在信息化高速发展的今天,构建与时俱进的信息化系统已成为所有政府、企事业单位的重点课题之一。然而在软件项目实施过程中,进度超期、经费超预算、变更频繁的现象层出不穷,甚至有许多项目根本无法达到预期的目标,更谈不上为业主创造真正的效益。归根结底,软件需求实践这一共同的软肋是问题根源之所在。
引言
关于软件项目所存在的问题,互联网上曾经流传着一幅漫画,它十分生动地展现了这些问题。也许很多人看完之后只是一笑置之,但如果我们认真剖析后面的东西,还是会给我们的工作带来许多启发的。
沟通失真
究其原因,这幅漫画给人最大的启示就是在需求沟通过程中产生了严重的失真,从客户的描述到项目经理的理解、分析员的设计、程序员的编码、商业顾问的诠释,每个角色都根据自己的特点和需求对信息进行了不同的加工,从而导致信息的内容有了很大的改变。因此,对于软件需求工程而言,克服沟通失真就成了一个要点。
根据相关的研究显示,在信息的传递过程中,如果没有采取任何措施,那么在沟通过程中信息衰减可能的最大值高达60%。而在软件开发过程中,需求信息通常要经历用户代表、需求人员、设计人员再到开发人员,因此最坏的情况下,开发人员获得的信息仅是原来的8.4%(如图2示),这是一个十分可怕的结果。
怎样才能够更好地避免这种问题的出现呢?其实关键的手段有两个:
文档:如果信息在传递的过程中仅靠口口相授的话,就难免发生遗忘、加工等情况,因此必须在这个过程中有效地利用文档,将达成共识的信息文档化。但这种方法只是用来辅助沟通的,而不是代替沟通,这一点在后面还会提到。
Review:在此有意使用了英文,因为国内常将其翻译为“评审”,但这一翻译却容易给人误导。评审在很多人的脑海中就是得出一个通过与否的结论,这也是导致需求评审工作流于形式的罪魁祸首之一。顾名思义,Review就是再(Re)看(View)一遍的意思,其本质含义是通过再次的审读,尽早地暴露出错误。而最简单、有效的Review就是在用户代表阐述了需求之后,需求分析员用自己的语言再复述一遍,以确保沟通没有失真。
隐喻:经理叫来了小张,然后就下一阶段的工作做出了一些重要的指示和安排:“$%#^@(*)#@……”。
小张正要扭头走的时候,经理叫住了他,说到:“你简单地说说看,我刚才给你交待的任务有哪些”(看来管理人员早已掌握了这一招)。
提示:如果有一个测试人员对你说:“我前天仔细测试了一下你写的程序,发现一个问题也没有,恭喜你!”。你会怎么想呢?
a. 觉得自己的程序写得很好!
b. 觉得测试人员方法不得当或测试不细致。
我想大多数人都会做出“b”的选择!可是到了需求评审时为什么却转了180度的弯呢?为什么期望需求评审时一点问题也没有呢?
“沟通失真”高度概括了其中所蕴藏的问题,但如果我们细细地思考第1、2、3、4、10幅图(这五幅图中的景象与需求活动有很大的相关性),并将其两两比较就会得到一些有益的启发。下面我们就一起来看看。
客户:放大需求
当我们比较图1中的1幅和第10幅图时,就会发现用户在描述自己的需求时做了许多“添砖加瓦”的事。“用户要么不会说,要么就会添油加醋”的现象,在我的实践中是屡见不鲜的。而在这种现象的背后有什么潜在的原因呢?我认为至少有两方面关键因素:
(1)客户希望支付的成本尽可能少,获得的效益尽可能多
这种思维对于任何一个客户、任何一个人而言都是本能反应。而当用户对开发成本越不了解时,这种心态就会越强烈,更加担心自己“亏损”了;因此在需求协商时就会采取尽可能增加功能的方法来降低“亏损”的风险。
要有效地克服这个因素的困扰,核心的要点在于建立客户对开发团队的信任度,而建立信任度的要点有两个方面:一是需求人员必须提升自己的专业主义(关于这一点我将在后续的文章中说明);二是需求人员要多站在用户的角度想问题,让用户感觉需求人员的目标是帮助自己解决问题,而非一味谋取利益。
(2)解决方案的选择权交给了不熟悉技术的客户
也就是用户经常会谈解决方案,甚至许多需求团队在进行需求捕获活动时,经常预期用户能够直接告诉他们要做什么(What),而不太关心用户提出需求的真正动机(Why)。但是这样就将解决方案的选择权交给了并不熟悉技术的客户代表,而客户代表选择的解决方案不是最合适的话,就必将引发后续的需求变更。
案例&场景:
在一次CRM软件开发的过程中……
负责输入客户信息的用户向开发人员提出:“你看这个界面,光电话就有快10个输入框,太麻烦了,每次按tab键都按酸了。我希望把他们合并成两个,一个为常用电话,一个为其他电话”。
“那有多个电话怎么办?”,开发人员回应道。
“其他电话的输入框可以设置为多行的、较宽的,这样我可以输入多个,中间用逗号分开它!”。
“好的,没问题” 。
……
当经理看到了这些客户信息之后,向开发人员提出:“我需要一个功能,输入任何电话号码,自动找出相应的客户。”
“啊……”
如果我们细究这个场景,分析一下负责输入客户信息的用户所提出的变更就会发现:“将10个电话输入框合并成两个”显然是解决方案,而真正的需求是“输入太麻烦了,每次按tab键都按酸了”。你或许就会想到如下所示的解决方案:
也就是说,默认情况上只显示左边的部分,当需要时点击“其它>>”按钮就可以将右边的不常用输入项显示出来。
总而言之,因为对于一个特定的问题可能的解决方案会有很多,因此用户可能在使用软件的过程中不断发现其他可选的、更合适的替代方案,从而导致了不必要的需求变更。而要缓解这一现象的关键就在于在需求捕获的过程中多问“为什么”。