同样别忘了做好记录。 5、会前2分钟在大脑中飞速想象一下整个会议过程，最后整理一下资料，看看有没有遗漏或者需要补充的地方。 6、会前1分钟马上会议就要开始了，喝点水润润喉咙吧，相信自己，你会拥有一次完美的会议效果的。

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