7．会议的值班、保卫工作 
(1)会议值班工作的内容 
1)搜集有关情况，传递各种信息。 
2)控制与会议无关人员随便出入会场。 
3)备有公司和各部门领导、后勤部门主管的联络方式。 
4)坚守岗位、人不离岗，保证会议信息的畅通无阻。 
(2)会议保卫工作的内容：与会人员的人身安全的保卫、重要文件的保卫、会场和驻地的保卫、各种设备和物品的保卫、私人贵重物品的保卫。 
8．会议文件资料立卷归档的步骤 
(1)会议文件的收集整理工作：收集范围、收集渠道、收集方法。 
(2)会议文件收集整理工作的方法 
1)责任落实到人。 
2)严格履行文件登记手续，认真检查文件缺损情况，并及时采取补救措施。 
3)注意保密。 
9．会议经费结算工作 
(1)会议收款的方法和时机 
1)在会议通知中注明收费标准、可采用的支付方式。 
2)如用信用卡收费，要问清姓名、卡号、有效期等。 
3)与财务部门确定正确的收费开票程序。 
(2)会议付款的方法和时机：演讲者费用、场租费、租用设备费等事先商定好费用，会议结束后付费。 
10．拟定开放参观活动方案 
(1)开放参观活动方案的主要内容 
1)确定开放参观活动的主题。 
2)安排开放参观的内容。 
3)选择开放参观的时机。 
4)确定邀请对象。 
5)选择参观路线。 
6)策划宣传工作。 
7)做好解说及接待准备。 
(2)安排开放参观活动的注意事项 
1)目的明确。 
2)时机选择要得当。 
3)处理好公开与保密的关系。 
4)安排好细节问题。 
5)精心做好展示工作。 
11．安排宴请活动的方法与要求 
(1)宴请活动的准备工作 
1)列出宾客名单，发出正式请柬。 
2)确定宴请时间、选好宴请场所。 
3)确定菜单。 
4)排定桌次、座次。 
5)宴请程序：迎客、入席、敬酒、交谈、散席。 
(2)宴请形式：正式宴会、便宴、酒会、冷餐会、茶会、工作餐等。 
(3)宴请目的：为代表团来访；为庆祝某一节日、纪念日；为展览会的开幕、闭幕；为某项工程动工、竣工等。 
12．拟定商务旅行计划 
(1)商务旅行计划的内容：时间、启返日期、住宿安排、会晤人员、交通工具的选择、上司或接待人的特别要求、天气状况、行程安排、差旅费用。 
(2)旅程表的主要内容：日期、时间、地点、交通工具、具体事项、备注。 
13．出国商务旅行的准备工作 
(1)办理各种必要的出国手续：撰写出国申请，办理护照，办理签证，办理《国际预防接种证书》，办理出境登记卡，订购机票，办理保险。 
(2)出行前的准备：编制旅行方案，办理兑换外币，准备随身携带物品，为上司准备携带的文件，检查相关证件，收集所到国的背景资料。 
(3)出人境手续：边防检查；海关检查；安全检查；健康检疫。 

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