内容

概念

建设工程文件：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件
建设工程档案：在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案

特征

(1)分散性和复杂性：建设工程周期长，生产工艺复杂，建筑材料种类多，建筑技术发展迅速，影响建设工程因素多种多样，工程建设阶段性强并且相互穿插。分散性和复杂性决定了建设工程文件档案资料是多层次、多环节、相互关联的复杂系统
(2)继承性和时效性：随着建筑技术、施工工艺、新材料以及建筑企业管理水平的不断提高和发展，文件档案资料可以被继承和积累。同时，建设工程文件档案资料有很强的时效性，文件档案资料的价值会随着时间的推移而衰减，有时文件档案资料一经生成，就必须传达到有关部门，否则会造成严重后果
(3)全面性和真实性：建设工程文件档案资料只有全面反映项目的各类信息，才更有实用价值，必须形成一个完整的系统。另外，建设工程文件档案资料必须真实反映工程情况，包括发生的事故和存在的隐患
(4)随机性：部分建设工程文件档案资料的产生有规律性，但还有相当一部分文件档案资料产生是由具体工程事件引发的，因此建设工程文件档案资料是有随机性的
(5)多专业性和综合性：建设工程文件档案资料涉及多种专业并同时综合了质量、进度、造价、合同、组织协调等多方面内容

内容

通用职责

(1)工程各参建单位填写的建设工程档案应以施工及验收规范、工程合同、设计文件、工程施工质量验收统一标准等为依据
(2)工程档案资料应随工程进度及时收集、整理，并应按专业归类，认真书写，字迹清楚，项目齐全、准确、真实，无未了事项。表格应采用统一表格，特殊要求需增加的表格应统一归类
(3)工程档案资料进行分级管理，建设工程项目各单位技术负责人负责本单位工程档案资料的全过程组织工作并负责审核，各相关单位档案管理员负责工程档案资料的收集、整理工作
(4)对工程档案资料进行涂改、伪造等，应按规定予以处罚

建设单位职责

(1)在工程招标及与勘察、设计、监理、施工等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求
(2)收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档
(3)负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作
(4)收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案
(5)在组织工程竣工验收前，应提请当地城建档案管理部门对工程档案进行预验收
(6)对列入当地城建档案管理部门接收范围的工程，工程竣工验收3个月内，向当地城建档案管理部门移交一套符合规定的工程文件
(7)必须向参与工程建设的勘察设计、施工、监理等单位提供与建设工程有关的原始资料，原始资料必须真实、准确、齐全
(8)可委托承包单位、监理单位组织工程档案的编制工作

监理单位职责

(1)应设专人负责监理资料的收集、整理和归档工作，在项目监理部，监理资料的管理应由总监理工程师负责，并指定专人具体实施，监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档
(2)监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序
(3)可以按照委托监理合同的约定，接受建设单位的委托，监督、检查工程文件的形成积累和立卷归档工作
(4)编制的监理文件的套数、提交内容、提交时间，应按照现行《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328—2001)和各地城建档案管理部门的要求，编制移交清单，双方签字、盖章后，及时移交建设单位，由建设单位收集和汇总

施工单位职责

(1)实行技术负责人负责制，逐级建立、健全施工文件管理岗位责任制，配备专职档案管理员，负责施工资料的管理工作
(2)建设工程实行总承包的，总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总承包单位
(3)可以按照施工合同的约定，接受建设单位的委托进行工程档案的组织、编制工作
(4)按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕，再移交建设单位进行工程竣工验收
(5)负责编制的施工文件的套数不得少于地方城建档案管理部门要求，但应有完整施工文件移交建设单位及自行保存，保存期可根据工程性质以及地方城建档案管理部门有关要求确定

地方城建档案管理
部门职责

(1)负责接收和保管所辖范围应当永久和长期保存的工程档案和有关资料
(2)负责对城建档案工作进行业务指导，监督和检查有关城建档案法规的实施
(3)列入向本部门报送工程档案范围的工程项目，其竣工验收应有本部门参加并负责对移交的工程档案进行验收

内容

质量要求

(1)归档的工程文件一般应为原件
(2)工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程
(3)工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合
(4)工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水；不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等
(5)工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备
(6)工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm×210mm)。图样宜采用国家标准图幅
(7)工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图样一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机所出图的复印件
(8)所有竣工图均应加盖竣工图章
(9)利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图
(10)不同幅面的工程图样应按《技术制图复制图的折叠方法》(GB/T10609.3—2009)统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面
(11)工程档案资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作，主要技术指标(解像力、密度、海波残留量等)要符合国家标准，保证质量，以适应长期安全保管
(12)工程档案资料的照片(含底片)及声像档案，要求图像清晰、声音清楚、文字说明或内容准确
(13)工程文件应采用打印的形式并使用档案规定用笔，手工签字，在不能够使用原件时，应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处

立卷原则

立卷应遵循工程文件的自然形成规律，一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷

立卷方法

(1)工程准备阶段文件可按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷
(2)监理文件、施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷
(3)竣工图、竣工验收文件可按单位工程、专业等组卷

卷内文件的排列

(1)文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列
(2)图样按专业排列，同专业图样图号顺序排列
(3)既有文字材料又有图样的案卷，文字材料排前，图样排后

案卷的编目

(1)编制卷内文件页号
(2)编制卷内目录
(3)编制卷内备考表
(4)编制案卷封面

内容

建设工程档案的验收

(1)列入城建档案管理部门档案接收范围的工程，建设单位在组织工程竣工验收前，应提请城建档案管理部门对工程档案进行预验收
(2)城建档案管理部门在进行工程档案预验收时，应重点验收以下内容：
1)工程档案分类齐全、系统完整
2)工程档案的内容真实，准确地反映工程建设活动和工程实际状况
3)工程档案已整理立卷，立卷符合现行《建设工程文件归档整理规范》的规定
4)竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章
5)文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备
6)文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求
(3)国家、省市重点工程项目或一些特大型、大型的工程项目的预验收和验收，必须有地方城建档案管理部门参加
(4)为确保工程档案的质量，各编制单位、地方城建档案管理部门、建设行政管理部门等要对工程档案进行严格检查、验收。编制单位、制图人、审核人、技术负责人必须进行签字或盖章。对不符合技术要求的，～律退回编制单位进行改正、补齐，问题严重者可令其重做。不符合要求者，不能交工验收
(5)凡报送的工程档案，如验收不合格将其退回建设单位，由建设单位责成责任者重新进行编制，待达到要求后重新报送。检查验收人员应对接收的档案负责
(6)地方城建档案管理部门负责工程档案的最后验收，并对编制报送工程档案进行业务指导、督促和检查

建设工程档案的移交

(1)列入城建档案管理部门接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月内向城建档案管理部门移交一套符合规定的工程档案
(2)停建、缓建工程的工程档案，暂由建设单位保管
(3)对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计单位、监理单位、施工单位据实修改、补充和完善工程档案。对改变的部位，应当重新编写工程档案，并在工程竣工验收后3个月内向城建档案管理部门移交
(4)建设单位向城建档案管理部门移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接
(5)施工单位、监理单位等有关单位应在工程竣工验收前将工程档案按合同或协议规定的时间、套数移交给建设单位，办理移交手续