信息利用的要求

　　1信息利用要给组织带来效益

　　2信息利用要对社会环境和公众负责。不能损害社会环境和公众利益

　　3信息利用要严格遵守信息法规，遵守知识产权保护的相关法律法规

　　登记

　　（1）登记的含义：登记即建立信息的完整记录。

　　（2）登记分为两种类型；

　　①总括登记，对存储信息按批分类登记；

　　②个别登记，按信息存储顺序逐件登记。

　　（3）登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。

　　编码：

　　（1）编码要求；编码结构应表示出信息的组成方式及关系。

　　（2）编码步骤；分析所有预编的信息；选择最佳的编码方法；确定数码的位数

　　（3）编码的两种方法：

　　①顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码；

　　②分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类

　　提供档案利用的要求及方式

　　1要求：依法开展利用工具 主动及时开展利用工作 不断完善档案服务方式和手段 掌握本单位近期工作重点、重大活动据此开展档案利用工作

　　2方法：开设阅览室提供利用 档案外借 制发档案复制本 提供咨询服务 印发档案目录 举办档案展览

　　编写大事记的工作步骤和注意事项

　　1.接受任务后，首先收集有关文件和材料，掌握公司成立至今以来发生的一些大事和要事， 接下来了解编写大事记的注意事项，如材料真实编写时突出大事不要漏要点抛掉小事。编写大事记注意系统性和条理性，简明扼要。写完之后要让经理过目，经理认为没有问题后将其制作成展板，供客阅览了解使用。同时要将该大事记放在公司的参考资料里，以后逐年编写。

　　2.大事记主要由大事记记述和时间组成。大事记述是大事记的核心部分，通过许多重大事件的记述，反映历史发展的概貌和规律。大事的合理选择是撰写着部分之一。大事时间要求有记载准确的日期，不用模糊的字词。而且对每件大事均写明某年某月某日，尔后再按大事发生的时间顺序进行排列。