管理咨询师我考网纲内容第一部分:管理咨询的改善方案设计

来源:管理咨询师考试    发布时间:2012-04-24    管理咨询师考试视频    评论

  诊断阶段的成果是弄清了客户存在的问题及其原因,这为提出进一步的改善建议提供了方向和思路。但是,只有方向和思路还是不可能解决存在的问题,还必须进行与之配套的详细方案设计,并以此指导员工的行动,才能克服管理上存在的问题。犹如人要过河,解决方案的方向和思路是在两岸架一座桥。只有架桥的思路没有桥,人还是过不了河。只有把桥的图纸设计出来,并指导员工把桥造出来,才能最后解决过河的问题。
  为了实现改善方案设计阶段的任务,其工作步骤如改善方案设计阶段工作流程图。
  改善方案设计阶段工作流程图
  改善方案的设计
  改善方案的设计是依据诊断阶段提出的改善方向和重点,对业务流程、操作规程和管理制度重新建立或在原有基础上进行修改、补充和完善的过程。这个过程包括详细方案的构思、必要的验证、梳理归类和文本形成等环节。
  (一)改善方案的构思
  任何一个设计在正式出方案之前,都有一个构思的过程。即把方案的框架结构和重要环节的操作要点,逐一描绘出来,并且进行平衡、修改、补充使之逐步完善。
  1.详细设计方案的基本内容
  由于客户情况不一样,咨询项目的内容不一样,详细方案所包括的内容也会不一样。但是,设计方案一般包括业务操作层面和管理活动层面的内容。两个层面都涉及有关部门或岗位的权限与责任、质量要求、业务操作或工作流程、管理或操作方法、需要的条件等内容,还涉及阻碍方案执行的因素等其他内容。
  2.详细设计方案构思的来源
  (1)在原有做法的基础上梳理和完善
  通过对客户内部已有的做法进行梳理和完善,形成新的解决方案。常用的分析方法有ECRS和5W1H1C分析法。
  ECRS是分析问题的方法。即对客户现有的做法逐一审查:有没有可以排除(Elimirate)的、有没有可以合并(Combine)的、有没有可以调整顺序(Rearrange)的、有没有可以简化(Simplify)的。
  5W1H1C也是一种分析方法。即对客户现有的做法逐一提出问题:在做什么事(What)?为什么要做这件事(why)?应该由谁来做这件事(Who)?应该在什么时候做这件事(When)?应该在哪里做这件事(Where)?应该怎样做这件事(How)?做这件事的费用有多少(或效率有多高)(Cost)?
  上述提问方式,将有助于把客户原有做法中不合适的内容进行调整,不足的内容进行补充,使之成为完整的方案。
  (2)借鉴其他企业成功的做法
  企业管理,尽管不同的企业有许多特性,但仍然有许多共性的做法,其不同点更多的是在细节上。所以根据管理理论的要求,吸收其他企业,特别是先进企业行之有效的实际做法,是进行方案设计的又一个重要思路。
  (3)多种方案的整合
  对于企业在某个方面存在的管理问题,虽然企业本身并没有形成一套完整可行的解决方案,但是,许多员工对解决该问题都有自己的建议。这些建议单个看可能并不完整,但能够从某一个方面解决一定的问题。此时,出于形成咨询建议的目的,需要在确立有效的解决思路的基础上对大家的建议进行取舍和整合,从而形成最终的建议方案。需要注意的是,整合并不是简单的叠加,而是围绕解决问题的核心思路进行的创造性工作。这样出来的方案,可能融合了很多人的建议和意见,但又不是任何单一个人的建议。
  在方案整合过程中,可以也采用前述的ECRS和5W1H1C分析方法。
  (4)设计方案构思的创新
  在企业管理咨询中,需要完全创新的解决方案并不多,但是针对企业一些非常棘手的管理难题,则必须提出创新性的方案,才能解决这些问题。由于中国处在持续而深刻的变革之中,中国的国情又与西方发达国家有很大的差异,国内企业的管理问题也是形形色色。这些问题在管理理论中没有现成的答案,没有其他企业的现成的经验可以借鉴,企业员工也没有好的思路可以整合。因此,需要咨询人员以管理基本理论为依据,深人分析问题的本质,并通过各种方法创造性地提出解决思路来。
