秘书工作是一项连接上下、沟通左右、落实部署，融事务性与技能性于一体，要求很高的工作。由于秘书地位的特殊性及秘书工作的复杂性，决定了该项工作对秘书有较高的素质要求和职业道德要求。

一、秘书的知识结构
　　秘书工作的综合性，要求秘书人员横向具有较宽广的知识面；秘书工作又有自己的专业特点，这又要求秘书人员纵向具有较深厚的专业知识。秘书应有四方面知识的纵横结合。
1、基础知识
　　秘书应具有的基础知识分为两个方面：一方面是社会科学基础知识，即相当于高中水平的语文、政治、历史、地理、外语知识；另一方面是自然科学知识，即物理、化学、数学、生物等知识。高中文化程度，是国家对政府机关干部的最低要求，也是秘书人员应有知识的基本层次。
2、专业知识
　　专业知识是指所有秘书人员都应具有的秘书业务知识，包括：公文和应用文写作知识，文书制作和文书处理知识，档案保管知识，办公室管理知识，调查研究知识，会议组织知识，信访工作知识，信息科学知识，行为科学知识和公共关系知识等等。
3、行业知识
　　行业知识是秘书人员所在行业、系统的专业知识，如在政府机关工作的必须具有行政管理知识，在工商企业工作的必须具有企业管理知识、市场营销知识。其他处在教育、军事、外事、科学、文艺、体育、医疗等行业系统的秘书人员，也应分别具有各自的行业基础知识。
4、相关知识
　　这一部分是秘书人员为适应时代需要，做好工作，应加以进修提高的知识，是秘书人员知识结构中的较高层次，有经济学、法学、社会学、心理学、传播学、领导科学、统计学等。学习这些知识，可以使秘书人员从更广阔的领域去从事秘书工作。有些知识可以使秘书人员从更深的角度去认识秘书工作和秘书活动。还有些知识可以帮助秘书人员从更好更先进的角度去考虑和从事秘书工作。

二、秘书的能力要求
　　秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员具有多种能力。主要是：
1、写作能力
　　具体是指公文和事务应用文的写作能力，这和对记者、作家的写作能力要求不同。秘书人员要写好公文和应用文，应具有语法、修辞、逻辑知识，应掌握大量的词汇和不同的句式，应具有公文和应用文文体知识，应掌握常用汉字和简化字，掌握标点符号用法，并通过长期实践，将这些知识综合起来转化为写作能力。应该认识到，写作能力并不仅仅是文字表达能力，还反映了一个人的思维能力、观察能力和语言组织能力。这同样是需要加以锻炼、培养才能提高的。秘书还要练习书法，虽不必成为书法家，但要求把字写得端正、匀称、流利。
2、口头表达能力
　　秘书不仅要会写文章，还要能说会道。秘书要会说一口标准而且流利的普通话，要口齿清晰，不紧不慢。对领导讲话语言要简明扼要，对群众讲话切忌罗嗦，更不要拖音带腔。同样，思维清楚才能说话清楚。要使说话有条有理，秘书要多思考，说话前要善于打腹稿，不要信口开河，滔滔不绝，也不能沉默寡言，问一句答一句。
3、听知能力
　　秘书要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，要能从别人的冗长、反复的发言中找出要领，或是从众口交加、激烈争论中抓住重点，并且能转化为自己清晰简明的语言加以复述。听知能力还意味着秘书应努力掌握方言、外语和民族语言。我国疆土辽阔、民族众多，现在实行开放政策，横向联系和国际交流日益增多，秘书多懂一种方言、多懂一种民族语言和外语，就是多了一样交际工具，多了一条信息渠道。
4、阅读概括能力
　　秘书要善于阅读，既善于精读，又要善于快读和泛读。
5、社交活动能力
　　现代社会中的秘书不再是整天坐在办公室里整理文件或是伏案写作，而是经常要参加各种社会活动，外出联系工作，调查情况，收集信息，进行协调，参加各种会议、会谈或宴会，甚至有参加外事活动的机会。秘书人员必须具有一定的社会活动能力，懂得各种场合的礼仪、礼节，善于待人接物，善于处理复杂的人际关系。
6、协调能力
　　秘书要善于发现机关与机关之间、部门与部门之间、机关与基层之间工作上的矛盾和不平衡；要善于发现文件与文件之间政策、提法上的抵触或不一致；要善于发现领导与领导、干部与干部之间的误解和不合，并及时加以沟通、协调。
7、观察分析能力
