秘书组织与参加会议技巧例题分析题
一、如何组织非正式会议（IFM） 
二、讨论非正式会议常用的两种方法？ 
三、如何成为一名有效会议组织者？ 
四、如何当好一名与会者(how to be a real participant) 
参考答案 
一、 
１、非正式会议与正式会议区别：非正式会议没有繁杂的准备工作。 
２、特征： 
１）即时召开(promptness)——随时随地 
２）形式随意(casual style)。 
３、非正式会议在形式上是非正式的，但实质上却是严肃的。为使非正式会议开得更好，有以下建议： 
１）要始终心有所思 
２）保持语调轻松 
３）限定与会者人数　
４）保证会议不要“离轨” 
５）结束会议时应表示感谢 
二、
常用非正式会议常用的两种方法 
１）集体自由讨论法(brainstorming)。 
ａ、不要对任何想法作任何评价， 
ｂ、限定时间和目标， 
ｃ、鼓励所有与会者参与意见， 
ｄ、安排人员作记录。 
２）66制讨论法(discussion 66)。每一个讨论组织由六个组员；每个特定问题的讨论每组限时为六分钟。 
３）两种方法比较。自由讨论法得到的想法多，花费时间长，能在问题的解决上进到最大努力；66制讨论法效率比较高，但在特定问题上的解决方案上无法做到最大化 
三、 
（一）会议开始前认真检查　会议开始前，会议组织者应对会议作最后一分钟的检查，以保证所有工作准备就绪，没有出现遗漏或出问题的情况。 
（二）开始会议 
１、为了避免浪费时间和让与会者感到不厌烦，应按时开会——纵然有一些参加者还没有到。 
２、会议应该以３～５分钟的介绍作为开始，包括： 
１）会议的目标和时间长度： 
２）问题的背景； 
３）可能的解决方案和约束条件； 
４）暂时的日程安排； 
５）议事程序 
最后问一下与会者是否同意你的安排。 
３、安排一名与会者作会议记录。会议开始以后，你的话讲得越少越好，有效率的领导人“就像一名谈话节目主持人，它要确保每一位与会者都有机会发言，而同时又不让某一个人大出风头。”记住会议的目的是交换意见，而不是听某个人，尤其是会议主持人在哪里喋喋不休。 
４、按照议程和时间表进行会议是非常重要的。 
（三）会议中的控制技巧 
１、所有与会者是否都参加了讨论 
２、会议是否按既定方式进行 
３、处理冲突及不同意见 
４、防止健谈者“垄断”会议发言 
５、要有时间意识 
（四）收尾好、一切好(all is well that ends well)会议的结尾同样需要很好的控制，会议主持人应对会上所讨论的问题及所形成的决议作一总结；此外，会议组织者还应该强调会后所应采取行动的意义。 
四、 
（一）事先该做什么（what should be done beforehand） 
１、对议事日程的主题和目标有很好的理解； 
２、与会者应考虑自己所应作的准备工作，有时要做一些调查研究，以保证会上所谈看法的质量； 
３、应该注意说话的逻辑性，尽量将其思想系统化，意识其他与会者易于理解和信服； 
4、应该考虑一下其他与会者可能提出的问题(或疑问)。采集者退散 
（二）当一名认真的听众(try to be a serious listener) 
１、就会议的本质而言，会议讨论是一种双向的沟通活动——听和说。 
２、当一名认真的听众是指在别人说话时，听话人应该注意听（而不是心不在焉）。这样有利于对说话人的全部观点有一个整体性的评价。 
３、一个真正出色的想法来自于与会者认真并且有效的听的态度。 
（三）作一名好的合作者(be a good cooperator) 
１、 应主动按照组织者所提要求去做。 
２、若与会者有时有自己的想法，在可能的情况下，可以向主持人提一些建议；在被接受及得到认可之前，你仍应该按要求去做。 
３、与会者应认真记录会议主持人的话，并按其要求去做。 
４、除了贡献自己的想法，可以协助主持人保持整个会议围绕着会议的目标。 
（四）选好发言的时机　选好发言的时机，可能希望别人先说，等待最好的时机公布于众。在自己的观点确信无疑时，先发言；如果缺乏信心，可在后面发言。