为了更好的为进出口企业和知识产权权利人提供信息服务，方便备案申请人办理有关手续，海关总署于2004年9月开发使用了“知识产权海关保护备案申请系统”（以下简称“备案系统”）。
“备案系统”具有以下功能：
（一）  信息查询
知识产权权利人和进出口企业无需进行用户注册，便可以直接查询全部已经海关总署核准的备案信息。为保守知识产权权利人的商业秘密，允许公开查询的仅限备案申请人名称、备案权利名称、权利登记或者授权号、核定使用商标的商品等已公开信息。对知识产权权利人制定的联系人的姓名、联系方式和被许可使用知识产权的企业等信息，只有知识产权权利人通过注册为用户后才能查询；
（二）备案申请
备案申请人注册为用户后，可以向海关总署提交知识产权的备案申请，并可以查询海关总署受理申请的日期、备案费到帐、海关总署的审核意见和核准备案日期和备案号等信息
（三）备案信息自我管理
申请人通过系统可以修改、撤回本人已经提交的备案申请、对本人名下的备案信息进行查询、统计、排序、打英输出等方式进行管理，以便及时发现需要变更或者续展备案的情况；
（四）备案变更
申请人对联系人、通讯地址、电话和传真等通讯方式、被许可人名单等备案信息，可以通过系统自行修改，不必再以书面形式向海关总署申请变更。这对人员流动大和需要变更备案信息频繁的知识产权权利人来说，十分便利。
最后，需要说明的是，不论是否注册为用户，任何人使用“备案系统”都无需支付任何费用。