今年8月，国家税务总局下发《关于联网应用中国电子口岸出口退税数据的通告》（国家税务总局通告2011年第1号）和《国家税务总局办公厅关于出口退税审核系统V9.20等版本升级的通知》（国税办发[2011]83号）文件明确，自2011年9月1日起（以出口报关单出口日期为准），原出口退税申报和审核系统升级为生产企业V9.0版、外贸企业V11.0版、小规模纳税人V3.0版和审核系统V9.20版（以下简称四类系统），并决定在全国推广应用。

    一、系统升级带给出口企业三大利好

    根据出口退税操作流程，出口企业在货物出口后要通过电子口岸对报关单信息进行查询与确认，经认定后的数据才能作为税务机关审核出口退税的重要依据。首先，由海关提供给国家税务总局，国家税务总局再清分至各地税务机关，最终进入出口退税审核系统，与企业申报的出口明细数据进行比对。在本次四类系统升级之前，出口企业申报退税完全是由人工录入报关数据，整个纸质报关单数据采集的工作量大，无法保证每笔申报数据的准确性，有时还会出现遗漏数据造成出口退税逾期未申报补税的情况，并且原采集规则下的9位报关单编号（实则为18位）经常出现数据重复，给企业退税造成困难和经济负担。因此，国家税务总局与海关总署经协商，开发了电子口岸与出口退税申报系统的数据联网。此项功能是在用户端完成报关单数据确认后，在两个系统之间定向传递，实现数据资源共享，使报关单数据零距离应用到出口退税申报中，带给出口企业三大利好。一是减负，从电子口岸下载报关单电子信息进行采集，并生成出口退税申报明细数据，减少了人工录入报关单数据的工作量；二是保质，下载的报关单信息能够保证出口退税申报数据的质量，并且数据源比较全，不会出现遗漏报关单未申报的情况；三是排疑，由于下载的报关单号码为18位号码，解决了9位报关单编号出现重复的问题，有利于税务机关排除出口企业重复申报退税的嫌疑。

    二、系统升级功能调整开启三项变化

    出口退税四类系统升级，主要完善了出口退税审核系统和出口退税申报系统中应用下载海关报关单数据的相关功能。同时，出口企业可以利用网络资源实现一体化应用的需求。

    变化一：出口退税审核系统。在出口退税审核系统中增加了电子数据接收应用系统升级时间点设置功能，相应调整了海关报关单长度，审核疑点、审核流程、单证审核、日常检查和资源整合等相关内容，并对部分后台子程序进行了优化。

    变化二：出口退税申报系统。在出口退税申报系统中分别增加调整了电子口岸电子数据下载读入与处理、报关单18位编码电子数据应用、税务机关代码扩充等内容，并对部分功能进行了优化。

    变化三：出口退税辅助提醒。在出口退税申报系统中新增了网络化应用辅助功能，其中涵盖了待办事项提醒、预警评估、升级信息、综合服务平台四大功能区域。例如，对出口企业申报进度进行提醒，手动刷新最新进度，以此满足出口企业申报退税所需的各类需求。

    三、系统升级操作的注意事项

    出口企业在新系统升级过程中，应按照说明谨慎操作，并注意如下事项：

    （一）原系统数据的备份与导入。出口企业在安装退税申报系统之前，应对原退税申报系统的相关数据进行备份，以保证原数据的完整性。在数据备份之后，应注意查看是否已备份成功，也可将备份后的数据拷贝到本机硬盘以外的其他存储设备中，防止因为本机的故障，造成数据丢失。另外，导入原有备份数据至新系统时，还要注意查看是否已导入成功。

    （二）配置企业信息和系统参数。根据《国家税务总局《关于联网应用中国电子口岸出口退税数据的通告》（国家税务总局通告2011年第1号）规定，“自2011年9月1日起，出口企业在退税申报系统中使用18位报关单完整编码。”即：原为报关单号后9位号码+标志位（0）+项号（2位）改为18位报关单号码+标志位（0）+项号（2位）。如，某企业在2011年9月15日出口货物的报关单号为420120110134567815，并且该报关单中只有一项货物交易，其在退税时的申报编码应为420120110134567815001。再如，一张报关单上有多项货物交易，其项号依此类推为002、003……。对此，税务机关和出口企业应分别在新系统第一次使用之前，应通过“系统参数设置与修改”功能将“18位报关单执行日期”配置为2011年9月1日。如果是2011年 9月1日（以出口报关单出口日期为准）以前的报关单，出口企业仍按原编码规则进行出口退税申报。

    （三）报关单数据下载的操作与使用。出口企业用电子口岸IC卡登录到电子口岸“出口退税子系统”，以“出口日期”或“报送日期”或“出口报关单号”进行检索，确定下载数据源，数据下载后为加密的XML格式。注意使用读入“下载出口报关单数据”功能时，出口企业要保证本机已正确连接IC卡读卡器，且读卡器内已插入IC卡。另外，在出口退税申报系统第一次使用读入“下载出口报关单数据”的功能前，需先通过“系统参数设置与修改”准确配置IC卡号和密码，将其录入模块中。在设置好配置参数后，将下载数据读入到申报系统中，并按操作说明进行申报退税的应用处理，最终形成向税务机关报送的退税数据。需要注意的是，可以自愿选择手工录入和利用联网应用数据进行申报的方式。

    （四）审核退税新旧数据的处理

    在出口企业申报的数据中，可能会存在出口日期在启用18位报关单办理业务日期以前，并且填写的报关单号是21位的，税务机关的审核系统会提示是否进行截位处理，应注意选择“是”，系统将截取报关单号后12位作为新的报关单号，选择“否”，则认为企业申报数据与系统设置不符，系统将默认为该申报数据为无效数据。