四级秘书职业资格考试秘书基础知识（二）

　　2011年四级秘书职业资格考试秘书基础知识（一）

　　51、Word2003启动操作：
　　①“开始”菜单；
　　②单击“开始”，选择“运行”，键入“盘符/路径Winword.exe”“确定”
　　③快捷方式

　　52、文件存盘
　　选择“文件“菜单中的”保存“命令或者单击”常用“工具栏中的“保存”按钮或者按“Ctrl+S”键
　　如果要想改变正在编辑的文字的名字、路径或文件格式，可以打开“文件”下拉菜单，选择“另存为”命令，将弹出“另存为”对话框。在该对话框中，可以重新设置文件的存储路径、文件名以及文件类型等信息。

　　53、Word选取文本
　　①将鼠标指针移至某行最左边的选定栏中，然后单击鼠标可以选定一行文本。如果要选定多行文本，可以在选定栏中单击并拖动。
　　②按照“Ctrl”键，单击句子中的任意位置可以选定一句文本。
　　③要选定一段文本，可以用鼠标双击选定栏，也可以在该段内任意位置三击鼠标
　　④要选定整个文档，可以用鼠标在选定栏中三击
　　⑤要选定一竖块文字，可把鼠标指针移到选定文本块的左上角，按住“Alt”键的同时拖动鼠标向选定文本块的右下角移动即可。
　　⑥要选定大范围的文本，先在要选定块的起始处单击，按住“Shift”键，再单击选定块末尾。

　　54、“复制”Ctrl+C;“粘贴” Ctrl+V

　　55、创建表格
　　①使用“常用”工具栏上的“插入表格”按钮创建规则表格
　　②用“表格”菜单上的“插入”命令建立空表格
　　③用“表格”菜单上的“绘制表格”命令绘制表格

　　56、改变行高或列宽：
　　①使用鼠标进行调整；
　　②使用对话框进行精确调整。单击“表格”菜单（或表格本身）中的“表格属性”命令，单击“行”（“列” ）选项卡，精确调整

　　57、页面格式：打开“文件”下拉菜单，单击“页面设置”命令，可以打开页面设置对话框，该对话框中有页边距、纸型、版式、文档网络等选项卡，可进行相应设置。
　　58、打印预览屏幕上显示的是实际的打印效果。打印Ctrl+P

　　58、启动Excel时，系统将自动打开一个新的工作簿。该工作簿含3各工作表，名字分别为“Sheet1”,“ Sheet2”,“ Sheet3”.

　　59、单元格选定（选定不相邻的矩形区域）
　　有时需要用到不连续的单元格区域，先按“Ctrl”键，然后单击所需单元格。

　　60、数据输入
　　①输入文字：Excel默认单元格宽度是8个字符宽（4个汉字），如果输入文字超过默认宽度，就会溢出到右边的单元格内
　　注意：输入邮政编码、电话号码等时，在其前加上单引号。
　　输入文本字符靠左对齐，如是数字则靠右对齐。
　　②输入数字：Excel将自动使用科学计数法来表示，如“123456789123”，显示为“1.23E+11”
　　注意：输入数字时，数据中的单个句号将会被作为小数点处理，正号会被忽略，负数前加“-”号或用圆括号括起来。
　　③输入日期和时间
　　a、时间格式Excel自动为24时，12时需键入AM或PM
　　b、日期格式2002/3/2或2002-3-2
　　日期和时间中用空格分隔2002/3/2 20：00
　　④“Enter”确认输入；“Tab”指向右边的单元格
　　⑤清除单元格，只是删除单元格内内容；删除单元格则是将选定的单元格从表中删除

　　61、设定数据有效性步骤：P/85-86
　　①选定要增加有效检查的单元格
　　②执行“数据”菜单中“有效性”命令，出现“数据有效性”对话框，单击“设置选项卡”。
　　③在“允许”框中选择检验方式，如“小数”。
　　④在“数据”下拉列表中选择条件。
　　⑤在“最小值”与“最大值”中输入数值，比如0和100.
　　⑥按下“确定”即可。

　　62、改工作表名称：双击选中的工作表标签，工作表名反白显示，然后输入新名回车即可。

　　63、移动、复制工作表：在同一个工作簿移动工作表，只需用鼠标单击要移动的工作表标签，然后按住鼠标左键拖动。
　　注意：如果在拖动前按住“Ctrl”键，将会复制一张工作表。

　　64、关闭：Excel中同时打开了多个工作簿，为将其一次关闭，按住“Shift”，单击“文件”菜单。此时，原“关闭”命令变为“关闭所有文件”命令，单击即可。

　　65、改变数字格式的步骤是：
　　①选定需要格式化的单元格或一个区域
　　②单击“格式”菜单中的“单元格”命令，在出现的“单元格格式”对话框中单击“数值”选项卡，在“分类”下拉列表选择一项，比如“数值”。
　　③在右侧区域进行相应的设置，按“确定”。

　　66、折行：单击要处理的单元格，使单元格中的文字出现在上方的编辑栏中，然后在位于编辑栏中需要折行的文字上单击，可看到插入点出现。桉“Alt+Enter”，敲“回车”。还可用“单元格对话框”设置自动折行。在出现的“单元格格式”对话框中单击“对齐”选项卡，选中“自动换行”复选框，单击“确定”即可。

　　67、处理标题
　　在Excel中这一功能的实现是通过“合并及居中”按钮实现。步骤：按实际宽度选择要居中的标题，单击　即可。

　　67、行列高
　　①Excel中，单远格默认宽度是“8.38”。
　　②自动调整：“格式”→“行”子菜单上的“最适合的行高”或“列”子菜单上的“最适合的列宽”命令。

　　69、单元格地址：相对地址（Excel2000默认状态），绝对地址、混合地址、三维地址。

　　70、自动求和：选定要求和数值所在的行或者列中与数值相邻的单元格，单击“常用”工具栏中的自动求和∑，用鼠标选定要汇总的单元格或单元格区域，敲“回车”键或按下“确认”即可。

　　71、数据排序：
　　⑴使用“排序”对话框进行排序
　　①在需要排序的数据清单中，单击任一单元格；
　　②选择“数据”菜单上的“排序”命令；
　　③单击“主要关键字”右侧的下拉箭头，选定一个排序字段，在右边选项按钮中选中“升序”或“降序”；
　　④在“次要关键字”中选定一个排序字段，右边选“升/降序”；
　　⑤“确定”
　　⑵使用工具按钮进行排序：升序　↓，降序　↓。

　　72、PowerPoint 2003 在其中键入文本的区域是一个带虚线边框的方框，称为“占位符”。

　　73、在幻灯片窗格的下侧是备注窗格。用户在此处键入演示时要使用备注。可以拖动该窗格的边框以扩大备注区域。

　　74、要新增幻灯片，只需单击“插入”菜单下的“新幻灯片”命令，或单击“常用”工具栏中的“新幻灯片”按钮，将会出现一张新幻灯片，同时右侧的任务窗格变为“幻灯片版式”任务窗格。

　　75、页面设置步骤：
　　①打开要进行页面设置和打印的幻灯片；
　　②单击“文件”菜单中的“页面设置”命令；
　　③在“幻灯片大小”下拉列表中，选择一种幻灯片尺寸，当选择了一种尺寸后，在下面的“宽度”和“高度”数值框中将显示该幻灯片尺寸类型对应的“宽度”和“高度”。在“方向”选项区中可以指定幻灯片、备注、讲义和大纲的方向。