背景说明：你是光华公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。
一、

便 条

钟苗： 
　　江苏远洋公司副总经理等五人将于9月25日至28日来我公司进行考察，请你按公司惯例做出接待计划与安排，计划形成后交我审阅，待批准后再去相关部门交办具体适宜。
　　谢谢

行政经理 苏明
2003年11月21日

参考答案：
1、说明接待计划的三项内容：
（1）接待规格；
（2）日程安排；
（3）经费列支。
2、人员安排中计划中应写明；
（1）主要陪同人员；
（2）主要工作人员；
（3）住宿地点、标准、房间数量；
（4）宴请时间、地点、标准、人数；
（5）会见、会谈地点、人数、参与人员。
3、日程安排计划：
（1）日期、时间、地点；
（2）活动内容；
（3）陪同人员。
4、接待经费计划（列支）；
（1）工作经费；
（2）餐饮费；
（3）住宿费；
（4）交通费；
（5）参观费；
（6）其他不可预见费用。

二、

备 忘 录

发自：行政经理 苏明
发给：秘书 钟苗
日期：2003.11.21
内容：
　　公司成立的开发部近期有5名员工要出差，请你帮开发部列出我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤，我看过后再交给他们参考执行。
　　谢谢

参考答案：
我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤是；
1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。
2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。
3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。
4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。
5、商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。
6、如果事实商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。

三、

便 条

钟苗：
　　一些员工对信息存储过程不 太了解，时常将公司活动中形成的信息材料往文件柜中一放了事，没有进行信息登记和编码。为了使公司信息存储规范合理，请你拟写一份有关信息登记和编码的书面材料，在下周三下午由你向员工作介绍。

行政经理 苏明
2003年11月21日

参考答案：
1、登记：
（1）登记的含义：登记即建立信息的完整记录。
（2）登记分为两种类型；
①总括登记，对存储信息按批分类登记；
②个别登记，按信息存储顺序逐件登记。
（3）登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。
2、编码：
（1）编码要求；编码结构应表示出信息的组成方式及关系。
（2）编码步骤；分析所有预编的信息；选择最佳的编码方法；确定数码的位数
（3）编码的两种方法：
①顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码；
②分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类。

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