秘书之档案收集工作操作

　　一、确定归档范围

　　凡是反映公司开发、经营、管理以及其他各项活动，并具有查考价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录均属归档范围，《企业档案管理办法》对此做了如下规定。

　　（1） 产品生产方面。有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。

　　（2） 经营销售方面。有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。

　　（3） 设备仪器方面。有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。

　　（4） 技术管理方面。有质量管理、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料。

　　（5） 计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。

　　（6） 物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。

　　（7） 劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。

　　（8） 财务管理方面。有财务管理中的各种账册、报表、凭证和文件等。

　　（9） 教育培训方面。有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。

　　（10） 党、政、工、团工作方面。有企业党务工作以及组织、宣传、人事、保卫工作中的各种文件材料，企业行政工作、共青团工作和工会工作中的各种文件材料等。

　　（11） 科学技术研究方面和工程建设方面。按有关规定执行。

　　（12） 其他方面。

　　二、明确归档时间

　　确定企业归档时间时要注意针对不同类型的文件确定具体的归档时间。

　　（1） 各项管理工作中形成的文件材料在第二年上半年内归档。

　　（2） 工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后3个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。

　　（3） 外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后及时登记，安装调试后归档。

　　（4） 会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。

　　（5） 电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

　　（6） 磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

　　（7） 下列文件材料应随时归档。

　　① 变更、修改、补充的文件材料。

　　② 企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料。

　　③ 企业产权变动过程中形成的文件材料。

　　4）其他临时活动中形成的文件材料。