第五章 信息与档案

　　多为选择题，这部分也可能出现大题（可能在档案与沟通中选择一个）

　　1.多选：信息开发的主要形式：P401下

　　2.剪报的优点：成本低，获得的信息量多 不足的是：缺乏时效性、可靠性 P402上

　　3.信息资料索引可分为篇目索引和内容索引。 P402中

　　4.文摘的类型：指示性文摘（适用于信息篇幅长河内容复杂的情况）和报道性文摘 P402

　　5.多选题：信息编写的类型：5点 书上第403页下面

　　6.信息开发的方法：主要注意第三点（纵深发）和第四点（连横法） P404中

　　7.仔细看书上第405页信息开发的类型，一次信息的形式有剪报、外文文献的编译等；二次信息的形式有目录、索引、文摘和简介等；三次信息提供的是评述性的、动态性的、预测性的信息，其形式有：简讯、综述、述评、调查报告等 P405中 其考察方式是：从中抽出4个，让你选择哪些是一次信息？二次信息？三次信息？

　　8.信息开发技巧：抓住热点、针对难点、找准亮点、超前预测、突出特色 P405中

　　9.信息利用中要使用跟踪卡，跟踪卡的定义。P406中

　　10.信息咨询服务的表现形式：报刊索引服务、信息线索咨询服务、统计资料的咨询服务。P407 考题形式：在给出别的一个，构成四个选项

　　11.信息反馈的形式：正反馈和负反馈，前反馈和后反馈 四选题 P408

　　了解前反馈的定义：在信息发出之前，向信息发出者表示的要求和愿望 如来自基层和群众中的建议和呼声等 后反馈的定义：信息在发出后，信息接受者对信息做出的反应 P408

　　12.信息反馈的特点：针对性、及时性和连续性 P409中

　　13.选择题：开展档案利用的方式和途径有：（1）开设阅览室（2）档案外借（3）制发档案复制本 （4）出具档案证明 P411

　　14.开架阅览的做法是：（1）科技档案副本（2）非密的或密级较低的（3）编制“科技档案检索图表” 选择题P411

　　15.档案外借的制度：（1）办审批手续（2）外借期限不易过长（3）数量要有所限制（4）保证按期归还 P411

　　16.档案复制本分为副本和摘录两种 P411

　　17.档案人员只有在利用者正式申请下才能出具档案证明。

　　在证明中只能对有关材料进行客观地、如实地叙述或摘录，尤其对所要证明的问题起关键性作用的内容应做到与原件的字、句，甚至标点完全吻合。 P412中

　　18.印发目录包括内部印发（向内部各机构和下属单位印发）和外部交流两种 P412

　　20. “提供档案利用”是针对档案管理者而言；“利用档案”是针对利用者而言 P412下

　　21. 档案参考资料具有问题集中、内容准确、文字精炼、概括性强的特点 P413中

　　22. 把书上第413页下的几种常见的档案参考资料的编写看一下 他的考题类型可能是根据一定的背景，让你选择。如对于一个搞科技的企业来说，编写档案参考资料的一句诗（）则选书上第415页的第八点、第九点和第十点。 因此要知道，对于不同类型的企业，其依据不同。

　　23. 大事记的概念 P413中

　　秘书编写的大事记主要是持续反映本单位情况的单位大事记。 在编写的时候，具体要求是：（三点）第一，观点正确，用材真实；第二，大事突出，要是不漏，小事不记；第三，系统条理，简明扼要 P413

　　大事记的内容有大事时间和大事记述两部分组成。

　　23.组织机构沿革和企业年鉴 可能要反过来考。 如：选择题：系统记录一个单位或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革的情况的一种文字材料是（） 选择：组织机构沿革 同时，企业年鉴也是如此的考法 P414

　　24.统计数字汇集按其内容可分为综合性和专题性两种 P414中

　　25.针对性地提供档案服务的人员：计划决策人员、基层管理者、科研人员、工程技术人员P416中的四个大标题

　　关于录像答题技巧：

　　一般：（1）看秘书的着装，看是否着职业装（2）办公桌是否整洁、信函要分类放置（3）在打电话时，注意：①电话要在铃响三声内接电话②要用礼貌用语，如您好等？③上班时间不得占用电话聊天（4）保密：①不能对好朋友泄密②不能为了炫耀，泄密③不能因为老板吵你，赌气泄密

　　（一） 关于商务活动中的签字仪式：书上第389页

　　注意：迎客:秘书在大门口迎接，领导在会议室等待迎接；客人应坐在右边；签字厅应整洁干净；签字桌应为长桌，桌布应为绿色；实现应准备好签字用具：如合同文本、签字笔、吸墨器等；桌上要摆放双方国旗；入座座位，助签人应在主签人的后面；其他随从人员的位置要注意；合同第一次交换由助签人完成，第二次交换由签字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共饮香槟酒互相庆祝；最后谈话要注意：不谈政治、宗教；不问婚否；身子预言：注意OK在不同国家的意思不同。

　　（二） 宴请

　　注意：场地的选择；点菜时要注意对方有无忌口；迎客的方式；入座的顺序;关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项；可能涉及到招标书的准备工作和投标，注意其日期；秘书要为上司准备好信息资料；电话保密工作；会议通知包括哪些内容；管理上司日志时，若上司日志发生变化，则应当先调整上司日志，再调整自己的日志，然后提醒上司日志已变化，最后通知对方，并致歉

　　(三)有关商务旅行：详见书上第397页（秘书与领导一起出行，可能还有其他人员）

　　注意：做好出行前的准备，拟定出访方案；包括意图和目的，出访时间、地点和路线，费用情况和简单要求等。仔细看书上399页的表格，准备好后要想上司汇报。召开全体出访人员预备会，给上司提醒。

　　（四） 有关沟通：可能员工家属来闹事

　　注意：好好看看书上的第239页的沟通策略，这是一个对外的横向沟通问题。

　　秘书有无做到换位思考；耐心倾听；秘书有无做到日常接待，如倒水等；如果对方着急，秘书不可以急，应该有耐心；秘书在接待过程中要注意保密工作；与对方说话时，不能出现有“让我告诉你……的电话和地址”，即在未经领导的授权下，不能说出领导的电话和地址。对方提出一些要求，秘书要向上级请示；若上级正在开会或接待他人，秘书不能直接进去向领导说，而应写成便条形式，把领导叫出来汇报。领导在未吱声的情况下，秘书不应该说出该如何如何决定。