在设计报表时，有时所要报表的数据是成组出现的，需要以组为单位对报表进行处理。例如在教师花名册时，为阅读方便，需要按所在部门或职称进行分组。利用分组可以明显地分隔每组记录，使数据以组的形式显示。组的分隔是根据分组表达式进行的，这个表达式通常由一个以上的表字段生成，有时也可以相当复杂。可以添加一个或多个组、更改组的顺序、重复组标头或者更改、删除组带区。

　　分组之后，报表布局就有了组标头和组注脚带区，可以向其中添加控件。组标头带区中一般都包含组所用字段的“域控件”，可以添加线条、矩形、圆角矩形，也可以添加希望出现在组内第一条记录之前的任何标签。组注脚通常包含组总计和其他组总结性信息。

　　报表布局实际上并不排序数据，它只是按它们在数据源中存在的顺序处理数据。因此，如果数据源是表，记录的顺序不一定适合于分组。当设置索引的表、视图或查询作为数据源时，可以把数据适当排序来分组显示记录。排序必须使用视图、索引或布局外的其他形式的数据操作来完成。

　　1．添加单个数据分组

　　一个单组报表可以基于输入表达式进行一级数据分组。例如，对教师表按字段排序后，可以把组设在“职称”字段上来打印所有记录，相同职称的记录在一起打印。

　　添加单个数据分组的步骤如下：

　　从快捷菜单或“报表”菜单中，选择“数据分组”。出现“数据分组”对话框。

　　(1)这里的属性设置包括打印标头和注脚文本来区别各组，在新的一页上打印每一组，当某组在新页上开始打印时，重置页号。

　　对话框选项意义如下：

　　①分组表达式。显示当前报表的分组表达式，如字段名，并允许输入新的字段名。如果想创建一个新的表达式，可选择对话按钮，显示“表达式生成器”对话框。

　　②组属性。此属性用以指定如何分页。

　　③每组从新的一列上开始。当组改变时，从新的一列上开始。

　　④每组从新的一页上开始。当组改变时，从新的一页上开始。

　　⑤每组的页号重新从1开始。当组改变时，组在新页上开始打印，并重置页号。

　　⑥每页都打印组标头。当组分布在多页上时，指定在所有页的页标头后打印组标头。

　　⑦小于右值时组从新的一页上开始。要打印组标头时，组标头距页底的最小距离。

　　⑧插入。在“分组表达式”框中插入一个空文本框，以便定义新的分组表达式。

　　⑨删除。从“分组表达式”框中删除选定的分组表达式。

　　(2)在第一个“分组表达式”框内键人分组表达式。或者选择对话按钮，在“表达式生成器”对话框中创建表达式。

　　(3)在“组属性”区域，选定想要的属性。

　　(4)选择“确定”按钮。

　　添加表达式后，可以在带区内放置任意需要的控件。通常，把分组所用的域控件从“细节”带区移动到“组标头”带区。

　　2．添加多个数据分组

　　有时需要对报表进行多个数据分组，如在打印教师花名册时在用“所在部门”分组的基础上，还想按职称分组，这也称为嵌套分组。嵌套分组有助于组织不同层次的数据和总计表达式。在报表内最多可以定义20级的数据分组。

　　添加多个数据分组步骤如下：

　　(1)从“报表”菜单中，选择“数据分组”。出现“数据分组”对话框。

　　(2)在第一个“分组表达式”框内键人分组表达式。或者选择对话按钮，在“表达式生成器”对话框中创建表达式。

　　(3)在“组属性”区域，选择所需的属性。

　　(4)选择“插入”并且对每个分组表达式重复2、3步。

　　(5)选择“确定”按钮。

　　注意：在选择一个分组层次时，要先估计一下分组值的可能更改的频度，然后定义最经常更改的组为第一层。例如，报表可能需要一个按省份的分组和一个按城市的分组。城市字段的值比省份字段更易更改，因此，城市应该是两个组中的第一个，省份就是第二个。在这个多组报表内，表必须在一个关键值表达式上排序或索引过，例如：省份+城市。

　　还可以对添加的单个或多个数据组进行更改分组设置，包括更改组带区、删除组带区、更改分组次序等操作。