　　秘书在工作中要时时、事事、处处做有心人，善于观察，善于发现“死角”，及时提请领导注意，要善于做拾遗补阙工作。不仅善于发现问题，而且要善于分析问题、提出解决问题的办法供领导择用、实施。观察分析能力是秘书工作由被动服务转为主动服务的前提条件。
8、应变能力
　　秘书的大部分工作都有章可循，并严格按照政策和规章制度办事。但有些工作，尤其是事务性工作，在特殊的时间、地点、条件下，也常会出现意想不到的情况。秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要有一定的机动性和灵活性。
9、使用先进办公器械的能力
　　诸如电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打字机、电子计算机、传真机、网络通讯设备等等。凡是办公室拥有的器械、设备，秘书人员都应学会使用。尽管部门内可能有专门的操作人员，但秘书人员如具有使用能力，可以备工作上的不时之需。
10、预测能力
　　预测是在大量事实和信息的基础上，对可能发生或即将发生的情况作出科学的预计。有经验并富有创造精神的秘书人员应培养和锻炼自己的预测能力，这有助于进行主动服务和预防工作差错，有助于秘书人员获得晋升为管理者、决策者的机会。

三、秘书职业道德
　　职业道德是个大众化名词，与人们的职业活动紧密相连，是人们在履行职责范围内所遵守的道德原则和行为规范的总和。各行各业都有自己的职业道德。做人要讲人品；作职业则要讲职业道德。秘书相对于其他职业而言，职业道德尤其重要，其原因主要在于这个职业最接近决策层、领导层，甚至直接参与其中，知密多，知密早，知密深。如果一旦道德沦丧，造成的损失将无法估量。由于秘书工作的从属性、被动性、事务性、综合性等特点，决定了秘书人员必须具备较高尚的人格，恪守职业道德。
　　秘书职业道德的要求主要有：
忠于职守，自觉履行各项职责；
服从领导，当好参谋；
甘当无名英雄；
谦虚谨慎，办事公道，热情服务；
遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私；
恪守信用，严守机密；
实事求是，勇于创新；
刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质；
钻研业务，掌握秘书工作各项技能。

四、秘书的素质
　　有人说，素质是人在某些方面的本来特点。也有人说，素质是实践中增长的修养，知识水平高、工作能力强的，常常被人们说成是有素质的。素质是成事之基，是立身之要。在新的历史条件下，对秘书人员的政治素养、专业知识、综合能力、心理素质、人际关系、思想观念等方面，都提出了新的更高的要求，秘书人员只有不断提高自身的综合素质，才能当好领导的参谋与助手，否则，就会事倍功半，甚至事与愿违。
1、秘书应具备的政治素养
　　秘书工作是一项政治性、政策性很强的工作，因此秘书人员首先要有良好的政治素养：坚定正确的政治方向，思想敏锐；强烈的事业心；较高的理论政策水平；实事求是的思想作风；淡泊明志，乐于奉献；踏实细致，一丝不苟。
2、秘书应具备的知识素养
　　作为一个秘书主要应具备以下几个方面的知识：文化基础知识（包括外语、计算机、人文知识等）；相关专业知识（政治、经济、法律、财会管理等知识）；专业知识（股文书、档案、会议、信访、公文写作、机关事务工作等知识）。
3、秘书应具备的能力
　　作为秘书主要应具备以下几个方面的能力：表达能力（包括口头、文字等表达能力）；调研能力（包括调查能力和研究能力）；办事能力（包括熟悉职权范围、知晓办事渠道、熟悉办事程序、了解有关业务、能区分轻重缓急）；交际能力（包括善于根不同年龄、文化程度、个性、爱好的人交往，注重礼节、礼仪，能妥善处理交际中的矛盾冲突，能控制自己的情绪）；管理能力（包括辅助决策、调查、督察）；应变能力（能适应环境、岗位和工作条件的变化，适应突发事件）；操作能力（包括办公设备、通讯工具的使用和保管）；学习能力（包括阅读力、鉴赏力、记忆力、分析力、综合概括力等）。
