一、单证工作机构设置
单证工作的机构设置，各地概况企业不尽一致。有的单证工作归属营业部，有的在储运部，有的储运、营业部门各有分工，有的还专设单证部。尽管分工所辖不尽不异，但单证工作的要求、内容和根基原则是不异的。
　　梗概况系统内各个专业公司的单证建造轨范来看，大致有下列3种形式：
　　1.分段法 营业部门缮制剖析单，由单证部门负责缮制各类结汇单证及送银行结汇。
　　2.流水法 缮制剖析单→缮制各类结汇单证→交单结汇。由各个营业环节分袂负责，流水操作。
　　3.一条龙法 即从缮制剖析单→缮制各类托运单证、结汇单证→送银行议付，均由统一单证员操作完成。
　　从上述3种形式来看各有利弊，但从提高工作效率出发仍是第三种斗劲理想。
　　因为前面两种形式，一份单证要流转多人之手就不易查找，而且单证员常识面相对狭小，遇有问题，往往联系隔膜，晦气于体味和把握单证周全的营业常识。
　　而第三种形式，一竿子到底，除了能培育成多功能型的单证员外，还可以兼顾到经办单证的轻、重、缓、急。单证员经由持久营业勾当，能试探出自己负责这项工作的纪律，阐扬主不美观能动性，从而能成立起一套科学化的工作秩序。
　　二、单证打点的意义
　　对概况易单证是对概况易营业勾当的资料，是商品通顺的原始凭证。它反映了整个商品流转过程，在必然的时刻内是一套主要的营业档案资料，具有主要的覆按价值。是以，交单往后各企业应增强单证的档案打点。
　　1.为统计供给原始资料
　　在对概况易营业勾当中，经由过程对单证的清算分类，挂号统计，做到心中稀有，对把握货源、组织货源，跟尾打算进货、摸清外销历程、促进商业使命的完成有着慎密亲密的关系。出格是对概况企业打算的编制、搜检打算完成进度、为实现打算切确性有主要的意义。
　　2.为剖析概况工作质量供给资料
　　搜检概况企业各项工作指标完成进度，均需要资料，如对概况打算切确性、履约率、资金周转率、费用指标以及通顺费用等各项指标的资料堆集等。由此可见，概况单证是供给这些数据的靠得住依据，从催促进概况企业经营打点的改善。
　　3.为发芽和措置营业差错事情供给资料
　　在概况营业勾当中，差错事情时有发生。出格对商品数目溢缺，品名规格(品级)不符，国别(地域)互串等错收、错运、多装、少装等差错事情的发生，必需菜叫协因，分清责任，吸收教训，增强教育，采纳法子，提防此后，以达到平安优质，不竭提高概况工作质量。这些均要求概况单证供给需要的资料。
　　三、单证的打点体例
　　概况营业中各项单证经由多环节的操作流转，反映了商品流转的全过程，为营业上的测算和查核供给了依据，可供有关部门的发芽核实。在营业成交后，单证要周全收集汇总，并进行当真的搜检核对，清算装订，编号归类，列档存查，妥帖保管。
　　概况单证保管的形式一般有两种：即分手归档和集中归档。前者由各经办部门分袂自行保管，后者由专门部门负责集中统一保管。虽然单证保管体例与形式分歧，但总的单证保管要求不异，都应该做到单证齐全，单证相符、顺次枚举、装订整洁、发芽便利、有利营业。