秘书之办公室的职能

　　一、接收和收集信息

　　1.个人的口头信息；

　　2.电话信息；

　　3.书面信息

　　4.计算机输出信息；

　　5.传真通讯；

　　6.其他各种形式的书面联络信息，包括内部的和外部的。

　　二、记录信息

　　通过一定的记录系统进行信息的记录，并做好保密工作，这样才能使信息以一定的格式保存下来，以备日后查用。方式有：

　　1.逐字记录；

　　2.摘要；

　　3.统计分类；

　　4.直观记录；

　　5.将数据转换成计算机存储的形式。

　　三、整理信息

　　对各种信息进行整理是为了使信息以一种可用的形式出现，并在将来能发挥它的最大作用。方式有：

　　1.汇编或编辑；

　　2.计算和总结；

　　3.整理和分类；

　　4.复制或以一种完全不同的形式进行复制以供以后管理活动的需要。

　　四、以最有效的方式传播信息

　　1.人对人的口头传递；

　　2.通过电话；

　　3.通过文件；

　　4.通过图表或较直观的形式；

　　5.数据通信。

　　五、保护公司的资产

　　1.检查财务收支情况；

　　2.检查库存；

　　3.检查固定设施和装备；

　　4.建立安全保障措施；

　　5.通过履行法定义务。