　　秘书人员由于工作岗位的特殊性，不仅人际关系较复杂，在紧张的工作中所遇到的矛盾和困难挫折也较多，如果没有较强的心理承受能力，就难以应付工作中所出现的各种情况，产生心理上的不适应。所以提高秘书人员心理素质，具有十分重要的现实意义。作为秘书应具备的心理素质主要是指：树立正确的人生观；确定适度的抱负水平；学会调节心理压力；克服不良心理影响；培养健康的兴趣和爱好；克服不良的嗜好，养成良好的生活习惯；积极参加各种形式的体育锻炼活动；做事有百折不回、坚持到底的勇气和毅力；具有自信、热忱、沉着、乐观饱满的情绪，有幽默感。

五、处理人际关系的准则
　　秘书人员应该有适应自己职业特点的人际关系的准则
1、尊重
　　秘书应克服人际关系中的地位障碍，不论对上司、对同事和是对重要来访者、一般交往者都要尊重。通常而言，要获得别人的尊重，首先得尊重别人。人都有自尊心，都希望得到别人的尊重。尊重别人和受到尊重，是相对相应的。互相尊重就能增进彼此的友情和信任，就能激发彼此的责任感和工作的积极性。
尊重更重要的表现是重视别人的意见和要求，但又不轻易放弃自己的原则和看法。当与对方意见不一致或发生矛盾时既不虚伪应答、随便苟同或表面敷衍，又不强辞夺理，甚至可以不作正面辩驳，而用婉转的语气进行解释。尊重也表现为要求别人时不强人所难，不把自己的观点强加于人。
2、礼貌和礼仪
　　人际关系中尊重的最初步的也是最基本的形式就是礼貌。礼貌要求秘书在公司或其他场合会见领导、上司、同事和客人时，首先应做到服装整洁、装饰得体，表情自然，待人接物时，面带真诚的微笑，举止文雅；与人交谈时，用语得体、口齿清晰、语音温和。在各种交际场合自觉注重和遵守各种礼仪礼节。
3、乐于助人
　　秘书的角色地位主要是助手，帮助主管或上司做好各项工作，甚至必要的生活照顾与服务，乃是秘书的天职。秘书工作又是综合性的工作，它需要多方面的配合和帮助才能做好。因此，秘书人员应具有根深蒂固的助人为乐的意识，养成主动、勤劳的习惯。不论对上司、同事、客户、有工作交往的普通群众，只要知道或看出对方有需要，就应主动地伸手帮助。只有这样，秘书才能获得更多人的赏识和合作，才能获得步步成功。
4、赞美他人
　　秘书不是卑贱者，但他的角色地位要求其必须是个真正的谦虚者。谦虚不等于自卑，正如自尊也不等于骄傲。确切地说，真正自尊、谦虚的人就在于他们既能正确的估量自己，又能正确地看待别人。对别人要多看优点，才能以人之长，补己之短，这是从人的道德修养角度来说的。再说，人都有受别人尊重的需要，秘书从处理好人际关系角度而言，应该多注意他人的优点，多慷慨地赞美他人。当然，赞美必须是真诚的，否则，就成为阿谀奉承，互相吹捧，成为一种庸俗、虚伪的人际关系。真诚、慷慨地赞美他人，会使秘书获得愈来愈多的朋友。
5、宽容与体谅
　　社会是五光十色、丰富多彩的，社会中的人也是各式各样的。他们的相貌、性格、爱好、知识、专长、修养、习惯等等都不一样，各有自己的特点。作为成熟的秘书应“业缘”关系看待周围的人，应从对工作有利出发与人们交往，而不能从个人好恶出发。可以说，这是无可选择的，这同个人在生活中选择情投意合的朋友完全是两码事。因此，秘书人员要善于在人际交往中学会宽容与体谅。对别人身上这样或那样的弱点或缺点要予以宽容，对别人粗鲁言语、举止或错误行为，只要不伤害公司及个人，要予以宽恕。进而能设身处地地为对方着想，多给人一点同情和谅解。
6、公允
　　公允要求秘书处事待人要公正，诚实，既不自欺，也不欺人。不贪人之功以为己有，也不文过饰非或推卸责任。
当秘书做成某件事受到领导、上司表扬，不要忘记对领导、上司提及曾经帮助过自己和提过建议的同事，并告诉同事让他们分享你的成功和喜悦；当做错事受到领导、上司批评时，秘书应该独自或更多地承担责任而不要去责怪别人。只有坚持这样做，秘书才能得到同事的广泛支持和帮助，也会受到领导、上司的赏识和器重。

六、秘书的保密工作
(一)、工作措施
　　信息的保密是所有员工基本的和重要的职责之一，是保证国家、组织利益的起码要求。
　　从载体上分信息的安全及保密工作通常包括：
1、 口头信息的安全及保密工作
2、 纸面信息的安全及保密工作
3、 电子信息的安全及保密工作
　　怎样做好信息的安全，对不同的信息载体可以采用不同的措施：
1、做好口头信息的安全
（1）、员工在岗前培训时即被告知不要在组织内部和外部谈论有关单位的保密信息，包括对其他工作人员、客户、朋友或亲属；
