开会座位牌摆放

来源:秘书考试    发布时间:2012-03-26    秘书考试视频    评论

  会 议 现 场

  1.按与会人数准备座位牌,通常多备20多个,以备不时之需。

  2.会议前一天晚上摆放座位牌,开会前一小时再仔细检查一遍,仔细核对与会者姓名是否有错,发现遗漏或名字错误立即补救。

  3.会议桌、椅子及会议桌上的水杯、纸、铅笔等用绳子拉成一条直线、一个方向,造成一种整齐划一、壮观严谨的气势。

  4.会场门口签到处设立会议标志,说明会议名称、演讲人员姓名、会议议题以及会议的开始和结束时间。

  5.投影设备、大屏幕显示、电脑、同声传译设备(指大型国际研讨会)摆放在合适的位置,方便使用但又不影响与会者视线,并逐一检查是否备全。

  6.会场音乐安排:

  ①选择与会议主题和会议议程相适应的会议音乐,提前选择并请总负责人审听。

  ②与酒店音响师沟通,告知放音乐的顺序和曲目,上下午会议开始前以进行曲为主,是会议开始的“铃声”,会议休息间以轻松欢快音乐为主。合适的音乐能渲染会议气氛,振奋精神。

  7.电脑和大屏幕显示。开会前一天,对电脑进行预演,注意会场每个角落都要能清晰地看到大屏幕,在开会当天提前一小时再次进行预演。角度和焦距要调整好,以免字太小或偏离视线。

  8.麦克风。根据会议需求情况进行调查,是否安装固定麦克风、别针式麦克风、无线麦克风等,数量需求是多少,无论使用哪种麦克风,在会议开始前都应该有专人负责检查会场内麦克风是否足够,摆放位置是否合适,以及能否正常使用。

  9.当会议演讲者或主持人需要同与会者交流、回答问题时,应有两个服务员分开在两边传递麦克风,扫视全场。麦克风放到讲台上的时候要注意声音是否够大。会议开始前也可在发言席上放一个无线麦克,便于演讲者走动式演讲。

  10.在会议演讲台旁可根据需要准备白板、白板笔、激光笔,并需试用一遍,以确认是否能用。

  11.灯光:在需要使用视听设备时,用可以调节亮度的白炽灯较好,如有必要对灯光进行亮度控制。将所有灯光变化进行预演,如因会议议程需要,还要对在什么时候调整灯光有所准备。

  12.空调温度控制:注意场内温度的变化,及时调节温度调节装置。通常在与会者入场前把会场温度调得较低,随着与会者增多,会场内温度会自然升高,也可将温度调节装置设定一个合适的温度。避免过冷或过热。

  13.开会前,会务组提前一小时到会场,对宾馆会务各个环节全面检查一番——场地、主席台、座位牌、音响、音乐、灯光、背板、嘉宾证、文件、资料等,现场使用或“过滤”一遍,看有无漏洞、疏忽。

  14.差错举例:

  ①在布置会场时,主席台排位顺序错误,重要嘉宾、发言者姓名、职务、性别弄错。没有注意到是否保证所有与会者都能看到大屏幕。

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