  方案创新常用的方法之一是"头脑风暴法(Brain Storming)"。头脑风暴法的基本做法是:
  ①邀请5-8人在一起;
  ②主持人说明需要解决问题的内容、意义,请大家帮助出主意,同时宣布会议三条规定:
  第一,庭外判决原则。对各种意见、方案的评判必须放到最后阶段,此前不能对别人的意见提出批评和评价。认真对待任何一种设想,而不管其是否适当和可行。
  第二,各抒己见,自由鸣放。创造一种自由的气氛,激发参加者提出各种可能的想法。
  第三,除提出自己的意见外,鼓励参加者对他人已经提出的设想进行补充、改进和综合。
  ③记录人员认真记下每人意见,事后进行整理。
  值得指出的是,一个高质量的咨询方案的形成往往需要综合运用上述几种方式。
  构思解决方案的时候,应考虑如何用简单、方便、通俗的办法解决实际问题,而不是片面追求解决方案如何新、如何深奥、如何前沿。
  3.构思多套方案
  每个项目应构思三套左右的改善方案,并且注明每一套方案的限制条件、所需的资源和优缺点。典型的三套方案至少包括:一种是最理想的方案,可能需要较多的资源和成本投人;一种是最小化的方案,投入不多但是收效也不很明显;另一种则是两者之间的平衡,但无论任何一套方案,都必须具有可操作性。之所以要构思多个方案,主要是由于客户的资源状况和领导者个性特点等的不同,对方案的选择也可能不同,而咨询方案的最终选择权在客户。
  4.方案构思时应让客户充分参与
  方案构思的主角是咨询人员,但整个过程中应让客户充分参与。首先,客户有丰富的实践经验,能提出许多有益的参考意见;其次,方案的执行者是客户,他们对方案理解得越透,执行会越好,特别是自己提出的方案,从个人感情角度更容易接受。
  (二)详细方案构思的验证
  咨询方案构思出来之后,需要加以试验验证,验证方案的有效性、可行性、实用性。对实验中暴露出来的问题或不足,应逐一加以修正和完善。
  实验活动全过程包括:明确实验方法确定实验过程进行实验实验结果分析。
  实验全过程应由咨询人员主持,同时吸收客户有关人员参加。
  对于有可能影响正常生产经营活动的试验验证,或需要花钱财、物资的实验,应请示客户高层主管领导批准,以防止产生负面后果。
  (三)详细方案文本草案的形成
  这里的文本是指在改善方案的基础上所形成的完整的文字材料。在设计方案构思完成之后,由负责该部分的咨询人员进行整理、加工,形成设计方案文本草案。
  1.咨询项目组内部讨论设计方案的构思
  在设计方案构思正式确立之前,最好先在咨询项目组内部讨论一下。这样做既可以充分听取其他咨询人员的意见和建议,吸取他人的经验,发挥团队作用;又可以在咨询团队内部实现资源共享。
  方案构思是否可行,由项目组组长决定。
  2.设计方案文本的表达形式
  (1)采用咨询建议的形式
  咨询建议形式包括设计报告或者直接给出建议两种方式。采用这种方式一般包括“怎样做?”“为什么这样做?”“需要一些什么样的条件?”等。如果该方案被采纳,客户将在实施指导期间,正式制定管理文件和业务操作规程,或者修改相关的管理文件和业务操作规程。
  (2)采用管理文件或操作规程的形式现在许多客户要求咨询项目组把改善方案直接写成相应的管理文件(制度)或业务操作规程,或直接对客户原有的上述文件(制度)进行修改。
  3.设计方案文本草案的编写
  负责该方案设计的咨询人员,根据内部讨论意见和方案文本表达形式,起草文本草案。

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