1、公文的稿本 
（1）草稿。不具备正式公文效用，常有“讨论稿”“征求意见稿”“送审稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本标记。 
（2）定稿。具备正式公文效用，是制作公文正本的标准依据。有法定的生效标志（签发等）。 
（3）正本。正本是格式正规并有印章或签署等表明真实性、权威性、有效性的标。 
（4）试行本。在试验期间具有正式公文的法定效力。 
（5）暂行本。在规定的暂行时间内具有正式公文的法定效用。 
（6）副本。正本复份（与正本同时印刷）在外形上与正本没有区别，具有相同的法律效用；作为复印件的公文副本（如抄本、复印件）不具备公文的法定效用，需加注“副本”字样标记。 
（7）修订本。可以标题结尾处标作：“（修订本）”，也可在标题下做题注，在圆括号内注明“某年某月修订”。 
2、公文写作的基本要求 
合“法”、求实、合体、简明、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久。 
3、行文规则 
可以采用越级行文方式的情况：一是由于情况特殊紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重大损失；二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决；三是有上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项；四是出现需要直接询问、答复或联系不涉及被越过的机关职权范围的具体事项；五是需要检举、控告直接上级机关等。 
行政机关不能迳向党的组织发布指令性公文，一般也不得以行政机关名义迳向党的组织报告工作或请求指示或批准。 
4、公文写作的语言运用 
公文语言的特点：庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范。 
公文中需用历史年号时，要先标出公历年份，再注历史年号并加圆括号，如1912年（民国元年）。 
数量表示时，表示增加时用倍数或分数，表示减少时只能用分数。 
5、各种文种的撰写 
（1）规范性公文。规范性公文一般包括文件标题、发布或通过或批准的日期、章题、正文；规范性公文的标题由事由（问题）、文种两部分构成；正文中开始部分的制定目的是规范性公文的核心内容与指导性“纲领”。 
（2）决定。标题由发文机关、事由、文种组成。 
（3）决议。其性质、功用与决定没有大的差别，特点在于必须经过会议讨论通过或批准。 
（4）通知。标题由发文机关、事由、文种组成。 
（5）通报。标题由发文机关、表彰或批评的对象与事实性质（情况）以及文种（通报）。 
（6）批复。标题写明发文机关、事由、文种，必要时也可在标题中标明“同意”“批准”与否的态度。 
（7）通告。标题由发文机关、事由、文种构成，有时可省略事由或只标注文种。 
（8）请示。标题由发文机关名称、事由与文种构成。 
（9）函。依格式正规、郑重的程度，函有公函、便函之分；依行文主动与否，函又可分为发函、复函。格式正规、郑得、涉及相对重要问题的是公函；相对灵活（略去标题、发文字号等）并涉及一般具体事项的是便函。 
6、公文处理的基本原则 
（1）法制原则。指处理方法手段、程序手续、行为准则与方法规化、制度化。（2）实事求是原则；（3）全面技师原则；（4）时效原则；（5）集中统一原则；（6）党政分工原则；（7）保密原则；（8）简化原则 
7、收文处理的一般过程 
（1）公文的收受与分流 
签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，收到公文。登记形式有薄式、卡片式、联单式 
外收文登记。由外收发人员在完成签收工作后，对收文情况做简要记载。 
启封。外收文登记完成后，统一交由内收发人员，统一启封或径送有关领导亲启。 
内收文登记。由内收发人员对收文情况做详细记载。 
分办。有关人员将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。 
摘编。文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件编写文摘、提要、综述、汇集有关数据资料。 
（2）办理收文 
拟办。由部门负责人或有关具体工作人员提出处置意见，供有关领导审核定夺。 
批办。机关领导者或部门负责人提出处置意见。 
承办。有关工作人员按意见具体处置公文所针对的事务和问题。 
注办。由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。 
（3）组织传阅与催办查办 
组织传阅。使公文有工作人员中的有效传阅活动。 
催办。由公文处理管理机构或承办人对公文承办过程实施的催促检查。 
查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况进行的核查协办工作。 
（4）处置办毕公文 
包括：阅卷归档、清退、暂存、销毁。 
8、发文处理程序与方法 
（1）文稿形成 
拟稿。撰拟公文文稿。 
会商。当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意和协助。 
核稿。文稿在送交有关领导签发或会议通过前，由专人进行全面核查。 
签发。指由机关领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿。按签发人身份、地位及工作程序的不同，签发分为正签、代签、核签、会签等数种。 
（2）公文的制作 
注发。定稿形成后，批注缮写印发要求的活动，以使签发意见进一步具体化、技术化。 
缮印。制作供对外发出的公文。 
用印或签署。在印毕的公文上盖发文机关公章，或请有关领导签名。 
（3）公文的对外传递 
分装。按规定具体拣配和封装公文。 
发出。将分装完毕的公文以适当的方式发给受文者。 
（4）处置办毕公文 
包括：阅卷归档、暂存、销毁。 
9、公文销毁的方式和范围 
销毁的主要方式有：焚毁、重新制成纸浆、粉碎、清洗消磁（磁盘、磁鼓、磁带）。 
以各种方式销毁公文均应履行如下程序手续：由文书部门组织对公文进行鉴定；确认应销毁后逐文逐件核定造册；呈请本机关或上级机关有关领导审定批准；获准后再行销毁。任何个人均不得私自销毁公文。