摘要：随着新世纪我国高职教育改革的不断深化，高职院校的发展对管理人员提出了越来越高的要求。教学秘书主要负责基层教学事务，在教学管理系统中发挥着重要的作用，文章详细阐述了高职院校教学秘书的工作职能与特点，论述了在新的时期高职院校教学秘书所应具备的素质。
　　关键词：高职；教学秘书；工作职能；业务素质

　　胡锦涛同志指出：“浩瀚而宝贵的历史知识既是人类总结昨天的记录，又是人类把握今天、创造明天的向导。”（《南国都市报》2003年12月4日）我国改革开放以来，高职教育经历了20年的艰苦探索，终于在1999年前后有了比较明确的地位和目标定位。1999年11月，教育部召开全国高职高专教育第一次教学工作会议，会后印发了《教育部关于加强高职高专教育人才培养工作的意见》（教高[2000]2号），提出高职高专教育的六个特征，明确了它在高等教育中的地位及其基本的培养目标，该文件指出了：“高职高专教育是我国高等教育的重要组成部分，培养拥护党的基本路线，适应生产、建设、管理、服务第一线需要的，德、智、体、美等方面全面发展的高等技术应用性专门人才”。必须加强系级教学管理工作，加强院系教学秘书队伍建设，提高教务管理水平。
　　一、高院校教学秘书在教学管理中的基本职能和特点
　　（一）基本职能
　　1.服务保障功能。管理即是服务，教学秘书从事的是教学行政管理，是对教学计划实施过程中的常规管理，包括教学运行管理、教学例行管理和教学档案管理，它的主要目的是维持正常的教学秩序。教学秘书从开学初直至期末，紧紧围绕为教学服务、为师生服务这一中心环节，负责处理具体的教学事务，保证教学活动的开展。
　　2.组织协调功能。组织各学院(系、部)落实各项教学工作，如教材征订、教学计划的落实、期末考试工作、毕业生的毕业资格审查等，都由教学秘书组织完成。同时，由于教学管理的许多活动呈现纵横交错的网络关系，教学任务的完成是由许多部门共同完成的，教学秘书协调着教务处、各学院(系、部)、教研室、教师、学生之间的各种关系，起着承上启下、合理统筹的作用。
　　3.检查监督功能。教学秘书是联结“教”与“学”的纽带，经常要深入课堂了解教师的教学情况、学生的学习情况，检查监督教学环节的落实情况，发现问题，及时处理，以保证教学质量和提高教学效果。
　　4.咨询反馈功能。教学秘书还承担着向师生员工宣传学校或上级主管部门制定的各种规章制度，把教学管理文件传达给师生，并主动征求和听取他们的意见和建议，及时反馈给院(系、部)领导或教学主管部门，做好上情下达、下情上呈的协调沟通工作。
　　（二）主要特点
　　1.辅助性。教学秘书是学院(系、部)领导的参谋和助手。所以，辅助性是教学秘书工作的基本特征。学院(系、部)领导的工作千头万绪，涉及很多专门性的知识和技术，领导不可能事事都考虑得很周全，这就需要秘书协助、提醒。所以教学秘书应兼有咨询和补偿功能。
　　2.服务性。教学秘书工作就是为学院(系、部)领导和师生提供优质服务的，要为领导的决策性工作创造方便条件，提高工作效率和质量。教学秘书要为院(系、部)各部门服务，为教师和学生服务，只有全心全意为这三方面服务，才能保证学院(系、部)教学任务的顺利完成。
　　3.综合性。教学秘书的工作涉及本学院(系、部)的全部教学工作。既要协助领导管理教学，又要处理教学方面的具体事务，协调方方面面的关系。
　　4.政策性。任何一个单位，任何一个领导都要在自己的工作中贯彻执行党和国家的方针、政策。作为助手的教学秘书的工作内容都与政策紧密相连。无论是辅助领导还是办文、办事都要认真贯彻执行相关政策和规定。
　　二、教学秘书应具备的素质
　　能力是影响个体顺利完成活动所必备的心理条件的综合。从教学秘书的工作性质出发，教书秘书的能力是影响顺利完成教学秘书工作的必备心理条件的综合。具体包括以下几种[1]。
　　（一）具有优良的综合素质
　　1.思想素质
　　（1）坚定的政治方向及掌握马克思主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想等思想政治基本理论，热爱党的教育事业；
　　（2）良好的政策素养，自觉的法制观念；
　　（3）优良的道德品质、敬业精神、工作责任感、事业心。
　　2.文化素质
　　（1）掌握一定的人文社会科学与相关自然科学的基础理论、基础知识；
　　（2）具有比较开阔的文化视野和文化选择与批制的能力；
　　（3）具有一定的审美眼光和文体知识。
　　3.业务素质
　　（1）具备一定的教育学、心理学及教学管理方面的基础理论知识。
　　（2）具有较好的收集、整理、传播、运用相关信息的能力。教学秘书的工作是具体的，每天要面对大量的文件、电话、会议、资料，这些材料都是从不同环节和角度，保证教学工作的顺利进行。这些信息材料的时效性、指导性和收藏价值各不相同，它涉及目前乃至今后教学的评估，教师的考核以及新专业的设置等教学工作，教学秘书必须具有迅速、准确地处理这些材料的能力，也就是对材料分门别类，收藏存档，并向系领导及时汇报，向有关教师及时通知。同时，教学秘书还要客观、全面、及时地采集基层的反馈信息，及时整理，报告有关领导，以进一步执行决策或调整补充，完善决策，使之更加符合教学实际的需求[2]。
　　总之，教学秘书收集整理的信息是校(系、部)级领导作决策的依据，信息的及时，客观全面，直接关系到校(系、部)级管理工作的效率，信息处理的不好，就会影响到有关领导的科学决策。因此，处理信息不仅是教学秘书的重要工作也是他们必须具备的能力。
　　（3）具备一定的秘书学、文书档案学、管理学及写作知识技能。写作能力是教学秘书完成工作的基本功，无论是学校内部沟通信息或者是对外进行交流，都离不开信函和文稿的撰写。及时、准确、简洁地使用书面语言写作，完整地表达思想，都将直接影响到教学秘书工作的质量。文字写作能力对于教学秘书来说是必不可少的，是一个合格教学秘书的基本要求。
　　要提高写作能力，必须不断增加写作的修养，强化写作训练，日常工作中各种教学文稿写好后，要反复读几遍，删除含混的字词和不符合语法的句子。值得一提的是，教学秘书的写作应从公文写作的特点出发，掌握好教学公文的格式的报告要结构层次分明语言准确、鲜明生动，这是对教学公文写作的基本要求。总之，多读多写是提高写作的基本和唯一手段，教学秘书应注意平时的积累和提高。