3.6 文件和信息交流 
　　3.6.1 设施正常操作和维护所必需的图纸和其他专利文件应容易得到并保持最新。 
　　3.6.2 在作业中，与材料潜在危害有关的资料应保持最新。依据对人员进行的风险评价来监测人员暴露情况，交流所采取的防护措施，记录和审核相应的健康数据。 
　　3.6.3 与原材料和产品有关的潜在危害资料应形成文件并进行交流，以确保正确运输、使用和处置。 
　　3.6.4 应保存和保护好与操作、维护、检查和设施变更方面有关的记录。记录字迹清楚，易于识别，并能追踪所涉及的活动。 
　　3.6.5 应有辨识、控制和维护记录的程序，记录中就包括培训记录、审查和评审结果。应定期检查方针、程序和指导文件，并及时予以修改替换。应规定记录保存期，过期文件应能及时从所有发放和使用场所中收回。 
　　3.6.6 应有对EHS事务进行自由和公开交流的程序。例如，建立“热线”电话，使雇员能反映违反EHS方面的疑问和问题。注意保密性，并以所反映的情况进行调查和处理。 
　　3.7 设施设计和建设  
　　3.7.1 应将工程管理体系和程序形成文件，文件应易于理解，并由有资格的人员来执行。EHS管理人员应参与各级设施的规划和工艺设计工作。 
　　3.7.2 在新的或改造设施的设计和建造过程中，应使用满足或超过相关管理要求、经认可的设计规程和标准；在无规章的地方，应使用能经认可的体现公司要求的设计规程和标准。 
　　3.7.3 应有一个质量控制和检查体系，以验证设施是否满足设计技术要求，并按适用的标准要求来施工。 
　　3.7.4 仅在得到指定的权威部门的审核和批复后，才能认可与批准的设计规程和标准或已批准的设计的差异，并对认可决定的基本理由进行记录。 
　　3.7.5 应进行试车前审查，并形成文件。以确保：按规程建造（施工）；安全、健康和环境防范措施就位；应急、操作和维护程序准备就绪；已拟定风险管理建议并已按要求实施；已完成了对人员的培训；满足了规章及许可证要求。 
　　3.7.6 应建立准则和程序，来实施和记录在特定设计阶段有关安全、健康和环境的风险评价，以确保符合组织的EHS和经营目标。 
　　3.8 操作、维护和变更管理 
　　3.8.1 体系应制定和实施操作、维护和检查程序，并定期进行修订；当发生变更时，应及时予以更正。应对潜在的高风险性操作予以确认，并制定专用程序（如在操作中要求由两个或更多人员在场的工作许可制度）。 
　　3.8.2 应有EHS规章和一个工作许可体系，进行交流、形成文件并加强实施，以检查和审定机械和操作风险。操作程序是最新的并随时可用，应对各种操作之间的沟通进行平价，并且有一套程序来管理已确认的风险。 
　　3.8.3 应对重要的报警、控制和停运设备进行鉴定、测试，并定期进行维护。应有控制重要报警、控制和停运设备暂时失灵或失效的体系。 
　　3.8.4 体系应能做到追踪污染物的排放；评价污染预防措施；控制泄漏和污染物，使其满足方针、管理要求和营业目标；预防溢出和泄漏；控制管理因设备操作等原因而导致的土壤和地下水污染；提出设施长期闲置或报废要求。 
　　3.8.5 在设施的设计、操作和维护各阶段，都应对设施中可能产生的污染物进行评估，设法控制其对人的健康、当地环境、生产操作及成本可能产生的潜在影响。建立有害物目录，并记录有害物的处理情况。 
　　3.8.6 体系应对临时性和永久性操作和设施变更进行管理，管理内容包括：上级对变更的批复；EHS情况分析；与所应遵循的法规和认可标准的符合性，所需许可证的获取；包括变更原因的文件记录；潜在后果和所要求补偿措施的文件记录； 时间限制，包括验证临时变更未超过初始审定的而不需评审和批复的范围或时间的程序；与雇员和承包商的联系及培训。 
　　3.8.7 应制定EHS法规、程序和规程，进行交流，形成文件，并对不在生产现场、与工作有关的活动，包括车辆操作等方面加强管理。在安全和可操作的状态下对设施、车辆及设备进行维护，提供合适的安全设备和硬件，并对其定期检查和维护。 
　　3.9 社区意识和应急反应 
　　3.9.1 应有一个与公司的规模和经营特性相符合的程序，这一程序应考虑和记录社区对公司和设施操作的要求和关注，并对其做出反应。企业管理者应建立并保持与相关社区、当地EHS行政主管部门、应急反应组织或其他相关方面的对话。企业应及时与社区就重要变更进行交流，以减少人们对变更的担心。 
　　3.9.2 每一个设施都应有一个应急反应和危机管理体系，它包括一系列成文的、及时更新的、易于获取的、经过沟通和被人们理解的规划。这些规划包括：组织机构、职责和权限，内外交流程序，参与人员、装备资源、安全健康和环境信息，及与其他公司和社区应急反应组织的联系。 
　　3.9.3 应急反应必要的设备、设施和受过培训的人员应当是确定的、有保障的和定期测试的。 
　　3.9.4 应制定和维持一个模拟和演练程序。这一程序包括对外部交流和影响的考虑。演练的目的是验证应急反应计划的适用性和资源的保障情况。应使相关人员理解公司和政府应急反应机构所承担的角色、责任和能力，并体现在应急反应计划中。

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