（2）、在没有确认电话对方身份和是否被授权获得信息之前，不要通过电话、手机、答录机给出保密信息；
（3）、只向来访者提供组织允许提供的信息，若超出范围，应向上司汇报；
（4）、遵照会议的要求传达会议信息。
2、做好纸面信息的安全
　　纸面信息包括利用纸张、各种胶片等物质作为载体的文字、表格、图形等信息，做好纸面信息的安全，可采用下述方法：
（1）、接收任何保密文件、资料等都要签收并登记；
（2）、文件或其他纸面保密信息只发给或传阅到被授权的人员，并要签收；
（3）、在传递保密文件或资料时，要放在文件夹、盒中携带，以防失密或散落丢失；
（4）、所有保密的信息应归类在专用文件夹中，并清楚标明“机密”，保存在带锁的、防火的柜子里；
（5）、离开办公室时，不把机密信息和文件留在办公桌上，应锁入抽屉或柜子，并锁好门窗；
（6）、用邮电发送保密信息，信封要封口，并标记“秘密或保密”；
（7）、为了确保安全，高密级信息可以由工作人员亲自送交收件人；
（8）、复印完成后应将保密原件取走，不要留在玻璃板上；
（9）、当传真保密信息时，须使用具有保密功能的技术设备或要求接收人等在传真机旁及时收取；
（10）、极为重要且不常使用的纸面信息可以制成缩微胶片，保存到银行保险柜里；
（11）、不再需要的保密文件要粉碎。
3、做好电子信息的安全
（1）、计算的显示器应放置在他人看不到屏幕的地方，如果来访者走近，应迅速关闭页面或关小亮度，或保存你的信息关闭显示器；
（2）、计算机打印保密材料要人不离机，负责保存和传递；
（3）、在提交电子信息之前，应向上级核对，不能给未被授权的人；
（4）、每一个使用者应该有自己的识别码，密码必须保密，经常更换；
（5）、应该使用密码来保护计算机数据，并定期更换；
（6）、计算机必须经常进行查毒、杀毒，并为了安全，不要安装借来的程序；
（7）、重要的文件要做备份，并存储在安全、加锁的地方，但要记住磁盘不能保存在过热和过冷的地方；
（8）、有保密信息的软盘不应该带出单位，以防止数据落到不应得到这些信息的人手上；
（9）、有可能计算机应安装警报系统，防止信息被盗。
（二）、相关的事项
　　一个组织的保密工作是从本单位的安全和利益出发，将秘密信息控制在一定的范围和时间内，防止被泄露和利用，是其自身价值得到充分有效地实现而采取必要手段和措施。
1、秘书在保密工作中需要注意的几方面
（1）、文件保密。
　　秘书经常要与各种文件、资料、图表等打交道，这是秘书工作的一大特点。其秘书要有很强的保密意识，对保密文件、资料，应自觉做好接收、传递、保管方面的保密工作，并且不该看的坚决不看，不该说的坚决不说。
（2）、会议保密。
　　秘书经常要参加各种会议，有不少是领导层参与的会议。这些会议内容中常有不少信息需要保密，是否公开、何时公开、向谁公开都由主管领导决定，秘书不得随意扩散和泄漏，要严格按照会议要求做好保密工作。
（3）、科技保密。
　　任何组织开展经营活动都需要科学技术以及研发创新等方面工作做支持，可以说它是企业的生命，是企业在激烈竞争中保持不败的关键。因此相关的情况都需要保密。秘书的工作性质决定其得与各种人接触，包括客户、同行、媒体、政府部门等，做好这方面的保密工作是非常重要的。
2、秘书应做好组织中特定信息的保密工作
　　从保密信息的内容上看，不同的组织会为自己划分保密范围，但每个组织中都会规定如下一些特殊类型的信息需要保密，它们包括：
（1）、人事信息
（2）、财务信息
（3）、产品信息
（4）、客户信息
　　注意做好这些特殊类型信息的安全是极为重要的，如果不注意它的安全，让不该得到的人得到它，会给组织带来极大的影响和损失。例如：如果企业人事信息中的正在酝酿的晋升信息公开，会引起员工之间不团结；聘用信息公开，会被同行挖墙脚。如果财务信息失密，会影响企业的股票价格，也会影响银行对企业的贷款。企业有关新产品的开发、市场活动和价格政策等信息是竞争对手最希望知道的，甚至可以抄袭其新产品的技术而使组织蒙受巨大损失。企业长期积累的客户信息失密，会被竞争对手挖去作为开发市场目标而使你的组织失去了客户，失去大宗业务和合同。所以每一个组织都极为重视设计方面信息的保密工作。